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위피스 설명서
성공 확률을 계산하고 문의를 규칙대로 자동 배정하기
문의와 영업 기회마다 성공 확률이 붙습니다. 이 값은 지난 거래의 성공·실패 기록을 바탕으로 자동 계산됩니다. 설정의 문의 예측 점수에서는 계산에 쓸 항목을 고르고, 배정 규칙에서는 아직 담당자가 없는 문의를 영업팀과 영업사원에게 자동으로 나눠 주는 방식을 정합니다. 문의가 많아져 누가 어떤 문의를 맡을지 매번 손으로 정하기 어려워졌을 때 손대면 됩니다.
이 설정이 영향을 주는 곳
| 화면 | 영향 |
|---|---|
| 문의·영업 기회 화면 | 성공 확률(%)이 자동 계산됩니다. 영업 단계가 바뀌거나 계산에 쓰는 항목(국가, 태그 등)이 바뀌면 다시 계산됩니다 |
| 파이프라인 분석·예측 | 비례 배분된 매출은 예상 매출 × 성공 확률로 계산됩니다. 성공 확률이 바뀌면 이 금액도 바뀝니다 |
| 영업팀 화면 | 배정 규칙을 켜면 배정 규칙 묶음(평균 문의 처리량, 도메인)과 맨 위 문의 배정 단추가 나타납니다 |
| 팀원 화면 | 문의 배정 탭에서 팀원마다 받을 양과 조건을 정합니다 |
| 예약 작업 | 진행중을 계속으로 두면 정한 간격마다 배정이 저절로 돌아갑니다 |
위피스에서 처음 들어 있는 값
| 칸 | 처음 값 | 뜻 |
|---|---|---|
| 문의 예측 점수 계산 항목 | 영업 단계, 영업팀, 전화 품질, 이메일 품질, 시/도, 국가, 유입 경로, 사용 언어, 태그 | 영업 단계와 영업팀은 늘 들어가고 나머지는 뺄 수 있습니다 |
| 계산 시작일 | 영업 기회 앱을 설치한 날의 8일 전 | 이 날짜 이후에 만든 문의만 계산 자료로 씁니다 |
| 배정 규칙 | 꺼짐 | 담당자는 손으로 정합니다 |
| 팀원 자동 배정 규칙 | 항상 순환 배정 | 배정 규칙을 켜면 모든 팀원이 한도 없이 차례로 받습니다 |
위피스에서는 이렇게 고릅니다
성공 확률 계산 항목
- 국내 거래만 하는 회사라면 국가와 사용 언어는 거의 모든 문의가 같은 값이라 계산에 도움이 되지 않습니다. 빼도 됩니다.
- 홈페이지 문의 양식, 전화, 소개처럼 들어오는 길이 여럿이고 길마다 성사율이 다르다면 유입 경로를 남겨 둡니다.
- 태그를 「대량 구매」, 「재구매」처럼 일관되게 붙이는 회사라면 태그가 쓸모 있습니다. 태그를 들쭉날쭉하게 쓰면 빼는 편이 낫습니다.
배정 규칙
- 영업사원이 한두 명이면 배정 규칙 없이 손으로 정해도 충분합니다.
- 영업사원이 여럿이고 문의가 하루에도 여러 건 들어오면 배정 규칙을 켜고 진행중을 계속, 간격을 1일 정도로 둡니다.
- 지역이나 품목에 따라 담당을 나누고 싶으면 팀원마다 다음 조건일 때만 배정에 조건을 넣습니다. 예를 들어 시/도가 「부산광역시」인 문의만 받게 할 수 있습니다.
설정 순서
성공 확률 계산 항목 바꾸기
- 문의 예측 점수 아래의 성공 확률 업데이트를 누릅니다. 이 단추는 관리자 권한이 있는 사용자에게만 보입니다.
- 창에 계산에 쓰는 항목이 태그처럼 나열됩니다. 뺄 항목은 태그의 ×를 누르고, 더할 항목은 빈칸을 눌러 고릅니다.
- 다음 날짜 이후 생성된 문의를 반영: 옆의 날짜를 정합니다. 업무 방식이 크게 바뀐 날이 있다면 그 뒤로 잡습니다.
- 업데이트를 누릅니다. 계산 자료를 처음부터 다시 만들고, 진행 중인 문의·영업 기회의 성공 확률을 다시 계산합니다.
