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위피스 설명서
직원이 낸 경비를 돌려주기
직원이 자기 돈이나 개인 카드로 낸 경비는 전표를 게시한 뒤 회사가 직원 계좌로 보내 줍니다. 은행에서 돈을 보낸 다음 그 지급을 여기에 등록하면 경비가 「지불됨」으로 끝납니다. 회사가 직접 낸 경비는 돌려줄 돈이 없어 이 단계가 없습니다.
시작하기 전에
- 경비의 전표가 게시되어 경비 상태가 「발행 완료」여야 합니다. 결재된 경비를 회계 장부에 게시하기를 먼저 봅니다.
- 지급을 등록하려면 회계 권한이 「청구서 발행」 이상이어야 합니다.
- 직원 계좌를 등록해 두면 지급 창에 자동으로 들어옵니다. 임직원 관리에서 직원을 열고 개인 탭의 은행 계좌에 직원 명의 계좌를 넣습니다.
한 건씩 돌려주기
- 은행에서 직원 계좌로 돈을 보냅니다.
- 경비를 열고 위쪽의 전표 입력 단추로 구매 영수증 전표를 엽니다.
- 위쪽의 지불을 누릅니다.
- 창의 칸을 확인합니다.
- 분개장: 돈이 나간 은행이나 현금 분개장을 고릅니다.
- 결제 방법: 계좌 이체는 수동 결제 방법을 고릅니다.
- Recipient Account: 직원 은행 계좌입니다. 칸 이름이 아직 영어로 보입니다.
- 금액: 남은 금액 전체가 들어 있습니다.
- 결제일: 실제로 돈을 보낸 날로 맞춥니다.
- 메모: 은행 거래 내역과 맞춰 볼 때 쓸 문구입니다.
- 결제 등록을 누릅니다.
전표에 결제가 연결되고 경비 상태가 「지불됨」으로 바뀝니다. 경비 아래 기록에는 돌려준 금액이 「Amount reimbursed」 줄로 남습니다.
여러 건 한꺼번에 돌려주기
- 회계 → 공급업체 → 매입 청구서를 엽니다. 경비에서 온 구매 영수증도 이 목록에 함께 나옵니다.
- 돌려줄 전표를 체크합니다. 거래처가 직원 이름이고 상태가 게시완료인 전표입니다.
- 작업 → 지불을 누르고 창의 칸을 확인한 뒤 결제 등록을 누릅니다.
여러 직원의 전표를 함께 고르면 직원마다 따로 결제가 만들어집니다.
알아 둘 점
- 일부만 지급해도 경비 상태는 「지불됨」으로 바뀝니다. 나눠서 돌려줄 때는 전표의 남은 금액으로 얼마가 남았는지 봅니다.
- 경비에 연결된 결제는 금액, 날짜, 분개장 같은 값을 고칠 수 없습니다. 지급 창에서 등록하기 전에 확인합니다.
- 등록한 결제를 초안으로 되돌리면 경비 상태도 「발행 완료」로 돌아갑니다.
- 직원에게 줄 돈은 직원 업무용 연락처에 정해진 매입 채무 계정에 쌓였다가 이 지급으로 정리됩니다. 따로 정하지 않았으면 회사 기본값인 210210 외상매입금입니다.