물건을 사거나 서비스를 받고 낸 부가세(매입세액)는 세금계산서를 받아야 신고 때 뺄 수 있습니다. 그런데 장부에는 「세금계산서 받을 것」으로 적어 두고 실제로는 거래처가 발급하지 않은 채 신고 기간이 지나가는 일이 꽤 있습니다. 반대로 홈택스에는 들어와 있는데 장부에 빠진 세금계산서도 있습니다.
둘 다 신고 전에 홈택스 매입 목록과 장부를 한 번 맞춰 보면 찾을 수 있습니다. 이 글은 맞춰 보는 순서와, 못 받은 세금계산서를 찾았을 때 언제까지 무엇을 하면 되는지 정리했습니다.
왜 빠지나
| 빠지는 모양 | 흔한 이유 |
|---|---|
| 장부에는 있는데 홈택스에 없음 | 거래처가 아직 발급하지 않음, 다른 사업자번호(대표 개인 번호, 다른 사업장)로 발급함, 카드로 결제한 것을 세금계산서로 적음 |
| 홈택스에는 있는데 장부에 없음 | 메일로 온 세금계산서를 놓침, 자동이체로 나간 임차료·통신비를 장부에 안 적음 |
| 둘 다 있는데 금액이 다름 | 수정세금계산서를 받고 장부는 그대로 둠, 부가세를 따로 적지 않음 |
장부에만 있는 것은 매입세액 공제를 못 받을 수 있고, 홈택스에만 있는 것은 비용과 매입세액이 둘 다 빠진 것입니다. 어느 쪽이든 신고서 숫자가 틀어집니다.
맞춰 보는 순서
1. 홈택스에서 매입 목록 받기
홈택스에 사업자로 로그인해 전자(세금)계산서 목록조회 화면에서 매입을 고르고, 신고할 기간(예: 1~3월)을 조회한 뒤 엑셀로 내려받습니다. 면세 거래의 전자계산서는 계산서 목록으로 따로 조회합니다. 받은 파일에는 작성일자, 승인번호, 공급자 사업자등록번호, 상호, 공급가액, 세액이 한 줄에 하나씩 들어 있습니다.
홈택스 메뉴 이름은 화면 개편 때마다 조금씩 바뀝니다. 「전자세금계산서」, 「목록조회」를 찾으면 됩니다.
2. 장부에서 같은 기간 매입 목록 뽑기
회계 프로그램이나 엑셀 장부에서 같은 기간에 세금계산서로 받기로 한 매입만 뽑습니다. 카드, 현금영수증으로 처리한 매입은 빼야 맞춰 보기가 쉽습니다. 거래처 사업자등록번호, 날짜, 공급가액, 세액 칸이 있어야 합니다.
3. 승인번호나 사업자번호·금액으로 짝 맞추기
장부에 승인번호를 적어 두었다면 승인번호로 맞추면 됩니다. 엑셀이라면 홈택스 파일 옆에 장부 목록을 붙이고 XLOOKUP(또는 VLOOKUP)으로 승인번호가 장부에 있는지 찾습니다.
승인번호를 적지 않았다면 「사업자등록번호 + 합계 금액 + 같은 달」로 짝을 짓습니다. 같은 거래처에 같은 금액이 한 달에 여러 번이면 날짜와 품목을 보고 사람이 정합니다. 짝을 지은 뒤에는 장부에 승인번호를 적어 두세요. 다음 분기부터는 승인번호만으로 맞출 수 있습니다.
4. 남은 것 정리
| 남은 것 | 할 일 |
|---|---|
| 홈택스에만 있음 | 장부에 매입으로 적습니다. 쓴 내용을 보고 계정과목을 정합니다 |
| 장부에만 있음 | 거래처에 발급을 요청합니다. 카드나 현금영수증으로 낸 것이면 장부의 증빙 종류를 고칩니다 |
| 금액이 다름 | 수정세금계산서가 있는지 홈택스에서 찾아보고, 장부를 세금계산서에 맞춥니다 |
못 받은 세금계산서, 언제까지 받으면 되나
세금계산서는 원래 공급한 날에 발급합니다. 한 달 거래를 모아 월말 날짜로 발급하는 경우는 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다(부가가치세법 제34조).
