결제대행사(PG)를 바꾸면 고객의 결제 정보를 맡아 처리하는 회사가 바뀝니다. 그래서 개인정보 처리방침, 이용약관, 요금 안내, 자동 발송 메일에 적힌 이름도 함께 바꿔야 합니다. 계약과 연동은 개발 담당이 챙기지만, 문서 쪽은 누구 일인지 정해져 있지 않아 옛 회사 이름이 몇 달씩 남아 있는 경우가 많습니다.
결제대행사를 바꾸는 날 함께 고칠 곳을 문서별로 정리했습니다.
왜 처리방침을 고쳐야 하나
결제대행사는 카드 승인을 받으려고 주문한 사람의 이름, 연락처, 카드 정보, 결제 금액을 처리합니다. 회사가 이 일을 결제대행사에 맡긴 것이므로 개인정보 처리 업무를 위탁한 것이 됩니다.
개인정보 보호법 제26조 제2항은 개인정보 처리를 맡긴 회사가 맡기는 일의 내용과 맡은 곳(수탁자)을 정보주체가 언제든 쉽게 확인할 수 있게 공개하도록 정합니다. 공개 방법은 시행령 제28조 제2항에 있으며, 회사 홈페이지에 계속 게시하는 것입니다. 보통 개인정보 처리방침의 「처리 위탁」 표가 그 자리입니다(법 제30조 제1항 제4호).
그래서 결제대행사가 바뀌었는데 처리방침에 옛 회사 이름이 그대로 있으면, 실제로 맡긴 곳과 공개한 곳이 다른 상태가 됩니다.
같은 조항의 수탁자에는 맡은 곳이 다시 맡긴 곳도 들어갑니다(제26조 제2항 괄호). 결제대행사가 카드 승인 중계 같은 일을 또 다른 회사에 맡긴다면 그 회사도 함께 적어야 하는지 따져 봐야 합니다. 결제대행사 계약서나 결제대행사 처리방침의 위탁 목록에서 확인할 수 있고, 모르겠으면 결제대행사 담당자에게 「우리 처리방침에 재위탁처로 적어야 할 곳이 있나요」라고 물으면 됩니다. 수탁자가 다시 맡기려면 위탁한 회사의 동의를 받아야 하므로(제26조 제6항), 계약할 때 이 목록을 받아 두는 것이 좋습니다.
개인정보 처리방침에서 고칠 곳
| 고칠 곳 | 무엇을 바꾸나 |
|---|---|
| 처리 위탁 표 | 옛 결제대행사를 지우고 새 결제대행사 이름, 맡기는 일(예: 카드 결제, 자동 결제)을 적습니다. 재위탁처가 있으면 함께 적습니다 |
| 수집 항목의 「결제할 때」 줄 | 새 결제대행사로 받는 결제 수단이 달라졌다면(간편결제, 계좌이체 추가 등) 받는 항목도 맞춥니다 |
| 카드 번호를 저장하지 않는다는 문장 | 「카드 번호는 ○○가 받으며」처럼 회사 이름이 들어 있으면 함께 바꿉니다 |
| 국외 이전 항목 | 해외 결제대행사로 바꿨다면 받는 나라, 항목, 시기와 방법, 받는 회사와 연락처, 쓰는 목적과 보관 기간, 거부 방법을 적습니다(제28조의8 제1항 제3호·제2항, 시행령 제31조 제1항 제2호) |
| 시행일과 변경 이력 | 바꾼 날과 바꾼 내용을 한 줄로 남깁니다 |
처리방침을 바꾸면 바꾼 처리방침을 홈페이지에 계속 게시해 두어야 합니다(제30조 제2항, 시행령 제31조 제2항). 이전 판을 지우지 말고 「이전 처리방침 보기」로 남겨 두면, 나중에 「결제할 때 어디로 정보가 갔느냐」는 문의를 받았을 때 그 시점의 문서를 보여 줄 수 있습니다.
처리방침에 「이 방침을 바꾸면 적용 7일 전부터 알립니다」처럼 미리 알리는 기간을 적어 두었다면 그 약속대로 합니다. 결제대행사를 바꾸는 날이 정해지면 그 기간만큼 앞서 바뀔 처리방침을 미리 게시합니다.
이용약관에서 고칠 곳
- 결제 조항: 「결제는 ○○를 통해 이루어집니다」처럼 결제대행사 이름이 들어 있으면 바꿉니다. 결제 수단, 자동결제 방식, 결제일이 바뀌었다면 그 문장도 고칩니다.
- 환불 조항: 카드 결제 취소에 걸리는 기간이나 부분 취소 가능 여부가 결제대행사마다 다를 수 있습니다. 약관에 날짜를 적어 두었다면 새 결제대행사 기준과 맞는지 확인합니다.
- 영수증·매출전표 문장: 「매출전표는 ○○에서 받으실 수 있습니다」 같은 안내가 있으면 바꿉니다.
