고객 청구서를 만들고 보내고 대금 받기

물건을 팔거나 일을 해 준 뒤 고객에게 받을 돈을 적은 문서가 고객 청구서입니다. 청구서를 승인하면 매출과 받을 돈(외상매출금)이 장부에 기록되고, 고객이 돈을 보내면 그 결제를 청구서에 연결해 마무리합니다. 이 쪽은 청구서 한 장을 만들어 대금을 받을 때까지의 순서입니다.

시작하기 전에

판매 앱을 쓴다면 청구서는 보통 판매 주문에서 만듭니다. 주문서 위쪽의 청구서 발행을 누르면 주문 내용이 담긴 청구서 초안이 생깁니다. 이 쪽의 순서는 그 초안을 승인하는 데서부터 그대로 이어집니다. 청구서를 만드는 여러 방법은 청구서를 만드는 여러 방법에 있습니다.
거래처에 증빙 유형(세금계산서, 계산서(면세), 신용카드, 현금영수증, 기타)을 정해 두면 청구서에 자동으로 들어가고, 부가가치세 신고서의 칸이 이 값으로 정해집니다. 부가가치세 신고서 보기
품목에 매출 세금을 붙여 두면 청구서 줄의 세금이 저절로 들어갑니다. 새 품목에 붙는 기본 세금 정하기

청구서 만들기

회계 → 고객 → 청구서에서 신규를 누릅니다.
고객에 거래처 이름을 쳐서 고릅니다. 고객을 고르면 거래처에 정해 둔 결제 조건, 세금 매핑 규칙, 증빙 유형이 함께 들어옵니다.
위쪽 칸을 확인합니다.
- 청구일: 비워 두면 승인하는 날짜가 들어갑니다.
- 결제 기한 또는 결제 조건: 고객이 언제까지 내야 하는지 정합니다. 결제 조건을 고르면 기한이 저절로 계산되고, 조건을 비우면 날짜를 직접 적는 칸으로 바뀝니다. 결제 조건으로 결제 기한과 분할 납부 정하기
- 증빙 유형: 이 거래의 증빙을 고릅니다. 이 청구서만 다르게 바꿀 수 있습니다.
청구서 항목 탭에서 항목 추가를 누르고 품목을 고릅니다. 품목에 정해 둔 단가와 세금이 들어옵니다.
수량을 적고 필요하면 가격을 고칩니다. 품목을 고르지 않고 설명에 내용만 적은 줄도 만들 수 있습니다.
여러 품목을 한꺼번에 넣으려면 아래의 카탈로그를 눌러 품목 카드에서 수량을 고르고 돌아옵니다.
아래 합계에서 공급가액, 부가세, 합계를 확인합니다.

기타 정보 탭에는 고객 참조(고객 쪽 발주 번호 등), 영업사원, 영업팀, 세금 매핑 규칙, 결제 방법, 승인번호(전자세금계산서나 현금영수증 승인번호) 같은 칸이 있습니다. 꼭 채울 칸은 없습니다.

승인하기

내용을 확인했으면 위쪽의 승인을 누릅니다.

상태가 「초안」에서 「게시완료」로 바뀌고, INV/2026/00001처럼 청구서 번호가 붙습니다. 번호는 해마다 처음부터 다시 셉니다.
매출, 부가세예수금, 외상매출금이 장부에 기록됩니다. 초안일 때는 장부와 부가가치세 신고서에 아무것도 들어가지 않습니다.
승인한 청구서는 줄과 금액을 고칠 수 없습니다.

고객에게 보내기

승인한 청구서 위쪽의 보내기를 누릅니다.
창이 열리면 받는 사람, 제목, 본문을 확인합니다. 청구서 PDF가 붙어 있습니다. 받는 사람은 청구서의 고객이 처음 값입니다.
창 아래의 보내기를 누릅니다.

보내면 청구서 PDF가 만들어져 청구서에 남고, 기록 칸에 보낸 이메일이 남습니다. 이메일 안의 단추를 누르면 고객은 로그인하지 않고도 청구서를 온라인으로 봅니다. 이메일 대신 출력해서 전달할 때는 인쇄를 누릅니다.

아직 보내지 않은 청구서는 청구서 목록의 전송되지 않음 필터로 모아 볼 수 있습니다.

받은 대금 기록하기

고객이 돈을 보내오면 청구서에 결제를 기록합니다.

청구서 위쪽의 지불을 누릅니다.
창에서 칸을 확인합니다.
- 분개장: 돈이 들어온 곳을 고릅니다. 통장으로 받았으면 「은행」, 현금으로 받았으면 「현금」입니다.
- 금액: 남은 금액 전체가 들어 있습니다. 일부만 받았으면 받은 금액으로 고칩니다.
- 결제일: 실제로 돈을 받은 날짜로 바꿉니다.
- 메모: 청구서 번호가 들어 있습니다.
결제 등록을 누릅니다.

전액을 받으면 청구서에 「결제 완료」가 표시되고, 일부만 받으면 「부분 결제」가 되어 합계 아래에 남은 금액이 보입니다. 나머지를 받을 때 다시 지불을 누릅니다.

받을 돈 확인하기

회계 → 고객 → 청구서 목록에서 필터로 봅니다.

결제 대기 중: 아직 다 받지 못한 청구서. 초안도 함께 나오니 게시완료 필터를 같이 켭니다.
기한이 지난: 결제 기한이 지났는데 아직 다 받지 못한 청구서
그룹별 거래처로 묶으면 거래처마다 받을 돈이 모입니다.

잘못 만든 청구서 고치기

승인하기 전이면 그대로 고치면 됩니다. 필요 없으면 취소를 누릅니다.
승인한 뒤에 고쳐야 하면 초안으로 되돌리기를 누르고 고친 다음 다시 승인합니다. 번호는 그대로 유지됩니다.
고객에게 이미 보냈거나 세금계산서를 발급한 청구서는 되돌려 고치기보다 환불을 만들어 정정합니다. 환불로 청구서 금액 되돌리기

알아 둘 점

청구서를 만드는 것과 세금계산서를 발급하는 것은 별개입니다. 청구서는 장부와 신고서 계산에 쓰이고, 전자세금계산서는 홈택스에서 따로 발급합니다. 발급한 승인번호는 청구서 기타 정보 탭의 승인번호에 적어 둘 수 있습니다.
청구일을 비운 채 승인하면 승인한 날이 청구일이 됩니다. 지난달 거래를 이번 달에 승인할 때는 청구일을 먼저 적습니다. 부가가치세 신고서는 회계 날짜로 기간을 나누고, 고객 청구서의 회계 날짜는 청구일을 따라갑니다.
승인한 상태의 청구서는 지울 수 없습니다. 필요 없어진 청구서는 초안으로 되돌린 뒤 취소하거나 환불로 되돌립니다.