결재된 경비를 회계 장부에 게시하기

경비를 결재하면 회계 전표가 초안으로 만들어집니다. 회계 담당자가 이 초안을 확인하고 승인해야 장부와 부가가치세 신고서에 반영됩니다. 계정, 세금, 증빙 유형이 맞는지 이 단계에서 마지막으로 봅니다.

시작하기 전에

전표를 승인하려면 회계 권한이 「청구서 발행」 이상이어야 합니다.
직원이 낸 경비가 기록될 분개장은 설정 → 경비 → 회계 → 직원 경비 분개장에서 정합니다. 비워 두면 회사의 첫 번째 매입 분개장(「매입」)에 기록됩니다. 매입 유형 분개장만 고를 수 있습니다.
회사가 낸 경비에서 고를 수 있는 결제 방법은 같은 묶음의 지급 방법에서 줄일 수 있습니다. 비워 두면 모든 출금 결제 방법을 고를 수 있습니다.

결재 완료 상태의 경비를 엽니다. 경비 → 내 경비 → 처리할 경비에서 왼쪽 상태를 「결재 완료」로 고르면 게시를 기다리는 경비만 나옵니다.
위쪽의 전표 입력 단추를 누르면 구매 영수증 전표 초안이 열립니다.
초안을 확인합니다.
- 거래처는 직원의 업무용 연락처, 청구일은 경비를 결재한 날입니다. 돈을 쓴 날로 기록하려면 청구일을 고칩니다.
- 내역의 계정과 세금이 맞는지 봅니다. 계정이 451000 상품매출원가로 들어와 있으면 경비 품목의 비용 계정이 비어 있는 것입니다. 여기서 고치고, 경비 품목에도 계정을 정해 둡니다.
- 증빙 유형을 고릅니다. 아래 「증빙 유형과 부가가치세 신고」를 봅니다.
위쪽의 승인을 누릅니다.

전표가 게시완료가 되면 경비 상태는 「발행 완료」로 바뀝니다. 다음은 직원이 낸 경비를 돌려주기입니다.

회계 → 현황판에서 매입 분개장 카드를 봅니다. 게시를 기다리는 경비 전표가 있으면 카드에 「Expense」 줄과 건수, 합계가 보입니다.
그 줄을 누르면 경비에서 온 전표 초안 목록이 열립니다.
게시할 전표를 체크하고 작업 → 입력 확인을 누릅니다.
창에서 승인을 누릅니다.

회사가 낸 경비는 결재할 때 결제와 일반 전표가 함께 초안으로 만들어지고, 경비 상태는 바로 「지불됨」이 됩니다. 전표는 경비에서 고른 결제 방법의 분개장(예 은행, 현금)에, 경비의 날짜로 기록됩니다.

경비에 연결된 결제는 금액, 날짜, 거래처, 분개장, 결제 방법을 고칠 수 없습니다. 이 값들은 경비를 결재하기 전에 경비 화면에서 맞춰 둡니다.

부가가치세 신고서는 전표의 증빙 유형으로 매입세액 칸을 나눕니다. 증빙 유형이 비어 있으면 경비의 매입세액이 신고서에 들어가지 않습니다. 자세한 칸 배정은 부가가치세 신고서 보기에 있습니다.

직원이 낸 경비의 구매 영수증 전표에는 직원 업무용 연락처의 기본 증빙 유형이 들어옵니다. 보통 비어 있으니 승인 전에 영수증에 맞게 신용카드, 현금영수증, 세금계산서 가운데 하나를 고릅니다.
회사가 낸 경비는 일반 전표로 만들어져 증빙 유형 칸이 보이지 않습니다. 경비의 공급업체에 고른 연락처의 기본 증빙 유형이 들어갑니다. 회사 카드로 낸 경비의 매입세액을 공제받으려면 경비를 올릴 때 공급업체를 고르고, 그 연락처에 증빙 유형을 정해 둡니다.

전표 초안을 지우면 경비는 「제출 완료」로 돌아가 결재를 다시 기다립니다.

결재만 하고 전표를 승인하지 않으면 장부에도 신고서에도 반영되지 않습니다. 결산이나 부가세 신고 전에 현황판의 「Expense」 줄이 남아 있지 않은지 봅니다.
직원이 낸 경비 여러 건을 같은 직원 것끼리 한 번에 결재하면 전표 하나에 내역 여러 줄로 묶일 수 있습니다. 이때 전표의 참조는 「(직원 이름) 경비」로 붙습니다.
경비에 붙인 영수증은 전표에도 복사되어 붙습니다.