결제 기한이 지난 청구서를 모아 거래처에 독촉 메일을 보내기 전에, 그 미수 목록이 맞는지부터 확인합니다. 이미 돈을 보낸 거래처에 「아직 입금되지 않았습니다」라는 메일이 가면, 받는 쪽은 불쾌하고 보낸 쪽은 사과 메일을 다시 써야 합니다. 미수 목록이 틀리는 이유는 대개 몇 가지로 정해져 있어서, 보내기 전에 그것만 걸러도 대부분 막을 수 있습니다.
1. 이미 들어온 돈이 청구서와 연결되지 않았는지
가장 흔한 실수입니다. 돈은 통장에 들어왔는데 장부에서 그 입금을 청구서와 연결하지 않아, 청구서는 여전히 「미수」로 남아 있는 경우입니다.
이런 일이 생기는 때:
- 거래처가 청구서 번호 없이 회사 이름만 적어 보냈습니다.
- 입금자 이름이 거래처 이름과 다릅니다. 대표 개인 이름, 모회사 이름, 결제 대행사 이름으로 들어온 경우입니다.
- 여러 청구서 대금을 한 번에 보냈습니다.
- 통장 내역을 장부에 아직 옮기지 않았습니다.
독촉 목록을 뽑기 전에 통장 내역을 최신으로 받아 장부와 연결합니다. 그래도 남는 입금은 금액과 날짜로 미수 청구서와 맞춰 봅니다. 미수 목록에 있는 거래처 이름으로 통장 입금 내역을 한 번 검색해 보는 것만으로도 상당수가 걸러집니다.
2. 일부만 들어온 것은 남은 금액으로
거래처가 청구서 금액의 일부만 보냈다면 독촉할 금액은 청구서 전체가 아니라 남은 금액입니다. 부분 입금을 청구서에 기록해 두지 않으면 전체 금액으로 독촉하게 됩니다.
일부만 들어온 이유도 봅니다.
| 덜 들어온 이유 | 할 일 |
|---|---|
| 송금 수수료를 빼고 보냄 | 회사 방침에 따라 수수료 비용으로 처리하고 청구서를 닫습니다 |
| 분할로 내기로 합의함 | 남은 회차와 기한을 확인하고, 기한이 지난 회차만 독촉합니다 |
| 거래처가 일부 금액에 이의가 있음 | 독촉 전에 담당자끼리 금액부터 맞춥니다 |
| 이유를 모름 | 독촉 메일에 받은 금액과 남은 금액을 함께 적어 확인을 요청합니다 |
3. 깎아 주거나 돌려주기로 한 금액이 있는지
영업 담당자가 거래처와 할인이나 반품을 합의해 놓고 장부에는 반영하지 않은 경우가 있습니다. 거래처는 깎은 금액을 빼고 보냈는데 장부는 원래 금액을 받을 돈으로 들고 있으니, 차액이 미수로 남습니다.
- 할인이나 반품을 합의했으면 환불(마이너스 청구서)이나 수정세금계산서가 발급됐는지 확인합니다.
- 거래처가 우리 회사에 받을 돈이 있어 서로 빼기로 했다면(상계), 그 합의가 장부에 반영됐는지 봅니다.
- 고객이 미리 낸 돈(선수금)이 따로 남아 있다면 미수 청구서와 연결합니다.
영업 담당자에게 「이 거래처와 따로 합의한 것이 있는지」 한 번 물어보는 것이 가장 빠릅니다.
4. 받는 사람이 맞는지
견적이나 주문을 주고받은 담당자와 대금을 처리하는 담당자가 다른 회사가 많습니다. 독촉 메일은 대금을 실제로 처리하는 사람(회계·경리 담당)에게 가야 빨리 처리됩니다.
- 거래처 연락처에 회계 담당 메일 주소가 따로 있는지 확인합니다.
- 퇴사한 담당자의 메일 주소로 가지 않는지 봅니다. 최근 메일이 반송된 적이 있으면 주소를 다시 받습니다.
- 주문 담당자를 참조로 넣으면 안에서 전달이 빨라집니다.
