월 구독료 일할 계산: 기간 중간에 사용자를 늘리거나 줄일 때

월 구독, 유지보수, 장비 임대처럼 매달 같은 날 요금을 받는 상품은 고객이 기간 중간에 수량을 바꾸자고 할 때가 많습니다. 사용자 두 명을 더 쓰겠다거나 저장 용량을 늘리겠다는 요청입니다. 이때 다음 결제일까지 남은 날만큼만 받는 것이 일할 계산입니다.

계산식은 단순합니다. 다만 일수를 어떻게 세는지, 원 단위 아래를 어떻게 처리하는지, 부가세는 어디서 나누는지를 미리 정해 두지 않으면 같은 요청에도 담당자마다 금액이 달라집니다. 이 글은 그 기준을 정하는 순서와 엑셀로 계산하는 방법을 정리했습니다.

1. 기본 계산식

` 추가 금액 = 월 요금 × 늘린 수량 × (남은 일수 ÷ 이번 기간 일수) `

• 이번 기간: 지난 결제일부터 다음 결제일 전날까지입니다. 매달 10일 결제라면 10월 10일부터 11월 9일까지가 한 기간입니다.
• 이번 기간 일수: 다음 결제일에서 지난 결제일을 뺀 날수입니다. 위 예에서는 31일입니다.
• 남은 일수: 다음 결제일에서 변경일을 뺀 날수입니다. 10월 20일에 늘렸다면 20일부터 11월 9일까지 21일입니다. 변경일 당일도 쓴 날로 칩니다.

엑셀에서는 날짜끼리 빼면 일수가 나옵니다. A열에 지난 결제일, B열에 다음 결제일, C열에 변경일, D열에 월 요금(공급가액), E열에 늘린 수량을 넣었다면 이렇게 씁니다.

` 공급가액 = ROUNDDOWN(D2*E2*(B2-C2)/(B2-A2), 0) 세액 = ROUNDDOWN(F2*0.1, 0) 합계 = F2+G2 `

F열이 공급가액, G열이 세액입니다.

2. 일수를 세는 기준 두 가지

어느 쪽이든 괜찮지만 한 번 정하면 모든 고객에게 같은 기준을 씁니다.

3. 원 단위 아래는 어떻게 처리하나

일할하면 원 단위 아래 금액이 거의 늘 생깁니다. 버림, 반올림, 올림 가운데 하나를 정합니다. 고객에게 불리하지 않은 원 미만 버림이 무난합니다.

정할 것은 하나 더 있습니다. 버림을 공급가액에서 하는지, 부가세를 더한 합계에서 하는지입니다.

• 공급가액 기준: 공급가액을 일할해 원 미만을 버리고, 세액은 그 공급가액의 10%에서 원 미만을 버립니다. 세금계산서의 공급가액과 세액이 바로 맞습니다.
• 부가세 포함가 기준: 고객이 보는 금액(부가세 포함)을 일할해 원 미만을 버리고, 거기서 공급가액과 세액을 나눕니다. 공급가액은 합계에 100/110을 곱해 원 단위로 맞추고, 세액은 합계에서 공급가액을 뺀 금액으로 합니다.

부가세법은 받은 금액에 부가세가 들어 있는지가 분명하지 않으면 그 금액의 110분의 100을 공급가액으로 본다고 정합니다(부가가치세법 제29조 제7항). 부가세 포함가로 요금을 안내했다면 요금표와 청구서에 「부가세 포함」을 분명히 적어 둡니다.

두 기준은 대부분 같은 금액이 나오지만 가끔 1원 차이가 납니다. 아래 예시 ②가 그런 경우입니다. 그래서 기준을 하나로 정해 계산표에 고정해 둡니다.

공급가액과 세액이 둘 다 원 단위로 깔끔하게 떨어지게 하려고 부가세 포함 금액을 110원 단위로 맞추는 방법도 있습니다. 110원 단위면 공급가액은 100원 단위, 세액은 10원 단위로 떨어집니다. 다만 그만큼 금액이 조금 달라지니 이 방식도 요금 안내에 적어 둡니다.

4. 계산 예시

월 요금은 사용자 한 명에 공급가액 30,000원, 부가세 포함 33,000원입니다. 결제일은 매달 10일, 일수는 그 기간의 실제 일수, 끝수는 공급가액 기준 원 미만 버림입니다.

• ①: 30,000 × 2 × 21 ÷ 31 = 40,645.16… → 40,645원, 세액 4,064.5 → 4,064원.
• ②: 공급가액 기준이면 9,579원입니다. 부가세 포함가 기준으로 계산하면 33,000 × 9 ÷ 31 = 9,580.64… → 9,580원(공급가액 8,709원, 세액 871원)이라 1원 차이가 납니다. 110원 단위로 맞추면 9,570원입니다.
• ③: 2월은 기간이 28일이라 같은 14일이 남아도 하루 요금이 10월보다 높습니다. 30일 고정 기준이라면 14,000원(합계 15,400원)입니다.
• ④: 결제일 다음 날 늘려도 하루 치만 빠집니다. 결제일 당일에 늘린다면 일할 청구 없이 그날 정기 청구에 바로 넣습니다. 그날 일할로 한 달 치를 받고 정기 청구로 또 받는 일을 막기 위해서입니다.
• ⑤: 줄이는 것은 다음 결제일(11월 10일)부터 적용합니다. 이유는 6절에 있습니다.

