월 마감 전에 꼭 확인할 세 가지: 확정 안 된 전표, 통장과 안 맞는 입출금, 청구서 안 온 매입

월 마감은 지난달 장부를 「이제 이 숫자로 본다」고 정하는 일입니다. 마감한 숫자로 손익을 보고, 대표에게 보고하고, 부가세 신고 자료를 만듭니다. 그래서 마감 전에 빠진 것을 채워 두지 않으면 틀린 숫자가 그대로 굳습니다.

이 글은 매달 자주 틀어지는 세 곳을 다룹니다. 확정하지 않은 전표, 통장과 연결되지 않은 입금·출금, 물건은 받았는데 청구서가 아직 안 온 매입입니다. 세 가지를 찾는 순서와, 마감한 달을 나중에 고쳐야 할 때 어떻게 하는지 정리했습니다.

1. 확정하지 않은 전표

회계 프로그램은 대부분 전표를 「임시(초안)」와 「확정(승인)」으로 나눕니다. 재무제표와 부가세 신고서는 확정한 전표만 집계하는 경우가 많아서, 임시로 남은 전표는 장부에 적어 놓고도 숫자에서는 빠집니다.

마감 전에 그달 날짜의 임시 전표 목록을 뽑아 하나씩 봅니다.

엑셀로 장부를 쓰는 회사라면 「확인 필요」 표시를 해 둔 줄이 같은 역할을 합니다. 그 표시가 남은 줄을 마감 전에 모두 정리합니다.

2. 통장 내역과 연결되지 않은 입금·출금

은행에서 그달 거래내역을 내려받아 장부의 보통예금과 맞춰 봅니다.

1. 월말 통장 잔액과 장부의 보통예금 잔액을 먼저 비교합니다. 같으면 큰 문제는 없습니다. 다르면 차이 금액부터 적어 둡니다.
2. 통장 거래를 한 줄씩 장부와 연결합니다. 입금은 어느 청구서의 대금인지, 출금은 어느 매입 청구서나 비용인지 짝을 짓습니다.
3. 짝을 못 찾은 줄을 따로 모읍니다.

연결하지 않은 줄이 남아 있으면 받을 돈과 줄 돈 목록도 틀립니다. 이미 받은 대금이 미수금으로 남아 있으면 거래처에 독촉을 잘못 보내게 되고, 이미 낸 돈이 미지급으로 남아 있으면 두 번 보낼 수 있습니다.

3. 물건은 받았는데 청구서·세금계산서가 없는 매입

물건이나 서비스는 그달에 받았는데 공급업체의 청구서나 세금계산서가 아직 오지 않은 경우입니다. 장부에 아무것도 적지 않으면 그달 비용과 줄 돈이 빠집니다.

거래처는 한 달 거래를 모아 말일 날짜로 세금계산서를 발급할 때 다음 달 10일까지 발급하면 됩니다(부가가치세법 제34조 제3항). 그래서 월말에는 아직 안 온 것이 있는 게 보통입니다.

1. 그달에 입고한 내역, 납품서, 작업 완료 보고를 모읍니다.
2. 매입 청구서가 들어온 것과 맞춰 봅니다.
3. 받았는데 청구서가 없는 것은 거래처에 발급을 요청합니다.
4. 마감 때까지 오지 않으면 금액을 알고 있는 것만 그달 비용과 미지급금으로 먼저 적어 둡니다. 청구서가 오면 그 전표와 바꿔 적고, 금액이 다르면 차이만 고칩니다.

세금계산서를 늦게 받아도 그 과세기간 확정신고기한까지 받으면 매입세액은 공제되지만 공급가액의 0.5% 가산세가 붙습니다(부가가치세법 시행령 제75조 제3호, 법 제60조 제7항). 월 마감 때 빠진 것을 찾아 바로 요청하면 이 일을 줄일 수 있습니다.

마감한 달을 고쳐야 할 때

마감한 뒤에 지난달 전표가 틀린 것을 알게 될 때가 있습니다. 계정을 잘못 골랐거나 금액을 잘못 적은 경우입니다.

이때 지난달 전표를 지우거나 고쳐 쓰지 않습니다. 지난달 숫자는 이미 보고서와 신고 자료에 쓰였기 때문에, 지난달 전표를 바꾸면 그때 출력한 숫자와 지금 장부가 달라지고 왜 달라졌는지도 남지 않습니다. 대신 지금 열려 있는 달에 두 장을 넣습니다.

