직원마다 앱 권한 정하기

사용자마다 어떤 앱을 쓸 수 있고, 그 앱 안에서 어디까지 할 수 있는지 정합니다. 영업 담당자에게는 판매만, 경리 담당자에게는 회계까지 열어 주는 식입니다. 새 직원을 초대한 뒤, 또는 맡은 일이 바뀔 때 손봅니다.

시작하기 전에

칸마다 고를 수 있는 단계가 다릅니다. 지금 켜져 있는 앱의 칸만 나오므로, 앱을 새로 켜면 칸도 늘어납니다.

비워 두면 그 앱을 쓰지 못합니다. 칸에 따라 빈 값이 「아니요」, 「없음」, 「사용하지 않음」처럼 다르게 보이지만 뜻은 같습니다.

판매를 예로 들면 단계마다 이렇게 다릅니다.

사용자 : 자신의 문서만: 영업사원이 본인이거나 영업사원이 비어 있는 견적서·주문만 보고 만들고 고칩니다. 다른 사람이 맡은 주문은 보이지 않습니다.
사용자 : 모든 문서: 회사의 모든 견적서·주문을 보고 만들고 고칩니다.
관리자: 모든 견적서·주문을 다루고 지울 수도 있습니다. 판매 앱의 설정을 바꾸려면 역할도 「관리자」여야 합니다.

윗단계는 아랫단계의 권한을 모두 포함합니다. 처음에는 일에 필요한 가장 낮은 단계를 주고, 부족할 때 올리는 편이 안전합니다.

새로 초대하는 사람에게 늘 같은 권한을 준다면 일반 설정 「권한」 칸의 기본 사용 권한에 정해 둡니다. 초대할 때마다 고르지 않아도 됩니다(일반 설정 중 「권한」 묶음).

「역할」은 앱 권한보다 위에 있는 큰 구분입니다. 화면에는 Light, User, 관리자로 보입니다.

관리자: 설정 화면, 사용자 초대와 권한 변경, 앱 켜고 지우기를 할 수 있습니다. 앱 권한은 따로 골라야 합니다. 관리자라도 회계 칸이 비어 있으면 회계 앱을 쓰지 못합니다.
User: 앱 권한 칸에서 고른 만큼 일합니다.
Light: 앱 권한이 없는 사용자입니다. 앱 칸에서 단계를 하나라도 고르면 역할이 저절로 User로 바뀝니다.

개발자 모드를 켜면 권한을 더 잘게 볼 수 있습니다.

사용자 화면의 액세스 권한 탭 아래에 「추가 접근 권한」 묶음이 생깁니다. 앱 칸에 들어가지 않는 세부 권한을 체크 상자로 켜고 끕니다.
사용자 화면 위쪽에 그룹, 액세스 권한 단추가 생깁니다. 그 사람에게 실제로 걸린 권한 묶음과 자료별 권한을 목록으로 봅니다.
설정 → 사용자 및 회사 → 그룹 메뉴가 생깁니다. 권한 묶음(그룹)마다 속한 사용자를 보고, 사용자 탭에서 사람을 더하거나 뺄 수 있습니다.

그룹의 액세스 권한, 메뉴, 화면 탭은 프로그램이 쓰는 규칙입니다. 이 탭을 고치면 그 그룹의 모든 사용자에게 바로 영향을 주고, 잘못 고치면 관리자도 화면을 못 여는 일이 생길 수 있습니다. 업무에 필요한 권한은 위의 앱 칸과 추가 접근 권한으로 맞춥니다.