배정 규칙 켜기
- 배정 규칙을 체크합니다.
- 진행중에서 수동 또는 계속을 고릅니다.
- 수동: 사람이 단추를 누를 때만 배정합니다.
- 계속: 매 옆에 숫자와 단위(분, 시간, 일, 주)를 넣으면 그 간격마다 배정합니다. 다음 실행일에 첫 실행 시각이 보입니다.
- 위쪽의 저장을 누릅니다.
- 영업 기회 → 환경설정 → 영업팀에서 영업팀을 엽니다. 오른쪽 배정 규칙 묶음의 도메인에 이 팀이 받을 문의 조건을 넣습니다. 비워 두면 모든 문의가 대상입니다.
- 팀원 탭에서 팀원 카드를 열고 문의 배정 탭을 채운 뒤 저장합니다.
- 자동 배정 규칙: 항상 순환 배정(한도 없음), 순환 배정 (한도 있음)(30일 동안 받을 건수 입력), 순환 배정 제외(받지 않음) 가운데 고릅니다.
- 다음 조건이면 우선 배정: 이 조건에 맞는 문의는 이 팀원에게 먼저 갑니다.
- 다음 조건일 때만 배정: 이 조건에 맞는 문의만 받습니다.
- 바로 나눠 보려면 영업팀 화면 맨 위의 문의 배정을 누르거나, 설정의 진행중 줄 오른쪽 새로 고침 아이콘을 누릅니다. 새로 고침 아이콘은 자동 배정 일시 중지를 켜지 않은 모든 영업팀에 한꺼번에 배정합니다.
성공 확률을 조건으로 쓰려면 도메인에서 성공 확률을 고르고 보다 큼에 숫자를 넣습니다. 예를 들어 「성공 확률 보다 큼 30」으로 두면 성공 확률이 30%를 넘는 문의만 그 팀이나 팀원에게 갑니다.
알아 둘 점
- 성공 확률은 성공과 실패가 쌓여야 계산됩니다. 영업팀 안에 성공한 건과 실패한 건이 한 건 이상씩 있어야 자동 계산이 시작됩니다. 회사를 막 열었다면 한동안 확률이 비어 있거나 움직이지 않을 수 있습니다. 계산된 값은 0.01%에서 99.99% 사이이고, 성공 단계로 옮겨야 100%가 됩니다.
- 성공 확률을 손으로 고치면 자동 계산이 멈춥니다. 그 문의는 고친 값을 유지하고, 옆에 회색으로 자동 계산 값이 함께 보입니다. 다시 자동 값으로 돌리려면 AI 성공 확률로 전환 아이콘(AI)을 누릅니다. 성공·실패로 끝난 건은 확률을 고칠 수 없습니다.
- 수동 배정은 오래된 문의까지 모두 가져갑니다. 문의 배정 단추나 새로 고침 아이콘은 만든 날짜와 상관없이 담당 팀과 영업사원이 둘 다 비어 있는 문의를 모두 대상으로 삼습니다. 정해진 간격으로 도는 자동 배정은 최근 7일 안에 만든 문의만 봅니다. 처음 켤 때 쌓여 있던 문의가 한꺼번에 배정될 수 있으니 미리 목록을 정리해 둡니다.
- 배정하면서 중복 문의를 합칩니다. 같은 이메일 등으로 중복이라고 판단된 문의는 하나로 합쳐지고 나머지는 지워집니다. 합치기 전 내용을 따로 보관해야 한다면 배정 전에 확인합니다.
- 배정된 문의는 영업 기회로 바뀝니다. 영업사원에게 배정되는 순간 문의가 영업 기회로 전환됩니다. 성공 확률이 높은 문의부터 차례로 나눠 줍니다.
- 팀원이 없거나 모두 순환 배정 제외면 그 팀은 배정에서 빠집니다. 팀의 평균 문의 처리량은 팀원 한도를 더한 값이고, 이 값이 0이면 팀에 문의가 가지 않습니다.
- 하루에 받는 양은 팀원 한도를 30으로 나눈 값입니다. 예를 들어 30일 한도가 60건이면 하루 2건까지 받습니다. 정해진 간격으로 도는 자동 배정은 최근 24시간에 이미 받은 건수를 빼고 나눠 주고, 수동 배정은 빼지 않습니다.
- 배정을 실행할 수 있는 사람은 판매 관리자 권한이 있는 사용자입니다.