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위피스 설명서
자동으로 나가는 이메일 문구 고치기
견적서를 보낼 때, 직원을 초대할 때처럼 자동으로 나가는 메일의 제목과 본문은 이메일 서식에 저장되어 있습니다. 서식을 고치면 그 뒤로 나가는 메일이 모두 바뀝니다. 회사 말투에 맞게 인사말이나 안내 문장을 바꾸고 싶을 때 이 순서를 따릅니다.
시작하기 전에
- 모든 서식을 고칠 수 있는 사람은 관리자와 「메일 서식 편집기」 권한이 있는 사용자입니다. 다른 직원은 자기가 만들었거나 소유자로 지정된 서식만 고칠 수 있습니다. 아래 「알아 둘 점」을 봅니다.
고칠 서식 찾기
- 왼쪽 위 앱 메뉴에서 설정을 열고 회사 묶음의 이메일 서식에서 전체 양식 보기를 누릅니다.
- 서식 목록이 열립니다. 처음에는 「기본 서식」 필터가 걸려 있어 앱이 쓰는 서식만 보입니다. 이름은 「판매: 견적서 발송」처럼 앱 이름과 용도로 되어 있습니다.
- 찾기 칸에 이름이나 제목의 일부를 적어 찾습니다. 직접 만든 서식은 「맞춤형 서식」 필터로 봅니다.
제목과 본문 고치기
- 고칠 서식을 엽니다.
- 제목 칸을 고칩니다.
{{ object.name }}처럼 중괄호로 싸인 부분은 보낼 때 견적서 번호 같은 실제 값으로 바뀌는 자리입니다. 지우지 않도록 조심합니다. - 본문 탭에서 문장을 고칩니다. 본문 안의 고객 이름, 금액 같은 자리도 보낼 때 실제 값으로 바뀝니다.
- 이런 자리를 새로 넣으려면 본문에서
/를 치고 목록에서 필드를 고른 뒤 넣을 칸을 고릅니다. - 옵션 탭에서 늘 함께 보낼 첨부 파일을 올리거나, 설명에 이 서식을 언제 쓰는지 적어 둡니다.
- 위쪽의 저장 아이콘을 누릅니다.
미리 보기
- 서식 위쪽의 미리보기를 누릅니다.
- 미리보기 창에서 레코드 선택을 눌러 예로 쓸 견적서나 연락처를 고릅니다.
- 그 기록으로 채운 제목, 받는사람, 본문이 보입니다. 자리가 비거나 문장이 어색하면 창을 닫고 다시 고칩니다.
처음 문구로 되돌리기
앱이 처음부터 넣어 둔 서식은 위쪽에 서식 재설정 단추가 있습니다. 누르고 확인하면 처음 문구로 돌아갑니다. 그동안 고친 내용과 번역이 함께 지워지니, 남겨 둘 문장은 미리 복사해 둡니다. 직접 만든 서식에는 이 단추가 없습니다.
메일 단추 색 바꾸기
알림 메일 안에서 문서를 여는 단추의 색은 회사마다 정합니다.
- 설정 → 일반 설정 → 회사 묶음의 이메일 서식으로 갑니다.
- 버튼 텍스트 옆 색은 단추 글자 색, 버튼 색상 옆 색은 단추 바탕색입니다. 처음 값은 흰 글자에 보라색 바탕입니다.
- 위쪽의 저장을 누릅니다.
알아 둘 점
- 설정 → 일반 설정 → 이메일의 템플릿 렌더링 제한은 처음부터 켜져 있습니다. 켜져 있으면 관리자와 「메일 서식 편집기」 권한이 있는 사용자만 모든 서식을 고칠 수 있습니다. 끄면 모든 내부 사용자가 이 권한을 받습니다. 서식에는 고객에게 나가는 문장이 들어 있으니 켜 두는 편이 안전합니다.
- 보낸 사람, 회신 주소, 참조 같은 칸이 있는 설정 탭은 개발자 모드에서만 보입니다.
- 서식을 고쳐도 이미 보낸 메일은 바뀌지 않습니다.