고객이 반품했을 때 환불·재고·세금계산서 한 번에 맞추기: 처리 순서와 날짜

고객이 물건을 돌려보내면 장부 세 곳이 함께 움직입니다. 창고 재고가 늘고, 받을 돈(매출)이 줄고, 이미 발급한 세금계산서도 반품한 만큼 줄여야 합니다. 한 사람이 다 처리하면 괜찮은데, 보통 물건은 창고 담당이 받고 환불은 영업이나 회계 담당이 처리하다 보니 한 곳만 바뀌고 나머지가 빠지기 쉽습니다.

이 글은 반품 한 건을 처리하는 순서와 날짜를 정리했습니다. 일부만 반품됐을 때, 돌아온 물건이 불량이라 다시 팔 수 없을 때도 다룹니다.

반품 한 건, 이 순서로

물건을 먼저 받는 이유는 날짜 때문입니다. 수정세금계산서의 작성일자가 「물건이 돌아온 날」이라서, 입고한 날이 기록돼 있어야 나머지 날짜를 그날에 맞출 수 있습니다. 반품하겠다는 연락만 받고 물건이 아직 오지 않았다면 환불과 수정세금계산서는 기다립니다.

1. 물건 받기: 수량과 상태부터

택배나 회수 기사로 물건이 들어오면 반품 요청서와 맞춰 봅니다.

• 요청한 품목과 수량이 맞는지
• 다시 팔 수 있는 상태인지, 포장이 뜯겼거나 부서졌는지
• 원래 어느 출고(납품) 건의 물건인지

수량이 요청과 다르면 이 자리에서 거래처에 알립니다. 환불은 실제로 돌아온 수량으로 합니다.

다시 팔 수 있는 물건은 재고로 넣습니다. 재고를 원가로 관리하는 회사라면 돌아온 물건의 원가만큼 매출원가도 줄어듭니다. 원가 30,000원짜리 3개가 돌아왔다면 이렇게 적습니다.

불량이라 팔 수 없는 물건도 일단은 받은 것으로 기록합니다. 처리는 아래 5에서 따로 합니다.

2. 매출 줄이기: 환불 전표

판 금액에서 반품한 만큼을 거꾸로 적습니다. 단가 50,000원(공급가액)짜리 10개를 팔고 세금계산서를 발급했는데 3개가 돌아왔다면 이렇습니다.

날짜는 물건이 들어온 날로 합니다. 원래 판매한 날짜로 거슬러 적지 않습니다. 반품된 금액은 그 공급가액에서 빠지는데(부가가치세법 제29조 제5항 제2호), 매출이 줄어드는 시점은 반품이 들어온 날이기 때문입니다.

3. 수정세금계산서: 사유는 「환입」

세금계산서를 이미 발급했다면 반품한 금액만큼 수정세금계산서를 발급합니다. 사유가 반품(환입)일 때 적는 법은 부가가치세법 시행령 제70조 제1항 제1호와 국세청 홈택스 안내 자료에 있습니다.

• 작성일자: 물건이 돌아온 날(환입된 날)입니다.
• 비고: 처음 세금계산서 작성일을 적습니다.
• 금액: 반품된 금액만 마이너스(-)로 적습니다. 위 예라면 공급가액 -150,000원, 세액 -15,000원입니다.
• 발급 기한: 돌아온 날의 다음 달 10일까지입니다.
• 홈택스: 수정발급 화면에서 수정 사유를 환입으로 고르고, 작성일자에 반품된 날을 넣은 뒤 반품 금액을 마이너스로 입력합니다.

신고도 돌아온 날을 기준으로 합니다. 국세청 안내 자료는 환입을 사유가 생긴 과세기간에 신고하고, 처음 신고는 고치지 않는다고 합니다. 6월에 판 물건이 8월에 돌아왔다면 6월이 속한 1기 신고는 그대로 두고, 반품액은 8월이 속한 2기에 줄여서 신고합니다.

홈택스 메뉴 경로와 다른 수정 사유(값을 깎아 준 경우, 계약 해제, 착오)와의 차이는 거래처에 깎아 줬을 때 마이너스(수정) 세금계산서 끊는 법 글에 표로 정리해 두었습니다.

카드나 현금영수증으로 팔아서 세금계산서를 발급하지 않은 거래는 수정세금계산서를 발급할 대상이 없습니다. 이때는 카드 승인을 취소하거나 현금영수증을 취소해 돌려줍니다.

