판매 설정 중 「견적서 및 주문서」 묶음 살펴보기

판매 설정의 「견적서 및 주문서」 묶음은 견적서를 쓰고 보내고 확정하는 동안의 규칙을 정합니다. 이 쪽에서는 아래 여덟 칸을 설명합니다. 같은 묶음의 온라인 서명과 온라인 결제는 각자의 쪽(서명, 결제)에서 다룹니다. 칸을 바꾼 뒤에는 위쪽 저장을 눌러야 적용됩니다.

견적서 유효 기간 기본값, 품목 이미지 표시, 줄 번호는 회사마다 따로 저장됩니다. 회사를 여러 개 쓰고 있다면 오른쪽 위에서 고른 회사에만 적용됩니다.

필수 품목

견적서와 주문서의 줄에 품목을 꼭 고르게 합니다. 처음에는 꺼져 있어서, 품목을 고르지 않고 설명과 단가만 적은 줄도 만들 수 있습니다.

켜면 품목 없는 줄은 저장할 수 없고, 줄 목록에 품목 칸이 보입니다. 견적서 양식의 줄에도 같은 규칙이 걸립니다. 섹션 줄, 메모 줄, 선금 줄에는 걸리지 않습니다.

위피스에서는 판매 보고서를 품목별로 보고 싶거나 재고 품목을 파는 회사라면 켭니다. 그때그때 다른 일을 맡는 용역 회사처럼 줄 내용을 자유롭게 적어야 한다면 꺼 둡니다. 품목 없는 줄에는 회사 기본 매출 세금이 붙습니다.

견적서 유효 기간 기본값

새 견적서의 만료일을 오늘부터 며칠 뒤로 잡을지 정합니다. 처음 값은 30일입니다. 0으로 두면 만료일이 비어 있고 견적서가 만료되지 않습니다.

만료일이 지난 견적서(아직 확정하지 않은 것)는 아래처럼 됩니다.

• 고객 포털: 견적서에 만료 표시가 붙고, 고객이 온라인으로 서명하거나 결제할 수 없습니다.
• 견적서 목록: 만료됨 필터로 모아 볼 수 있습니다.
• 견적서는 취소되지 않습니다. 만료일을 늦추면 고객이 다시 서명·결제할 수 있습니다.

견적서 양식에 견적 기간을 정해 두었다면 그 양식으로 만든 견적서에는 양식의 값이 먼저 쓰입니다. 견적서마다 만료일을 직접 고칠 수도 있습니다.

위피스에서는 처음 값 30일을 그대로 씁니다. 원자재 값이 자주 바뀌는 업종이라면 7일이나 14일처럼 짧게 잡습니다. 자세한 내용은 견적서 만료일 쪽을 봅니다.

판매 주의 사항

특정 고객이나 품목에 주의할 말을 적어 두고, 그 고객이나 품목이 들어간 견적서를 열면 노란 알림으로 보이게 합니다. 처음에는 꺼져 있습니다.

켜면 적는 칸이 두 곳에 생깁니다.

• 연락처: 메모 탭의 판매주문서 및 청구서 관련 경고. 예를 들어 「결제가 자주 늦음, 선금 받고 진행」처럼 적습니다. 회사 연락처에 적은 말은 그 회사 담당자 연락처로 만든 견적서에도 나옵니다.
• 품목: 판매 탭의 판매주문서 관련 경고. 예를 들어 「주문 후 제작, 납기 3주」처럼 적습니다.

적어 둔 말은 견적서·주문서 위쪽과 매출 청구서 위쪽에 노란 알림으로 나옵니다. 해당 품목 줄은 노란색으로 표시됩니다. 알림은 알려 주기만 하고 저장이나 확정을 막지는 않습니다.

위피스에서는 거래처별로 챙길 조건이 있는 회사라면 켭니다. 담당자가 바뀌어도 주의할 점이 견적서에서 바로 보입니다.

PDF 견적서 제작기

견적서 PDF 앞뒤에 회사 소개서, 약관 같은 PDF 문서를 붙여 한 파일로 보내게 합니다.

