큰 첨부파일을 Google Cloud나 Azure 저장소에 두기

기록(채터)에 올리는 큰 파일을 회사 서버 대신 Google Cloud Storage나 Microsoft Azure 저장소에 두는 기능입니다. 도면, 영상, 큰 PDF처럼 용량이 큰 파일을 자주 주고받아 서버 공간이 걱정될 때 씁니다. 설정에 클라우드 계정과 권한 작업이 들어가므로, 그 클라우드를 다뤄 본 사람이 맡는 편이 좋습니다.

시작하기 전에

처음에는 설치되어 있지 않습니다. 앱 화면에서 모듈을 설치해야 하고, 설치는 관리자만 할 수 있습니다.
Google Cloud 또는 Microsoft Azure 계정이 있어야 합니다. 저장 공간과 내려받기 요금은 그 클라우드 계정으로 나갑니다.

어떤 파일이 클라우드로 가나

아래 세 조건이 모두 맞을 때만 클라우드에 올라갑니다. 나머지 파일은 지금처럼 회사 서버에 저장됩니다.

문서 아래 기록(채터)이나 메시지 작성 칸에서 올린 첨부파일
크기가 최소 파일 크기(처음 값 20MB)보다 큰 파일
청구서·전표, 결제, 직원, 경비, 휴가, 채용 지원자처럼 첨부파일을 업무 처리에 쓰는 문서가 아닌 곳에 올린 파일

견적서 PDF처럼 시스템이 만드는 파일, 홈페이지에 올리는 이미지도 회사 서버에 남습니다. 클라우드로 간 파일은 기록에서 평소처럼 열고 내려받을 수 있고, 누를 때마다 5분 동안만 쓸 수 있는 내려받기 주소가 만들어집니다.

모듈 설치하기

왼쪽 위 앱 메뉴에서 앱을 엽니다.
검색 칸의 「앱」 필터를 지웁니다. 이 모듈은 앱이 아니라 기능 모듈이라 필터를 지워야 보입니다.
쓸 클라우드에 맞춰 「Cloud Storage Google」 또는 「Cloud Storage Azure」를 찾아 활성화를 누릅니다. 「클라우드 저장 공간」 모듈은 함께 설치됩니다.

Google Cloud에 두기

Google Cloud 콘솔에서 먼저 준비합니다.

서비스 계정을 하나 만들고, 그 계정의 키를 JSON 형식으로 만들어 파일을 내려받습니다.
Cloud Storage 버킷을 만들고 이름을 적어 둡니다.
버킷 권한에 1번 서비스 계정을 추가하고 「Storage Admin」 역할을 줍니다. 회사 쪽에서 저장할 때 파일 올리기, 내려받기, 버킷의 CORS 설정 바꾸기를 직접 시험하므로 이 세 가지를 할 수 있는 권한이어야 합니다.

그다음 회사 설정에 넣습니다.

설정 → 일반 설정으로 들어가 클라우드 저장 공간까지 내립니다.
새 첨부파일을 위한 클라우드 스토리지 제공업체에서 「Google 클라우드 스토리지」를 고릅니다.
Google 버킷 이름에 버킷 이름을 적고, Google 서비스 계정 키에 내려받은 JSON 파일을 올립니다.
Upload Record Attachments를 켭니다. 이것을 켜야 실제로 파일이 클라우드로 올라갑니다.
최소 파일 크기를 MB 단위로 정합니다.
위쪽의 저장을 누릅니다. 권한이 모자라면 무엇이 안 되는지 알려 주는 오류가 뜨고, 저장되지 않습니다.

Azure에 두기

Azure 포털에서 앱 등록, 저장소 계정, 컨테이너를 준비하고 앱에 그 저장소 계정의 역할을 줍니다. Google과 달리 저장소 계정의 CORS 규칙은 회사 쪽에서 넣어 주지 않으므로, 브라우저가 파일을 바로 내려받고(GET) 올릴(PUT) 수 있도록 Azure 포털에서 직접 규칙을 추가합니다. 그다음 같은 클라우드 저장 공간 묶음에서 「Azure 클라우드 스토리지」를 고르고 아래 칸을 채웁니다.

칸	넣을 값
Azure 계정 이름	저장소 계정 이름
Azure 컨테이너 이름	파일을 넣을 컨테이너 이름
Azure 테넌트 ID	앱 등록의 디렉터리(테넌트) ID
Azure 클라이언트 ID	앱 등록의 애플리케이션(클라이언트) ID
Azure 클라이언트 시크릿	앱 등록에서 만든 클라이언트 비밀 값

Upload Record Attachments와 최소 파일 크기는 Google과 같습니다. 클라이언트 비밀은 Azure에서 정한 기간이 지나면 만료되므로, 만료 전에 새로 만들어 이 칸을 바꿔 넣습니다.

알아 둘 점

이미 클라우드에 올라간 파일이 있으면 제공업체를 다른 것으로 바꾸거나 모듈을 제거할 수 없습니다. 「일부 첨부파일이 사용 중」이라는 오류가 납니다. 처음 고른 클라우드를 계속 쓴다고 보고 정합니다.
클라우드 쪽 버킷이나 컨테이너, 그 안의 파일을 지우면 기록에서 그 첨부파일을 열 수 없습니다. 회사 백업에도 클라우드에 있는 파일 내용은 들어가지 않으니, 클라우드 쪽 보관 정책을 따로 챙깁니다.
설정이 다 채워지지 않은 상태로 제공업체만 고르고 저장하면 「클라우드 스토리지를 활성화하기 전에 설정하세요.」 오류가 납니다.
클라우드 저장을 쓰는 동안에는 기록에 올리는 파일의 크기 제한 검사가 풀립니다. 아주 큰 파일도 올라가니 클라우드 요금을 가끔 확인합니다.