칸반 보드로 업무 관리하는 법: 일의 종류에 맞게 단계 나누기

할 일은 여기저기 흩어져 있습니다. 메신저로 받은 부탁, 회의 때 수첩에 적은 메모, 엑셀 한쪽의 진행 표, 머릿속에만 있는 약속까지. 하나씩 놓치다 보면 「그거 어떻게 됐어요?」라는 질문에 답하려고 다시 찾아다니게 됩니다.

칸반 보드는 일 하나를 카드 한 장으로 만들고, 그 일이 지금 어느 단계에 있는지를 열로 나눠 왼쪽에서 오른쪽으로 옮깁니다. 그런데 막상 보드를 만들면 「할 일 · 진행 중 · 완료」 세 칸에서 더 나아가지 못하는 경우가 많습니다. 이 글은 일의 종류에 맞게 단계를 나누는 방법과 업종별로 흔히 쓰는 단계 예시를 정리했습니다.

칸반이 보여 주는 것

칸반은 원래 공장에서 「다음 공정이 필요한 만큼만 앞 공정에 요청하는」 카드였습니다. 사무실 보드로 옮겨 오면 열마다 쌓인 카드 수가 곧 그 단계의 업무량이고, 카드가 한 열에 몰리면 그 단계가 병목입니다. 단계 이름을 잘 지으면 누가 일을 쥐고 있는지도 보입니다. 「결재 대기」에 있는 카드는 결재자가, 「고객 회신 대기」에 있는 카드는 고객이 쥐고 있으니 따로 물어볼 필요가 없습니다.

이게 통하려면 일이 움직일 때 카드도 바로 옮겨야 합니다. 카드가 실제보다 늦게 움직이기 시작하면 보드는 금방 아무도 믿지 않는 그림이 됩니다.

먼저 일을 세 갈래로 나누세요

모든 일을 한 보드에 넣으면 금방 카드가 수백 장이 됩니다. 일은 성격에 따라 둘 곳이 다릅니다.

세 번째가 자주 놓치는 부분입니다. 「A사 견적 후속 전화」를 개인 할 일 목록에 따로 적으면, 다른 직원이 A사 견적을 열었을 때 그 약속이 보이지 않습니다. 거래에 딸린 일은 그 거래 기록에 붙여 두고, 내 할 일 목록에는 문서와 상관없는 일만 남기는 편이 정보가 갈라지지 않습니다.

단계를 잡는 다섯 가지 원칙

1. 단계 이름에 「다음에 누가 무엇을 하는지」가 보이게

「진행 중」 하나로 묶으면 그 안에서 일이 멈춰 있어도 보이지 않습니다. 내가 작업 중인 것과 남의 답을 기다리는 것은 다른 열에 두세요. 「검토 대기」, 「결재 대기」, 「고객 회신 대기」처럼 기다리는 단계를 따로 두면 막힌 곳이 바로 드러납니다.

2. 열은 4~7개

열이 너무 적으면 진행 상황이 안 보이고, 너무 많으면 카드를 옮기는 일 자체가 귀찮아집니다. 한 번에 옮길 이유가 분명한 단계만 남기세요. 「완료」와 「취소」는 접어 두면 보드가 가벼워집니다.

3. 「진행 중」에 둘 수 있는 카드 수를 정하기

동시에 여러 일을 벌이면 모두 조금씩 늦어집니다. 칸반에서는 이것을 진행 중 작업 제한(WIP 제한)이라고 부릅니다. 한 사람이 동시에 진행하는 카드를 3~5장으로 정해 두고, 그보다 많아지면 새 일을 시작하기 전에 하나를 끝내거나 내려놓으세요.

4. 「보류」 열보다 「언제 다시 볼지」를 적기

「보류」 열은 들어가기는 쉬운데 나오는 카드가 거의 없습니다. 지금 못 하는 일은 맨 앞 단계(수신함, 백로그)로 돌려보내고, 카드에 다시 볼 날짜나 조건을 적어 두세요. 「다음 달 예산 확정 뒤」처럼 적어 두면 그때 다시 꺼낼 수 있습니다.