4. 받은 돈 정리: 돌려주기 또는 다음 거래에서 빼기

다음 거래에서 빼는 방식은 서로 주고받을 돈을 맞비기는 상계입니다. 민법 제492조가 상계를 정하고 있지만, 거래처가 다른 방식을 원하면 그 합의가 먼저입니다. 메일이나 문서로 「8월 반품 165,000원은 9월 대금에서 뺀다」처럼 금액과 시기를 남겨 둡니다. 양쪽 장부가 같은 날 같은 금액으로 맞아야 나중에 잔액 확인서를 주고받을 때 차이가 나지 않습니다.

일부만 돌아왔을 때

10개 가운데 3개만 돌아왔다면 3개분만 처리합니다. 원래 세금계산서를 전부 취소하고 7개분을 다시 발급하는 방식이 아닙니다. 그렇게 하면 작성일자가 원래 날짜로 다시 들어가 지난 기간의 매출이 바뀝니다.

반품이 두세 번에 나눠 들어오면 들어온 날마다 따로 처리합니다. 작성일자가 「환입된 날」이라서, 8월 5일에 2개, 8월 20일에 1개가 들어왔다면 수정세금계산서도 두 장이고 작성일자도 각각 다릅니다.

반품과 할인이 섞이는 경우도 있습니다. 3개는 돌려받고 남은 7개는 흠이 있어 값을 깎아 주기로 했다면, 3개분은 환입, 7개분의 할인은 공급가액 변동으로 따로 발급합니다. 사유가 다르면 작성일자를 정하는 기준도 다르기 때문입니다.

돌아온 물건을 다시 팔 수 없을 때

불량이나 파손으로 팔 수 없는 물건이 돌아와도 반품 처리(1~4)는 똑같이 합니다. 고객에게 판 매출을 되돌리는 일과, 회사 재고가 못 쓰게 된 일은 다른 거래라서 나눠 적습니다.

1. 반품으로 받아 재고에 넣고, 환불과 수정세금계산서는 위 순서대로 처리합니다.
2. 고칠 수 있는지, 공급업체에 다시 돌려보낼 수 있는지 먼저 봅니다. 공급업체가 받아 준다면 매입 반품으로 처리하고, 이번에는 공급업체가 수정세금계산서를 발급합니다.
3. 버리기로 했다면 폐기를 따로 기록해 재고에서 뺍니다. 폐기한 원가는 재고 폐기 손실로 적습니다.

폐기할 때는 무엇을 몇 개, 왜 버렸는지 남겨 둡니다. 실무에서는 물건 사진과 폐기 업체 확인서를 함께 보관합니다. 재고를 실사했을 때 장부보다 모자란 이유를 설명할 자료가 됩니다.

순서가 틀리면 생기는 일

한 달에 한 번, 그달 반품 입고 목록과 환불 전표 목록, 홈택스 수정세금계산서 목록을 나란히 놓고 건수와 금액을 맞춰 보면 빠진 곳을 찾을 수 있습니다.

위피스에서는

위피스에서는 반품을 판매 주문에서 시작해 재고와 환불이 이어집니다.

• 처리를 마친 출고 문서에서 반품을 누르면 반품 입고가 만들어집니다. 돌아온 수량을 적고 확인하면 재고가 늘고 판매 주문의 배송완료 수량이 줄어듭니다. 같은 출고에서 여러 번 나눠 반품할 수 있고, 원래 출고 문서에서 이 출고로 만든 반품을 바로 열 수 있습니다.
• 반품 입고를 확인해도 청구서는 그대로입니다. 청구서에서 환불을 눌러 역분개를 고르고, 역분개 기준일에 반품 받은 날을 넣은 뒤 돌아온 수량만 남겨 승인합니다. 그날이 속한 기간의 매출과 세액이 줄어 부가가치세 신고서에 들어갑니다.
• 승인한 환불은 거래처의 미결제 대변 금액으로 남습니다. 아직 받지 않은 청구서에서 추가로 빼거나, 돈을 돌려줬으면 환불에서 지불을 눌러 기록합니다.
• 불량품을 새 물건으로 바꿔 줄 때는 반품 입고의 교환을 누르면 다시 보내는 출고가 만들어집니다. 팔 수 없는 물건은 재고 폐기로 따로 뺍니다.

수정세금계산서 발급은 홈택스에서 합니다. 순서는 위피스 설명서 고객이 반품한 물건 받고 환불하기, 고객이 보낸 반품 받기, 환불로 청구서 금액 되돌리기, 못 쓰게 된 재고를 폐기 처리하기에 있습니다.