1. 틀린 전표의 차변과 대변을 바꾼 반대 전표(역분개)를 넣어 틀린 금액을 0으로 돌립니다.
2. 바른 계정과 금액으로 전표를 새로 넣습니다.

예를 들어 9월에 사무용품 330,000원(부가세 포함)을 소모품비가 아닌 복리후생비로 적었고 9월을 이미 마감했다면, 10월에 이렇게 넣습니다.

부가세가 바뀌지 않는 계정 실수라면 「복리후생비 300,000 / 소모품비 300,000」처럼 한 장으로 옮겨도 결과는 같습니다. 두 장으로 나누면 무엇을 취소하고 무엇으로 바꿨는지 전표만 보고도 알 수 있습니다. 전표 적요에 「9월 ○○번 전표 계정 정정」처럼 원래 전표 번호를 적어 둡니다.

이 방식은 법 조문이 정한 절차는 아닙니다. 다만 상법은 장부를 「일반적으로 공정·타당한 회계관행」에 따라 쓰고(제29조) 장부와 전표를 보존하도록(제33조, 장부 10년·전표 5년) 정하고 있어서, 흔적을 지우지 않고 고치는 쪽이 안전합니다.

지난달 숫자가 부가세 신고에 들어가는 매출·매입 금액 자체를 바꾸는 경우라면, 장부만 고칠 일이 아닙니다. 세금계산서를 수정 발급해야 하는지, 이미 낸 신고를 고쳐야 하는지 따로 확인합니다.

마감한 달은 잠가 둔다

회계 프로그램 대부분은 「이 날짜까지는 전표를 고칠 수 없다」는 잠금(마감일) 기능이 있습니다. 마감을 마치면 그 달 말일로 잠가 둡니다.

• 마감 뒤에 누군가 지난달 전표를 고치거나 지우는 일을 막습니다. 담당자가 여러 명이거나 대표가 직접 장부를 볼 때 특히 쓸모가 있습니다.
• 늦게 온 청구서를 지난달 날짜로 넣으면 이미 출력한 손익이 바뀝니다. 잠가 두면 이런 입력이 지금 열린 달로 들어가거나 막힙니다.
• 부가세를 신고한 기간을 잠가 두면 신고서 숫자와 장부가 어긋나지 않습니다.

엑셀 장부라면 마감한 달의 시트를 보호하거나, 마감한 날짜의 파일을 따로 저장해 두는 것으로 대신합니다.

매달 이 순서로

날짜는 회사 사정에 맞게 바꾸되, 정한 날은 매달 지킵니다. 한 달을 건너뛰면 다음 달에 두 달 치를 맞춰야 합니다.

위피스에서는

위피스 회계에는 이 점검을 돕는 화면이 들어 있습니다.

• 은행에서 받은 거래내역 엑셀을 회계 → 회계 → 은행·카드 → 은행 거래내역 가져오기로 넣으면 은행 거래 목록에 들어오고, 줄마다 맞추기로 청구서나 결제와 연결합니다. 회계 → 회계 → 은행·카드 → 은행 거래를 열면 「맞추지 않은 거래」 필터가 켜져 있어, 아직 연결하지 않은 줄만 목록에 남습니다.
• 회계 → 회계 → 마감하기 → 회계 잠금일에서 전체, 부가세, 매출, 매입마다 잠금일을 정합니다. 잠금일까지의 전표는 고치거나 지울 수 없고, 그 기간 날짜로 새 전표를 넣으면 회계 날짜가 첫 열린 달로 들어갑니다(청구일은 적은 대로 남습니다). 되돌릴 수 없는 확정 잠금일도 따로 있습니다. 자세한 순서는 달을 마감하고 회계 기간 잠그기에 있습니다.
• 연말에는 결산 점검과 세무사 자료가 그해 임시 전표, 연결하지 않은 은행·카드 내역, 가계정에 남은 잔액을 한 번에 점검표로 출력합니다.
• 승인한 청구서가 틀렸으면 지우지 않고 환불(역분개)을 만들어 바로잡습니다.

자세한 순서는 위피스 설명서 회계 앱으로 하는 일 한눈에 보기, 청구서와 매입 청구서에 결제 등록하기, 결산 자료를 세무사에게 넘기기에 있습니다.