5. 오래 머문 카드를 정기적으로 보기

같은 단계에 2주 넘게 있는 카드는 대개 잊힌 일입니다. 일주일에 한 번, 오래 머문 카드를 훑어서 옮기거나 닫으세요. 많은 업무 도구가 「며칠 이상 머문 카드」를 색으로 표시해 줍니다.

업무 종류별 단계 예시

같은 회사 안에서도 일의 종류마다 단계가 다릅니다. 아래 예시에서 시작해 회사에 맞게 고치세요.

업종별로는 이렇게 많이 씁니다

업종마다 일의 흐름이 정해져 있어서, 보드도 그 흐름을 그대로 옮긴 모양이 됩니다.

• 제조: 주문 접수 → 자재 준비 → 생산 → 검사 → 출고. 「자재 준비」에 카드가 쌓이면 구매가, 「검사」에 쌓이면 품질 쪽이 병목입니다.
• 인테리어·시공: 상담 → 실측 → 견적 → 계약 → 시공 → 준공 → A/S. 현장마다 카드 한 장, 공정은 카드 안의 체크리스트로 관리합니다.
• 디자인·에이전시: 요청 정리 → 시안 → 수정 → 최종 승인 → 납품. 수정이 몇 번째인지 카드에 적어 두면 추가 비용을 이야기할 근거가 됩니다.
• 온라인 쇼핑몰: 주문 확인 → 포장 → 출고 → 배송 완료. 교환·반품은 흐름이 달라서 보드를 따로 둡니다.
• 세무·회계·컨설팅 같은 서비스업: 자료 요청 → 자료 받음 → 작성 → 검토 → 제출. 「자료 요청」에 머문 카드가 곧 고객에게 재촉할 목록입니다.

보드는 일 종류별로, 보는 곳은 내 카드 모음으로

사람마다 보드를 따로 만들면 일이 다른 사람에게 넘어갈 때마다 카드를 다시 적어야 합니다. 보드는 일의 종류별로 만들고, 각자는 내가 담당인 카드만 모아 보는 화면을 쓰는 편이 낫습니다. 그러면 영업 보드, 고객 요청 보드, 개인 할 일에 흩어진 내 카드를 한 화면에서 볼 수 있습니다.

매일 아침 두 곳만 보면 됩니다.

1. 내 카드 모음: 오늘 움직일 카드를 고릅니다.
2. 오늘 마감인 후속 조치: 거래와 문서에 붙여 둔 약속을 확인합니다.

그리고 일주일에 한 번은 팀이 함께 보드를 보며 오래 머문 카드와 「대기」 열에 쌓인 카드를 정리하세요. 카드가 수십 장이어도 10분 남짓이면 끝납니다.

자주 하는 실수

가장 흔한 실수는 일이 끝났는데 카드를 「진행 중」에 그대로 두는 것입니다. 이런 카드가 몇 장만 섞여도 보드 전체를 믿기 어려워집니다.

「진행 중」에 카드가 20장씩 쌓여 있다면 단계를 더 쪼개야 하거나, 한꺼번에 너무 많은 일을 벌이고 있는 경우입니다. 끝난 카드를 접어 두지 않아도 비슷한 일이 생깁니다. 완료된 카드 수백 장 사이에서 남은 일을 찾게 되니까요.

거래에 딸린 약속을 개인 메모에 따로 적는 것도 피하세요. 같은 약속이 두 곳에 있으면 한쪽은 꼭 고쳐지지 않은 채 남습니다. 단계 이름도 다시 보세요. 「처리」, 「확인」처럼 누가 해야 하는지 안 보이는 이름이 붙은 열에서는 카드가 잘 움직이지 않습니다.

위피스에서는

위피스에는 위의 세 갈래가 각각 따로 있고, 한 화면에서 모아 볼 수 있습니다.

자세한 순서는 설명서에 있습니다.

• 할 일 앱으로 내 할 일 적어 두고 정리하기
• 할 일을 활동으로 잡고 챙기기
• 칸반 화면의 단계를 만들고 순서 바꾸기
• 작업 단계와 상태로 진행 관리하기

흩어진 할 일을 한곳에서 관리하고 싶다면 위피스 시작하기에서 회사 공간을 열 수 있습니다.