데이터를 엑셀로 내보내고 한꺼번에 가져오기

목록에 있는 기록을 엑셀 파일로 받거나, 엑셀에 정리한 거래처·품목을 한 번에 올릴 수 있습니다. 쓰던 프로그램에서 옮겨 올 때나 많은 값을 한꺼번에 고칠 때 씁니다. 설정 화면의 「가져오기 및 내보내기」는 이 중 가져오기 기능을 켜고 끄는 칸입니다.

이 설정이 영향을 주는 곳

이 설정은 가져오기 기능 묶음(기본 가져오기)을 설치하거나 지웁니다. 내보내기는 이 설정이 아니라 사용자마다 주는 권한으로 정해집니다.

위피스에서 처음 들어 있는 값

위피스에서는 이렇게 고릅니다

• 대부분의 회사는 켜 둔 채로 씁니다. 처음 옮겨 올 거래처와 품목을 올릴 때 꼭 필요합니다.
• 직원이 실수로 많은 기록을 한꺼번에 만드는 것이 걱정되면, 설정을 끄기보다 그 직원의 앱 권한을 조정합니다. 가져오기는 그 화면에서 기록을 만들 수 있는 사람에게만 보입니다.
• 고객 명단이나 매출 자료를 밖으로 가지고 나가는 것을 막고 싶으면 내보내기 권한을 꼭 필요한 사람에게만 줍니다.

설정 순서

이 설정은 개발자 모드에서만 보입니다. 켜는 법은 설정 화면에 들어가는 세 가지 길에 있습니다.

1. 개발자 모드를 켭니다.
2. 설정 → 일반 설정의 권한 묶음에서 가져오기 및 내보내기를 켜거나 끕니다.
3. 위쪽의 저장을 누릅니다.

직원에게 내보내기 권한을 주려면 설정 → 사용자 및 회사 → 사용자에서 그 사람을 열고, 액세스 권한 탭의 「기준 정보」 아래 내보내기를 「허용함」으로 바꾼 뒤 저장합니다. 사용자 화면 다루는 법은 함께 일할 사람을 사용자로 초대하고 관리하기에 있습니다.

내보내기

보이는 목록을 그대로 받기

1. 목록 화면에서 검색 칸으로 받을 기록만 남깁니다. 아무것도 체크하지 않습니다.
2. 화면 제목 옆 톱니바퀴 아이콘을 누르고 내보내기를 고릅니다.
3. 지금 목록에 보이는 칸 그대로 엑셀(xlsx) 파일이 내려받아집니다. 묶어 보는 중이면 묶음대로 나뉘어 담깁니다.

칸을 골라 받기

1. 목록에서 받을 기록의 왼쪽 칸을 체크합니다. 맨 위 칸을 체크하면 보이는 기록이 모두 골라집니다.
2. 위에 나타나는 작업을 누르고 내보내기를 고릅니다.
3. 「데이터 내보내기」 창의 왼쪽 사용 가능한 필드에서 받을 칸을 찾아 누르면 오른쪽 내보낼 필드에 더해집니다. 고객의 이메일처럼 다른 기록 안의 값은 칸 이름 옆 화살표를 눌러 펼쳐서 고릅니다.
4. 오른쪽 목록은 끌어서 순서를 바꾸고, 휴지통 아이콘으로 뺍니다.
5. 형식에서 XLSX나 CSV를 고릅니다.
6. 내보내기를 누릅니다.

같은 칸 묶음을 자주 받는다면 템플릿으로 저장해 둡니다. 오른쪽 위 템플릿 선택... 옆 단추(마우스를 올리면 「내보내기 템플릿으로 저장」)를 누르고 「템플릿 이름 입력...」 칸에 이름을 써서 저장합니다. 다음에는 템플릿 선택...에서 고르기만 하면 됩니다.

가져오기

파일 준비

• 처음이라면 빈 양식을 받아 쓰는 것이 가장 쉽습니다. 연락처와 품목은 가져오기 화면에 연락처 템플릿, 품목 템플릿 링크가 있습니다.
• 다른 화면은 그 목록에서 기록 몇 개를 「수정 가능한 필드만」을 켜고 내보낸 파일을 양식으로 씁니다. 이 파일의 칸 이름은 가져오기 화면이 그대로 알아봅니다.
• 첫 줄에는 칸 이름을, 둘째 줄부터 기록을 한 줄에 하나씩 적습니다.
• 받는 파일 형식은 CSV, XLS, XLSX, XLSM, ODS입니다.

순서

1. 가져올 화면의 목록을 엽니다. 예를 들어 연락처 → 연락처.
2. 화면 제목 옆 톱니바퀴 아이콘을 누르고 가져오기를 고릅니다.
3. 업로드를 누르고 파일을 고릅니다. 파일을 화면에 끌어다 놓아도 됩니다.
4. 가운데 표에서 파일 열마다 오른쪽 칸이 맞게 짝지어졌는지 봅니다. 비어 있는 줄은 「가져오기를 하려면 필드를 선택하세요.」라고 나오니 맞는 칸을 고르거나, 가져오지 않을 열이면 비워 둡니다.
5. CSV 파일이 한 칸에 몰려 보이면 왼쪽 서식에서 구분 기호를 바꿉니다. 날짜가 잘못 읽히면 같은 곳의 날짜 형식을 파일에 맞춥니다.
6. 테스트를 누릅니다. 아무것도 저장하지 않고 문제만 찾아 줍니다. 「모든 것이 적절합니다.」가 나올 때까지 파일이나 칸 맞춤을 고칩니다.
7. 가져오기를 누릅니다. 「N 레코드 가져오기에 성공했습니다.」가 나오면 끝입니다.

고객이나 품목 분류처럼 다른 기록을 가리키는 칸에서 이름이 맞는 기록을 못 찾으면, 테스트 뒤 그 열 아래에 「값이 일치하지 않는 경우:」 선택이 나옵니다. 가져오기 방지, 빈 값으로 설정, 레코드 건너뛰기, 새로운 값 생성 가운데 고릅니다. 고를 수 있는 것은 칸 종류에 따라 다릅니다.

있는 기록을 한꺼번에 고치기

1. 고칠 기록을 「칸을 골라 받기」 순서로 내보내되, 창에서 수정 가능한 필드만을 켭니다. 맨 앞에 외부 ID 열이 붙습니다.
2. 파일에서 값을 고칩니다. 외부 ID 열은 건드리지 않습니다.
3. 같은 화면에서 이 파일을 가져옵니다. 외부 ID가 같은 기록은 새로 생기지 않고 고쳐집니다.

알아 둘 점

• 가져오기는 되돌리는 단추가 없습니다. 많은 기록을 올릴 때는 먼저 몇 줄만 담은 파일로 해 보고, 결과를 확인한 뒤 나머지를 올립니다.
• 외부 ID 열 없이 가져오면 모두 새 기록으로 만들어집니다. 같은 파일을 두 번 올리면 같은 거래처가 두 번 생깁니다. 이미 생겼다면 중복된 연락처 합치기로 정리합니다.
• 「수정 가능한 필드만」을 켜면 계산으로 채워지는 칸처럼 직접 고칠 수 없는 칸은 목록에서 빠집니다. 보고용으로 모든 값을 받을 때는 끄고 받습니다.
• 내보낸 파일에는 고객 연락처나 금액이 그대로 담깁니다. 파일을 메일로 돌리거나 개인 기기에 오래 두지 않습니다.
• 「가져오기 및 내보내기」를 꺼도 내보내기는 그대로 됩니다. 내보내기를 막으려면 사용자 권한에서 「내보내기」를 뺍니다.