5. 문안은 정중하게, 숫자는 정확하게
첫 독촉은 확인 요청의 말투로 씁니다. 상대가 잊었거나 내부 결재가 늦어진 경우가 많고, 우리 쪽 장부가 틀렸을 가능성도 남아 있습니다.
넣을 것:
- 청구서 번호와 청구일
- 청구 금액, 받은 금액, 남은 금액
- 원래 결제 기한
- 언제까지 보내 줄 수 있는지 묻는 문장
- 이미 보냈다면 날짜와 금액을 알려 달라는 문장
- 입금 계좌와 담당자 연락처
예시:
두 번째부터는 기한을 분명히 적고, 그래도 답이 없으면 전화로 담당자와 직접 이야기합니다.
6. 한꺼번에 보내기 전에 한두 곳 먼저
여러 거래처에 같은 문안을 한 번에 보낼 때는 먼저 한두 곳에만 보내 봅니다.
- 금액과 청구서 번호가 거래처마다 제대로 바뀌어 들어가는지 봅니다.
- 첨부한 청구서 PDF가 그 거래처 것인지 봅니다.
- 받은 메일이 스팸함에 들어가지 않는지, 회신이 오는지 확인합니다.
한 번에 수십 곳에 보냈는데 금액 칸이 비어 있거나 다른 거래처 청구서가 붙어 있으면, 사과 메일도 수십 통을 써야 합니다.
독촉의 법적 효력은 어디까지인가
받을 돈은 오래 두면 소멸시효가 지나 받을 권리를 잃습니다. 물건을 판 대금은 3년(민법 제163조 제6호), 그 밖의 상거래 채권은 대개 5년(상법 제64조)입니다.
독촉만으로는 시효가 멈추지 않습니다. 민법은 돈을 달라고 요구하는 것(최고)을 한 뒤 6개월 안에 소송, 압류·가압류 같은 절차를 밟지 않으면 시효가 중단되지 않는다고 정해 두었습니다(제174조). 거래처가 빚이 있다고 인정하는 것(승인)은 그 자체로 시효를 중단시키는 사유입니다(제168조).
내용증명은 어떤 내용의 문서를 언제 보냈는지 우체국이 증명해 주는 우편입니다(우편법 시행규칙 제25조). 나중에 독촉한 사실과 날짜를 증거로 남길 때 쓰고, 보낸다고 돈을 받아 낼 권리가 따로 생기지는 않습니다. 시효가 가까운 큰 금액이라면 독촉 메일을 반복하기보다 법적 절차를 따로 검토합니다.
위피스에서는
위피스 회계에서는 독촉 전 확인을 장부에서 바로 합니다.
- 은행 거래내역 엑셀을 가져와 은행 거래 목록에서 입금 줄마다 맞추기로 청구서와 연결합니다. 이미 받은 돈이 미수로 남는 일을 독촉 전에 걸러 냅니다.
- 회계 → 보고 → 거래처 보고서 → 채권 연령표는 거래처마다 받을 돈을 만기 전, 1~30일, 31~60일, 61~90일, 90일 초과로 나눠 출력합니다. 청구서별로 보기를 켜면 어느 청구서가 남았는지 나옵니다. 미리 받은 돈을 청구서와 연결하지 않은 거래처는 마이너스로 출력되어 바로 눈에 띕니다.
- 청구서 목록의 기한이 지난 필터로 결제 기한이 지난 청구서만 모으고, 부분 결제된 청구서에는 남은 금액이 보입니다.
- 청구서를 열고 보내기를 누르면 청구서 PDF가 붙은 메일 창이 열립니다. 받는 사람, 제목, 본문을 고쳐 보내면 보낸 메일이 그 청구서 기록에 남아, 언제 누구에게 독촉했는지 나중에 확인할 수 있습니다.
자세한 순서는 위피스 설명서 재무상태표·손익계산서와 장부, 채권 연령표 보기, 고객 청구서를 만들고 보내고 대금 받기, 청구서와 매입 청구서에 결제 등록하기에 있습니다.