- 부칙: 바꾼 날과 바꾼 조항을 적습니다.
약관은 계약할 때 고객에게 분명히 밝혀야 하므로(약관의 규제에 관한 법률 제3조), 이름만 바꾸는 작은 수정이라도 홈페이지의 약관은 지금 실제와 같아야 합니다. 결제 금액이나 결제일처럼 고객에게 영향이 있는 내용이 바뀐다면, 약관에 정해 둔 변경 절차(미리 알리는 기간, 동의 받는 방법)를 그대로 따릅니다.
처리방침과 약관 말고 함께 고칠 곳
결제대행사 이름은 생각보다 여러 곳에 들어 있습니다. 홈페이지 검색이나 관리 화면 검색으로 옛 회사 이름을 한 번 찾아보면 빠뜨리는 곳이 줄어듭니다.
- 요금 페이지와 자주 묻는 질문
- 환불 규정 페이지
- 결제 화면의 안내 문구
- 결제 완료, 결제 실패, 카드 변경 같은 자동 발송 메일
- 견적서, 청구서 아래의 결제 안내
카드 명세서와 승인 문자에 찍히는 이름
결제대행사를 쓰면 고객의 카드 승인 문자나 명세서에 회사 이름 대신 결제대행사 이름이 앞에 붙거나, 짧게 줄인 가맹점 이름이 찍히기도 합니다. 결제대행사를 바꾸면 이 표시도 바뀝니다. 고객 입장에서는 매달 보던 이름이 갑자기 낯선 이름으로 바뀐 것이라, 모르는 결제로 알고 카드사에 이의를 제기하거나 카드를 정지하는 일이 생깁니다.
여신전문금융업법은 결제대행업체가 실제로 물건이나 서비스를 판 회사의 상호와 주소를 카드 회원이 알 수 있게 하라고 정합니다(제19조 제7항 제2호). 그래도 문자에 찍히는 글자 수는 정해져 있어서 고객이 바로 알아보지 못할 수 있습니다.
- 바꾸기 전에 새 결제대행사로 소액을 실제로 결제해 보고, 승인 문자와 카드 앱에 어떤 이름이 찍히는지 확인합니다.
- 요금 페이지나 자주 묻는 질문에 「카드 명세서에는 ○○로 표시됩니다」 한 줄을 넣습니다.
- 매달 자동으로 결제되는 고객에게는 바뀐 뒤 첫 결제 전에 메일로 알립니다. 결제대행사가 바뀐다는 것, 명세서에 찍힐 이름, 고객이 따로 할 일이 있는지를 적습니다.
자동결제 고객이 있다면
카드를 등록해 두고 매달 결제하는 방식이라면, 등록된 카드 정보는 결제대행사끼리 옮겨지지 않는 경우가 많습니다. 그러면 고객이 새 결제대행사로 카드를 다시 등록해야 합니다. 옮길 수 있는지 두 결제대행사에 먼저 물어보고, 다시 등록해야 한다면 그 방법과 기한을 안내 메일에 함께 적습니다. 다음 결제일까지 다시 등록하지 않은 고객에게 결제 실패가 나지 않도록, 옛 결제대행사 계약을 언제 끝낼지도 그 일정에 맞춥니다.
바꾸는 날 순서
- 새 결제대행사 계약서에서 처리하는 개인정보 항목과 재위탁처를 확인합니다.
- 처리방침과 약관의 새 판을 만들고, 시행일과 변경 이력을 적습니다. 미리 알리기로 한 기간이 있으면 그만큼 앞서 게시합니다.
- 소액 결제로 승인 문자에 찍히는 이름을 확인합니다.
- 요금 페이지, 자주 묻는 질문, 환불 규정, 자동 발송 메일에서 옛 이름을 찾아 바꿉니다.
- 자동결제 고객에게 안내 메일을 보냅니다.
- 결제를 새 결제대행사로 넘긴 날, 처리방침의 위탁 표가 실제와 같은지 다시 한 번 봅니다.
위피스에서는
위피스의 개인정보 처리방침, 이용약관, 환불 규정은 홈페이지 페이지라서 편집 화면에서 바로 고치고, 바닥글 링크는 그대로 둔 채 내용만 바뀝니다. 결제대행사는 회계 → 환경 설정 → 온라인 결제에서 새 결제대행업체를 시험한 뒤 운영으로 켜고, 옛 곳의 운영을 끄는 방식으로 바꿉니다. 옛 곳의 운영을 끄면 그곳에 저장된 고객 카드 등록 정보도 함께 보관 처리되므로, 자동결제 고객이 카드를 다시 등록한 뒤에 끕니다. 어떤 결제대행사를 쓸 수 있는지는 설명서 온라인 결제를 받을 결제대행업체 고르고 준비하기에 있습니다.