자금일보와 매입매출장, 무엇을 보고 어떻게 만드나: 엑셀 열 구성과 맞춰 볼 것

대표가 회계 담당자에게 가장 자주 묻는 것은 두 가지입니다. 「지금 통장에 얼마 있어?」와 「이번 부가세 얼마 나와?」. 앞의 질문에 답하는 장부가 자금일보이고, 뒤의 질문에 답하는 장부가 매입매출장입니다.

둘 다 이름은 익숙한데 정해진 양식이 없어서 회사마다 모양이 다릅니다. 이 글은 두 장부가 무엇을 보여 줘야 하는지, 엑셀로 만든다면 열을 어떻게 잡는지, 매일·매월 무엇과 맞춰 보는지 정리했습니다.

둘은 보는 것이 다르다

같은 거래라도 두 장부에 다른 날짜로 들어갑니다. 10월 31일에 세금계산서를 발급하고 11월 15일에 대금을 받았다면, 매입매출장에는 10월 31일 매출로, 자금일보에는 11월 15일 입금으로 적힙니다.

자금일보: 오늘의 돈

자금일보는 세법이 정한 서식이 아니라 회사가 자금을 관리하려고 만드는 내부 문서입니다. 그래서 형식은 자유롭지만, 보는 사람이 대표라는 점을 생각하면 세 가지가 한 장에 있어야 합니다.

1. 통장·현금별 잔액: 어제 잔액, 오늘 들어온 돈, 나간 돈, 오늘 잔액
2. 오늘의 입출금 내역: 누구에게 무엇으로 얼마
3. 앞으로 나갈 돈: 내일과 이번 주에 빠질 돈, 들어올 예정인 돈

엑셀 열 구성 예

첫 번째 표는 잔액입니다. 통장마다 한 줄씩 둡니다.

당일 잔액은 「전일 잔액 + 입금 − 출금」으로 계산하고, 은행 잔액은 인터넷뱅킹에서 본 숫자를 직접 적습니다. 현금은 실제로 세어 본 금액을 적습니다. 차이 열이 0이 아니면 그날 안에 원인을 찾습니다.

두 번째 표는 그날 입출금 내역입니다.

「증빙」 열은 매입매출장과 이어지는 칸입니다. 돈은 나갔는데 세금계산서가 아직 없는 줄을 여기서 바로 찾을 수 있습니다.

세 번째 표는 나갈 돈과 들어올 돈입니다.

매일 맞춰 볼 것

• 잔액 표의 당일 잔액과 은행 잔액이 같은지
• 출처를 모르는 입금이 있는지. 바로 알 수 없으면 「확인 필요」로 표시하고, 거래처에 묻거나 가수금으로 두고 따로 목록을 만듭니다.
• 이번 주 나갈 돈 합계가 통장 잔액보다 많지 않은지

자금일보의 숫자는 장부의 보통예금·현금 계정 잔액과도 같아야 합니다. 매일이 어렵다면 월말에는 꼭 맞춥니다. 월말에 맞추는 순서는 월 마감 전에 꼭 확인할 세 가지에 있습니다.

매입매출장: 부가세의 근거

부가가치세법은 사업자가 납부세액과 관계된 모든 거래를 장부에 기록하도록 하고(제71조 제1항), 기록할 내용을 시행령 제117조에 정해 두었습니다.

1. 공급한 자와 공급받은 자
2. 공급한 품목과 공급받은 품목
3. 공급가액
4. 매출세액과 매입세액
5. 공급한 시기와 공급받은 시기
6. 그 밖의 참고 사항

「매입매출장」이라는 이름의 법정 서식이 있는 것은 아닙니다. 법인세법·소득세법에 따라 복식부기 장부를 쓰면 이 기록 의무도 이행한 것으로 봅니다(제71조 제4항). 매입매출장은 그 장부에서 세금계산서·영수증이 붙은 거래만 뽑아 거래처와 증빙별로 다시 정리한 표라고 보면 됩니다. 장부와 세금계산서·영수증은 확정신고 기한이 지난 뒤 5년간 보관합니다(제71조 제3항, 국세기본법 제85조의3).

엑셀 열 구성 예

매출과 매입을 한 시트에 두고 「구분」 열로 나누면 합계를 내기 쉽습니다.

