업무 자동화, 어디부터 할까: 회사에서 매달 반복하는 일 7가지와 줄이는 방법

월말이 되면 같은 일이 돌아옵니다. 영수증을 모아 엑셀에 옮기고, 은행 앱을 열어 입금한 거래처를 하나씩 확인하고, 지난달 파일을 복사해 숫자만 바꿉니다. 하나하나는 몇 분이면 끝나는데, 한 달 치를 합치면 하루가 넘게 걸립니다.

업무 자동화라고 하면 매크로나 코딩을 먼저 떠올리기 쉽습니다. 그런데 회사에서 시간을 가장 많이 잡아먹는 반복 업무는 대개 같은 정보를 두 번 입력하는 일입니다. 영수증 사진에 있는 금액을 엑셀에 다시 적고, 은행 앱에서 본 입금을 미수금 목록에 다시 표시합니다. 이 글은 회사에서 흔한 반복 업무 7가지와 각각을 줄이는 방법을 정리했습니다.

먼저 반복 업무 목록을 만드세요

도구를 먼저 고르면 정작 시간이 많이 드는 일을 놓치기 쉽습니다. 일주일 동안 한 일을 적어 보고 아래처럼 표로 만들어 보세요.

숫자는 예시입니다. 직접 적어 보면 대개 생각보다 큰 합계가 나옵니다.

무엇부터 자동화할지는 세 가지를 보고 정하면 됩니다. 매일 하는 일이 한 달에 한 번 하는 일보다 먼저입니다. 사람마다 판단이 달라지는 일보다 규칙이 정해진 일이 자동화하기 쉽습니다. 그리고 금액처럼 틀리면 나중에 찾느라 몇 배로 고생하는 일은 순위를 올리세요. 손으로 옮기는 횟수가 줄면 실수도 함께 줄어듭니다.

회사에서 가장 많이 반복하는 일 7가지

1. 영수증과 법인카드 경비 정리

직원이 영수증 사진을 메신저로 보내면 담당자가 날짜, 가게, 금액을 엑셀에 옮기고 카드 내역과 맞춰 봅니다. 영수증이 몰리는 월말에 가장 손이 많이 가는 일입니다.

영수증은 사진을 찍을 때 바로 읽히게 하세요. 요즘 경비 프로그램은 대부분 영수증 사진에서 날짜와 금액을 읽어 줍니다. 법인카드 사용내역은 카드사 사이트에서 엑셀로 내려받을 수 있으니 한 줄씩 입력하지 말고 파일째 불러오세요.

2. 세금계산서를 장부에 옮기기

거래처에서 받은 세금계산서를 보고 공급자, 공급가액, 부가세를 다시 입력합니다. 공급가액과 세액 칸을 바꿔 적거나 사업자번호를 잘못 넣는 일이 잦습니다.

홈택스에서 받은 전자세금계산서 PDF에는 글자가 이미 들어 있어서 프로그램이 그대로 읽을 수 있습니다. 종이 세금계산서도 사진으로 읽게 할 수 있습니다. 사람은 마지막에 공급가액과 세액을 더한 값이 합계와 맞는지만 보면 됩니다.

3. 입금 확인

「OO상사 돈 들어왔어요?」라는 질문에 답하려고 은행 앱을 열고 엑셀 미수금 목록과 하나씩 맞춥니다. 거래처 이름과 입금자 이름이 다르면 더 오래 걸립니다.

인터넷뱅킹에서 거래내역을 엑셀로 내려받아 한 번에 불러오고, 금액·날짜·거래처로 받을 돈과 짝을 지어 주는 기능을 쓰세요. 사람은 짝이 맞는지만 확인합니다. 같은 내역을 두 번 불러와도 거래가 겹쳐 들어가지 않는지도 꼭 확인하세요.

4. 견적서·거래명세서 만들기

지난번 엑셀 파일을 복사해 거래처 이름과 품목, 수량만 바꿉니다. 그러다 지난 거래처 이름이 그대로 남은 채 보내는 일이 생깁니다.

거래처와 품목을 한 번 등록해 두고, 주문을 입력하면 양식이 저절로 채워지게 하세요. 견적서가 주문이 되고 주문이 거래명세서와 청구서로 이어지면 같은 내용을 세 번 적지 않아도 됩니다.

5. 매달 급여 계산

간이세액표와 4대보험 요율을 엑셀에 넣어 두고 매달 사람별로 계산합니다. 요율이 바뀌는 해에는 수식을 고치다 틀리기 쉽습니다.

급여는 규칙이 분명해서 자동화했을 때 줄어드는 시간이 큽니다. 직원별 계약 조건(기본급, 비과세 항목, 부양가족 수)만 정확히 넣어 두고 세금과 보험료 계산은 프로그램에 맡기세요. 사람은 급여명세서를 훑어보고 확정합니다.

6. 명함 정리

미팅에서 받은 명함이 책상 서랍에 쌓이거나 영업 담당자 휴대폰에만 남습니다. 담당자가 바뀌면 그 연락처도 회사에서 사라집니다.

명함을 받은 날 사진을 찍어 회사 연락처에 넣으세요. 이름, 회사, 전화, 이메일을 읽어 주는 명함 인식 기능을 쓰면 한 장에 30초면 됩니다. 회사 연락처에 들어가 있어야 담당자가 바뀌어도 남습니다.

7. 숫자를 찾아 보고하기

「지난달 매출이 얼마였죠?」「이 거래처 미수금이 얼마예요?」 같은 질문에 답하려고 파일 여러 개를 열어 숫자를 모읍니다. 매주 같은 보고서를 만드는 일도 여기에 들어갑니다.

회사 자료가 한곳에 모여 있으면 보고서는 화면을 열면 바로 보입니다. 여기에 AI를 연결하면 질문을 말로 하고 답을 받을 수 있습니다. 「지난달 법인카드 경비를 항목별로 묶어 줘」라고 하면 AI가 회사 장부에서 찾아 정리합니다. AI 업무 자동화를 처음 시작한다면 이렇게 회사 자료를 묻는 일부터 해 보는 게 가장 효과가 빠릅니다.

엑셀 매크로, RPA, AI 중 무엇으로 할까

엑셀 자동화는 시작하기 쉽지만, 파일이 사람마다 흩어져 있는 문제는 남습니다. 돈과 장부가 걸린 일은 업무 프로그램 안에서 처리하고 AI는 그 위에 얹으면 오래 쓰기 좋습니다.

자동화해도 사람이 확인할 곳

프로그램이 읽고 채운 값은 초안입니다. 전표 확정, 송금, 급여 지급은 사람이 보고 누르게 두세요. 흐린 사진이나 손글씨는 잘못 읽히기도 하니, 프로그램이 확신이 낮다고 표시한 칸은 원본과 맞춰 봅니다.

AI도 처음에는 읽기만 허락하세요. 자료를 바꾸는 일은 사람이 승인하는 방식으로 시작하는 편이 안전합니다.

위피스에서는

위피스에서는 위의 7가지를 한 프로그램 안에서 처리합니다. 프로그램을 따로 사서 연결하지 않아도 되고, 회사 공간을 열면 바로 쓸 수 있습니다.

화면마다 무엇을 누르는지는 설명서에 순서대로 있습니다.

• 영수증을 올려 경비 채우기
• 세금계산서를 올려 매입 청구서 채우기
• 명함 사진으로 연락처 추가하기
• AI 연결하는 법

반복 업무를 한곳에서 줄이고 싶다면 위피스 시작하기에서 회사 공간을 열 수 있습니다.