위피스에서는 처음부터 켜져 있습니다. 판매 앱을 설치할 때 함께 설치되기 때문입니다. 칸 아래 머리글/바닥글 버튼(또는 판매 → 설정 → 판매 주문 → 머리글/바닥글)에서 PDF를 올리고 앞에 붙일지(머리글) 뒤에 붙일지(바닥글) 정합니다. 기본값 추가를 켜 둔 문서는 새 견적서에 자동으로 붙습니다.

고객을 고른 견적서에 붙일 문서가 하나라도 있으면 견적서 작성기 탭이 생기고, 여기서 견적서마다 붙일 문서를 고릅니다. 품목에 올려 둔 PDF 문서도 이 탭에서 고를 수 있습니다. 문서는 아직 확정하지 않은 견적서의 PDF에만 붙고, 주문으로 확정한 뒤 내려받는 PDF에는 붙지 않습니다.

위피스에서는 켠 채로 둡니다. 붙일 문서를 올리지 않으면 견적서는 평소와 같습니다. 이 칸을 끄고 저장하면 모듈 제거 확인 창이 열리고, 제거하면 올려 둔 머리글·바닥글 목록이 사라집니다. 문서 만드는 법은 PDF 견적서 제작기 쪽을 봅니다.

줄 번호

견적서 줄에 1, 2, 3 번호를 붙입니다. 처음에는 꺼져 있습니다.

켜면 번호가 견적서 화면의 줄 목록, 견적서 PDF, 고객 포털의 견적서에 함께 나옵니다. 줄이 많아 고객과 통화하며 「5번 줄」처럼 짚어야 하는 회사라면 켭니다.

품목 이미지 표시

견적서 PDF와 고객 포털의 견적서에서 줄마다 품목 사진을 작게 보여 줍니다. 처음에는 꺼져 있습니다. 사진을 올려 둔 품목에만 나오고, 사진이 없는 품목 줄은 그대로입니다. 견적서 화면(내부용)에는 나오지 않습니다.

위피스에서는 눈으로 보고 고르는 상품(가구, 인테리어 자재 등)을 파는 회사라면 켭니다. 용역이나 서비스만 파는 회사는 꺼 둡니다.

판매 확정 시 잠금

견적서를 주문으로 확정하는 순간 주문을 잠급니다. 처음에는 꺼져 있습니다.

잠긴 주문은 아래처럼 됩니다.

• 줄의 품목, 설명, 단가, 수량, 단위, 세금, 분석, 할인을 바꿀 수 없습니다.
• 주문을 취소할 수 없습니다. 먼저 잠금을 풀어야 합니다.
• 배송과 청구서 발행은 그대로 할 수 있습니다.
• 서비스 및 자재에서 잠긴 주문은 고를 수 없습니다.

잠긴 주문의 잠금 해제 버튼은 판매 관리자에게만 보입니다. 이 칸을 켜 두면 판매 관리자에게 확정된 주문의 잠금 버튼도 보입니다. 켜기 전에 이미 확정한 주문은 저절로 잠기지 않으니, 필요하면 잠금을 눌러 잠급니다.

위피스에서는 확정한 주문을 영업 담당자가 몰래 고치지 못하게 하려는 회사, 주문 금액이 곧 계약 금액인 회사라면 켭니다. 확정 뒤에도 수량을 자주 조정하는 회사는 꺼 둡니다.

견적용 청구서

고객이 결제하기 전에 미리 청구서 모양의 문서를 보내야 할 때 씁니다. 해외 송금이나 선결제처럼 청구 문서가 먼저 필요한 경우입니다. 처음에는 꺼져 있습니다.

켜면 견적서에 견적용 청구서 발송 버튼이 생기고, 인쇄 메뉴에 견적용 청구서가 생깁니다. 버튼을 누르면 견적서 내용을 「견적용 청구서」 양식의 PDF로 만들어 이메일로 보냅니다. 이 메일에는 고객 포털로 들어가는 버튼이 붙지 않습니다. 버튼은 그 주문으로 청구서를 아직 만들지 않았을 때만 보입니다.

견적용 청구서는 견적서를 다른 양식으로 인쇄한 문서입니다. 전표가 생기지 않고, 매출이나 미수금에 잡히지 않습니다. 세금계산서도 아닙니다. 국내 거래만 하는 회사는 꺼 둬도 됩니다. 자세한 내용은 견적용 청구서 쪽을 봅니다.