• 작성일: 돈이 오간 날이 아니라 세금계산서·영수증에 적힌 날입니다. 부가세 신고 기간은 이 날짜로 나뉩니다.
• 증빙: 세금계산서, 계산서(면세), 신용카드, 현금영수증, 기타(증빙 없는 매출)처럼 신고서 칸이 갈리는 단위로 나눕니다.
• 승인번호: 전자세금계산서 승인번호를 적어 두면 홈택스 목록과 한 줄씩 맞출 때 빠릅니다.
• 공제: 매입 가운데 공제받지 못하는 것은 따로 표시합니다. 신고서에서 빼야 하는 금액입니다.

매월, 그리고 신고 전에 맞춰 볼 것

1. 홈택스 전자세금계산서 목록과 건수·합계를 맞춥니다. 홈택스에서 그달 매출·매입 전자세금계산서 목록을 내려받아 매입매출장의 세금계산서 줄과 맞춥니다. 홈택스에는 있는데 장부에 없는 매입은 빠뜨린 비용입니다. 순서는 부가세 신고 전에 못 받은 매입 세금계산서 찾는 법에 있습니다.
2. 카드·현금영수증 매출은 카드사 정산 내역, 홈택스 현금영수증 매출 내역과 합계를 맞춥니다. 현금영수증 매출을 부가세 신고에서 빠뜨리지 않는 법에 자세히 있습니다.
3. 신고서 칸과 증빙별 합계를 맞춥니다. 매입매출장을 증빙과 구분으로 묶어 합계를 내면 부가세 신고서의 칸과 하나씩 맞아야 합니다.

카드·현금영수증으로 받은 매입의 세액을 공제받으려면 신용카드매출전표등 수령명세서를 내야 합니다(부가가치세법 제46조 제3항). 매입매출장의 카드 매입 줄이 이 명세서의 바탕이 됩니다.

전자세금계산서는 발급 내역이 국세청에 전송되므로 기한 안에 전송된 것은 세금계산서합계표를 따로 내지 않아도 됩니다(제54조 제2항). 종이로 주고받은 세금계산서는 합계표에 직접 넣어야 하니, 매입매출장 비고에 「종이」라고 표시해 두면 신고 때 빠뜨리지 않습니다.

두 장부를 잇는 곳

자금일보 내역 표의 「증빙」 열과 매입매출장은 서로를 확인하는 도구입니다.

• 자금일보에 출금이 있는데 매입매출장에 없으면: 세금계산서를 아직 못 받았거나, 받고도 장부에 넣지 않은 것입니다.
• 매입매출장에 매출이 있는데 몇 달째 자금일보에 입금이 없으면: 받을 돈이 밀려 있는 것입니다. 거래처별로 남은 금액을 확인합니다.

매주 한 번, 지난주 자금일보의 「확인 필요」 줄만 모아 매입매출장과 대조하면 월말에 몰리는 일이 줄어듭니다.

위피스에서는

위피스 회계에는 자금일보나 매입매출장이라는 이름의 출력물은 아직 없습니다. 대신 같은 숫자를 아래 장부와 화면으로 출력합니다.

• 계정별 원장에서 보통예금(101140)이나 현금(101110) 계정을 고르면 그 계정의 전표가 일자, 전표번호, 거래처, 적요, 잔액 순으로 한 줄씩 나오고 월계가 붙습니다. 통장마다 은행 분개장의 계정을 따로 두면 통장별 입출금과 잔액을 이 장부로 봅니다. 총계정원장은 계정마다 월별 차변, 대변, 잔액을 출력합니다. 화면, PDF, 엑셀로 출력하고 확정한 전표만 계산합니다.
• 은행에서 내려받은 거래내역 엑셀을 회계 → 회계 → 은행·카드 → 은행 거래내역 가져오기로 넣으면 은행 거래 목록에 들어오고, 줄마다 청구서나 결제와 맞춥니다. 맞추지 않은 줄이 자금일보의 「확인 필요」에 해당합니다.
• 부가가치세 신고서는 청구서마다 고른 증빙 유형(세금계산서, 계산서, 신용카드, 현금영수증, 기타)으로 신고서 칸을 나눠 금액과 세액을 계산합니다. 증빙 유형이 빈 전표가 있으면 신고서 위에 따로 알려 줍니다.
• 홈택스에서 받은 전자세금계산서 목록을 불러와 장부에 없는 세금계산서를 찾을 수 있습니다.

자세한 순서는 위피스 설명서 재무상태표·손익계산서와 장부, 채권 연령표 보기, 은행 계좌와 현금 분개장 준비하기, 부가가치세 신고서 보기, 홈택스 세금계산서 목록으로 청구서 만들고 빠진 것 찾기에 있습니다.