①을 30일 고정 기준으로 계산하면 30,000 × 2 × 21 ÷ 30 = 42,000원(합계 46,200원)입니다. 같은 요청인데 기준에 따라 1,491원이 다르니, 어떤 기준을 쓰는지 고객에게 미리 알려 둡니다.

5. 다음 결제일은 하나로 맞춘다

늘린 수량을 늘린 날 기준으로 새로 한 달씩 받으면, 한 고객에게 결제일이 여러 개 생깁니다. 10일에 기본 요금, 20일에 추가 사용자, 1일에 추가 용량이 따로 나가면 고객은 카드 내역을 맞추기 어렵고, 회사는 미수 관리가 번거롭습니다.

그래서 늘린 날부터 원래 다음 결제일 전날까지만 일할로 받고, 다음 결제일부터는 기존 요금에 합쳐 한 번에 청구합니다. 예시 ①이면 10월 20일에 44,709원을 받고, 11월 10일 정기 청구는 원래 수량에 2명을 더한 금액으로 나갑니다.

1년 치를 미리 받는 상품도 같습니다. 이번 기간 전체 금액(월 요금 × 12)에 남은 일수 ÷ 기간 일수를 곱해 다음 갱신일까지 받습니다. 1년 선불은 남은 기간이 길어 금액이 커지니, 계산 근거를 청구서 비고에 적어 보내면 문의가 줄어듭니다.

일할 금액을 견적서로 보낼 때는 견적 유효기간을 다음 결제일 전날까지로 잡습니다. 그 금액은 이번 기간에만 맞습니다. 고객이 다음 기간에 들어선 뒤 옛 견적으로 결제하면 지난 기간 금액만 받고 새 기간 요금은 빠집니다.

6. 줄이기는 다음 결제일부터

늘리기는 바로 적용하고 일할로 받지만, 줄이기는 대개 다음 결제일부터 적용합니다.

• 이번 기간 요금은 이미 받았고, 고객은 그 기간을 쓰고 있습니다. 중간에 줄일 때마다 남은 날만큼 돌려주면 환불과 수정 세금계산서(또는 카드 부분 취소)가 그때마다 생깁니다.
• 필요한 날만 늘리고 바로 줄여 일할 차액만 내는 식의 반복을 막을 수 있습니다.
• 고객 손해도 크지 않습니다. 줄이기로 한 사용자도 다음 결제일 전날까지는 그대로 쓸 수 있게 두면 됩니다.

다음 결제일에 줄일 수량을 미리 적어 두고, 결제일 청구서를 만들기 전에 반영합니다. 줄인 수량이 결제일 청구에서 빠졌는지 첫 몇 번은 직접 확인합니다.

중간 환불을 해 주기로 정했다면 그것도 괜찮습니다. 다만 늘리기와 같은 일할 기준과 끝수 처리를 쓰고, 환불 수단과 시점을 함께 정해 둡니다.

7. 약관과 요금 안내에 미리 적어 둘 것

고객이 「왜 이 금액이냐」고 물었을 때 답이 되는 것은 미리 알린 기준입니다. 약관이나 요금 안내에 아래를 적어 둡니다.

1. 기간 중간에 늘리면 다음 결제일 전날까지 남은 날만큼 일할해 바로 청구한다.
2. 일수는 그 기간의 실제 일수로 센다(또는 30일로 고정한다).
3. 원 단위 아래는 버린다. 공급가액 기준인지 부가세 포함가 기준인지도 적는다.
4. 결제일 당일에 늘리면 그날 정기 청구에 합친다.
5. 줄이면 다음 결제일부터 적용하고, 이번 기간 요금은 돌려주지 않는다(또는 돌려준다면 그 방식).
6. 일할 금액은 언제, 어떤 수단으로 결제하는지(저장한 카드로 바로, 또는 청구서를 받고 이체).

예시 ①처럼 숫자 한 줄을 함께 적어 두면 읽는 사람이 바로 이해합니다.

위피스에서는

위피스 회계의 회계 → 고객 → 구독에서 고객마다 정기 청구(품목, 수량, 단가, 다음 청구일, 저장한 카드)를 관리합니다. 청구일이 되면 그날 날짜로 청구서를 확정하고 저장한 카드로 결제합니다.

• 구독 화면의 품목 줄에서 수량을 바꾸면 다음 청구일 청구서부터 바뀐 수량으로 청구합니다. 늘리기와 줄이기 모두 같습니다.
• 기간 중간에 늘린 만큼의 일할 금액은 자동으로 청구하지 않습니다. 위 계산식으로 금액을 정해 청구서나 견적서를 따로 만들어 받습니다.
• 쇼핑몰에서 이미 구독 중인 고객이 「매달 청구」 품목을 더 사면 기존 구독에 합쳐져 다음 청구일부터 함께 청구합니다. 이때 이번 결제 금액은 쇼핑몰 가격 그대로이고 일할하지 않습니다.