이 기한을 넘겨 받으면 받은 때에 따라 처리가 달라집니다.
| 받은 때 | 매입세액 공제 | 근거 |
|---|---|---|
| 그 과세기간 확정신고기한까지 | 공제됩니다. 공급가액의 0.5% 가산세가 붙습니다 | 시행령 제75조 제3호, 법 제60조 제7항 |
| 확정신고기한 다음 날부터 1년 안 | 수정신고서나 경정청구서를 세금계산서와 함께 내면 공제됩니다. 0.5% 가산세가 붙습니다 | 시행령 제75조 제7호 |
| 그 뒤 | 공제받지 못합니다 | 법 제39조 |
확정신고기한은 과세기간이 끝난 뒤 25일입니다. 1~6월(1기)은 7월 25일, 7~12월(2기)은 다음 해 1월 25일입니다.
거래처가 전자세금계산서를 발급만 하고 국세청 전송을 늦게 한 경우는 발급 사실이 확인되면 공제됩니다(시행령 제75조 제4호). 홈택스 목록에 아직 안 보여도 거래처가 보낸 세금계산서 메일이 있다면 함께 보관해 두세요.
거래처가 끝내 발급하지 않을 때
거래처가 폐업했거나 연락이 끊겨 발급을 받을 수 없으면, 산 쪽이 세금계산서를 직접 만드는 「매입자발행세금계산서」가 있습니다(부가가치세법 제34조의2).
- 거래 한 건의 공급대가(부가세 포함 금액)가 5만원 이상이어야 합니다.
- 공급받은 날이 속한 과세기간이 끝난 날부터 1년 안에, 내 사업장 관할 세무서에 「거래사실확인신청서」를 냅니다.
- 계약서, 이체 내역처럼 거래가 있었다는 것을 보여 줄 서류를 붙입니다. 입증 책임은 신청한 쪽에 있습니다.
- 세무서가 거래 사실을 확인하면 매입자발행세금계산서를 발행하고, 신고할 때 매입자발행세금계산서합계표를 내서 공제받습니다.
기한을 6개월, 금액을 10만원으로 적은 안내도 보이는데 바뀌기 전 규정입니다. 지금(시행령 2026년 2월 기준)은 1년, 5만원입니다.
언제 맞춰 보면 좋나
매달 한 번이 가장 편합니다. 거래처가 다음 달 10일까지 발급하니, 11일쯤 지난달 것을 맞춰 보면 빠진 것을 바로 요청할 수 있습니다. 바쁘면 적어도 예정신고와 확정신고 전에 한 번씩은 맞춰 보세요. 늦게 알수록 가산세가 붙거나 수정신고를 해야 합니다.
위피스에서는
위피스는 홈택스에서 내려받은 전자세금계산서 목록 엑셀을 그대로 넣으면 이 대조를 대신합니다.
- 목록에 있는 세금계산서마다 매입 청구서를 만듭니다. 같은 거래처의 지난 청구서와 같은 계정과목, 같은 세금으로 들어갑니다.
- 이미 입력해 둔 청구서는 새로 만들지 않고 승인번호만 채웁니다. 같은 파일을 두 번 넣어도 두 번 들어가지 않습니다.
- 넣고 나면 장부에 세금계산서로 적혀 있는데 홈택스 목록에는 없는 청구서를 따로 보여 줍니다. 거래처에 요청할 목록이 바로 나옵니다.
- 매출 세금계산서 목록도 같은 방법으로 넣습니다.
순서는 위피스 설명서 홈택스 세금계산서 목록으로 청구서 만들고 빠진 것 찾기에 있습니다. 장부와 부가세 신고 파일을 한곳에서 정리하고 싶다면 위피스 시작하기에서 회사 공간을 열 수 있습니다. 궁금한 점은 문의하기로 남겨 주세요.