직원이 먼저 낸 경비 정산하는 법: 영수증 받기부터 돌려주고 장부에 남기기까지

직원이 거래처 미팅 주차비나 급한 택배비를 자기 돈으로 먼저 내는 일은 작은 회사에서 매주 생깁니다. 회사는 이 돈을 직원에게 돌려주고, 장부에는 비용으로 남겨야 합니다. 이 일을 경비 정산이라고 합니다.

정산은 단순해 보이지만 영수증을 제대로 받지 않거나, 같은 영수증으로 두 번 돌려주거나, 장부에 돌려준 기록이 빠지는 일이 잦습니다. 이 글은 영수증 받는 법, 정산 순서, 장부에 적는 법을 차례로 정리했습니다.

어떤 영수증을 받아야 하나

회사가 사업자에게서 물건이나 서비스를 사고 돈을 낼 때는 아래 넷 가운데 하나를 받아서 5년 동안 보관해야 합니다(법인세법 제116조). 개인사업자도 같은 서류를 받습니다(소득세법 제160조의2).

• 신용카드 매출전표(체크카드 포함)
• 현금영수증
• 세금계산서
• 계산서(면세 거래)

한 건이 부가세를 포함해 3만원 이하면 간이영수증이어도 됩니다(법인세법 시행령 제158조). 3만원을 넘는데 위 넷 가운데 하나가 없으면, 법인은 그 금액의 2%를 가산세로 더 냅니다(법인세법 제75조의5). 거래처 접대에 쓴 돈(기업업무추진비) 가운데 비용으로 인정받지 못한 금액에는 이 가산세가 붙지 않습니다(같은 조 제2항).

직원에게 미리 알려 두면 좋은 것:

• 현금으로 냈으면 현금영수증을 회사 사업자등록번호로 받습니다.
• 3만원이 넘는 지출은 간이영수증으로 받지 않습니다.
• 영수증 사진만 받아 두지 말고 무엇에 썼는지(거래처 이름, 행사 이름)를 함께 적습니다.

정산 순서

1. 직원이 신청합니다. 날짜, 쓴 곳, 금액, 용도와 영수증을 냅니다. 정해진 양식이 있으면 빠뜨리는 칸이 줄어듭니다.
2. 팀장이나 대표가 승인합니다. 회사 일에 쓴 돈이 맞는지, 영수증이 있는지 봅니다.
3. 장부에 비용으로 적습니다. 아직 돌려주지 않았으니 그 직원에게 줄 돈(미지급금)으로 함께 적습니다.
4. 직원 계좌로 돈을 보냅니다. 여러 건이면 직원별로 모아 한 번에 보냅니다.
5. 장부에 지급을 적습니다. 그 직원 앞으로 남은 미지급금이 0이 되었는지 확인합니다.

매달 정해진 날(예: 매월 25일)에 한 번에 정산하면 신청을 모으기도, 장부를 맞추기도 쉽습니다.

장부에는 이렇게 적습니다

직원 김대리가 거래처 미팅 주차비 12,000원을 개인 카드로 냈다면:

부가세가 따로 적힌 카드 전표나 세금계산서라면 승인할 때 공급가액은 비용으로, 부가세는 부가세대급금으로 나눠 적습니다. 직원별로 미지급금을 나눠 두면 「누구에게 얼마를 아직 안 줬는지」가 장부에 바로 보입니다.

회사 카드로 낸 것은 다릅니다

직원이 회사 명의 카드로 냈다면 직원에게 돌려줄 돈이 없습니다. 이때 회사가 갚을 곳은 카드사입니다.

회사 카드 사용분을 직원 경비 정산 목록에 같이 올리면 직원에게 한 번 더 돈을 보내는 실수가 생깁니다. 신청할 때 「내 돈으로 냄」과 「회사 카드로 냄」을 나눠 받으세요. 카드사가 보내는 월별 이용대금명세서도 카드 매출전표를 받은 것으로 봅니다(법인세법 시행령 제158조 제4항).

자주 생기는 실수

위피스에서는

위피스 경비 앱으로 신청부터 지급까지 한 화면에서 이어집니다.

• 직원이 영수증 사진이나 PDF를 올리면 날짜, 금액, 공급업체를 읽어 경비를 채웁니다.
• 같은 영수증이 또 올라오거나, 같은 직원이 같은 날 같은 품목, 같은 금액으로 또 올리면 알려 줍니다.
• 결재하면 직원 앞 미지급금이 있는 전표 초안이 저절로 만들어집니다. 회계 담당자가 확인하고 승인하면 장부와 부가세 신고서에 들어갑니다.
• 돈을 보낸 뒤 지불을 누르면 지급이 기록되고 경비 상태가 「지불됨」으로 바뀝니다. 여러 직원 것을 한 번에 처리할 수 있습니다.
• 회사 카드로 낸 경비는 결재할 때 바로 지불된 것으로 처리되어 직원에게 다시 돌려주지 않습니다.

순서는 위피스 설명서 결재된 경비를 회계 장부에 게시하기와 직원이 낸 경비를 돌려주기에 있습니다. 경비와 장부를 한곳에서 정리하고 싶다면 위피스 시작하기에서 회사 공간을 열 수 있습니다. 궁금한 점은 문의하기로 남겨 주세요.