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위피스 설명서

퇴사하는 직원 정리하기

직원이 회사를 떠날 때 할 일을 빠뜨리지 않도록 퇴사 절차를 계획으로 돌리고, 마지막 근무일에 맞춰 직원 기록을 닫는 순서입니다. 퇴사가 정해지면 바로 시작합니다. 계획으로 할 일을 담당자에게 나눠 주고, 고용 종료로 퇴사일과 사유를 남기면 그날이 지난 뒤 직원과 로그인 사용자가 보관됩니다.

시작하기 전에

  • 퇴사 계획을 고치려면 임직원 관리 권한이 「관리자」여야 합니다. 계획 시작과 고용 종료는 「담당자: 모든 직원 관리」면 됩니다.
  • 고용 종료를 쓰려면 직원 화면 급여 탭의 계약 시작일이 적혀 있어야 합니다. 비어 있으면 먼저 입사일을 적고 저장합니다.
  • 계획의 「관리자」 담당 단계는 직원 화면의 관리자에게 갑니다. 관리자가 정해져 있는지 확인합니다.

퇴사 계획 살펴보고 고치기

처음에 「Offboarding」이라는 계획이 들어 있습니다. 단계는 두 개이고 둘 다 직원의 관리자에게 「해야 할 일」로 갑니다.

단계 하는 일
Organize knowledge transfer inside the team 맡던 일을 문서로 남기거나 동료에게 넘기기
Take Back HR Materials 인사 서류와 회사 물품 돌려받기

계획 이름과 단계 요약은 영어로 들어 있으니 회사에서 쓰는 말로 바꿔 두면 좋습니다.

  1. 임직원 관리 → 설정 → 직원 → 온보딩 / 오프보딩을 열고 「Offboarding」을 누릅니다.
  2. 계획명을 「퇴사 절차」처럼 바꿉니다.
  3. 생성할 활동 탭에서 줄을 눌러 고치거나, 항목 추가로 단계를 더합니다. 줄마다 다음을 정합니다.
    • 활동 유형: 「해야 할 일」, 「이메일」, 「전화」 같은 활동 종류
    • 요약: 단계 이름(예 「노트북·출입카드 회수」, 「메일 계정 정리」, 「4대보험 상실 신고」)
    • 배정: 누가 할지. 「관리자」는 퇴사자의 관리자, 「직원」은 퇴사자 본인, 「특정 사용자」는 담당자 칸에 고른 사람, 「역할」은 역할 칸에 고른 역할입니다. 「출시 시 질문」을 고르면 계획을 시작할 때 담당자를 묻습니다
    • 간격, 단위, 자동 실행: 마감일. 예를 들어 「3 · 일 · 계획일 이전」이면 계획 날짜 3일 전이 마감입니다
  4. 저장합니다.

부서마다 절차가 다르면 같은 화면에서 신규로 계획을 하나 더 만들고 부서 칸에 그 부서를 고릅니다. 부서를 고른 계획은 그 부서 직원에게만 보이고, 부서를 비워 둔 계획은 모든 직원에게 보입니다.

퇴사 계획 시작하기

  1. 임직원 관리 앱에서 퇴사할 직원 카드를 엽니다.
  2. 위쪽의 계획 시작을 누릅니다.
  3. 창 위쪽에서 퇴사 계획을 고릅니다.
  4. 달력 아이콘 옆 날짜를 마지막 근무일로 바꿉니다. 처음에는 오늘부터 30일 뒤 날짜가 들어 있을 때가 많습니다. 단계마다 마감일이 이 날짜를 기준으로 정해집니다.
  5. 오른쪽 계획 요약에서 단계별 담당자와 마감일을 확인합니다. 「출시 시 질문」 단계가 있으면 왼쪽 담당자 칸에서 사람을 고릅니다.
  6. 예약을 누릅니다.

단계가 직원 기록에 활동으로 생기고, 담당자는 자기 활동 목록에서 할 일을 봅니다. 직원에게 관리자가 정해져 있지 않으면 창 아래에 경고가 뜨니 관리자를 먼저 정해 둡니다. 관리자에게 로그인 사용자가 없으면 그 단계는 한 단계 위 관리자에게, 그래도 없으면 계획을 시작한 사람에게 갑니다.

고용 종료 처리하기

  1. 직원 화면에서 위쪽의 톱니바퀴 아이콘을 누르고 고용 종료를 고릅니다.
  2. 창에서 다음을 적습니다.
    • 종료 사유: 「해고」, 「퇴사」, 「은퇴」, 「사망」 가운데 고릅니다. 처음에 「해고」가 골라져 있으니 스스로 그만두는 경우라면 「퇴사」로 바꿉니다
    • 해고일: 마지막 근무일을 적습니다. 이름과 달리 종료 사유와 상관없이 퇴사일로 쓰입니다
    • 사유: 퇴사 사정을 짧게 남깁니다
    • 직원 보관 예정일: 직원 기록을 닫을 날입니다. 해고일 다음 날이 들어옵니다
  3. 버튼을 누릅니다.
    • 직원 보관 예정일이 앞날이면 예약이 보입니다. 누르면 그날 자동으로 처리됩니다.
    • 직원 보관 예정일이 오늘이거나 지났으면 적용이 보입니다. 누르면 바로 처리됩니다.

예약이나 적용을 누르면 그 자리에서 계약 종료일이 해고일로 바뀌고, 직원 화면에 고용 종료 탭이 생겨 사유와 날짜가 남습니다. 직원 보관 예정일이 되면(또는 적용을 누르면) 아래 일이 함께 일어납니다.

  • 직원이 보관되어 직원 목록에서 빠집니다.
  • 직원과 연결된 로그인 사용자도 보관되어 더는 로그인하지 못합니다. 그 사용자가 다른 재직 중인 직원 기록과도 연결되어 있으면 보관하지 않습니다.
  • 다른 직원의 관리자, 사수, 휴가 승인권자로 이 직원이 정해져 있으면 그 칸이 비워집니다.
  • 퇴사일 뒤의 휴가는 정리됩니다. 승인된 휴가는 취소되고, 아직 승인 전인 휴가는 지워집니다. 퇴사일에 걸친 휴가는 퇴사일까지로 줄어듭니다. 휴가 부여도 퇴사일까지로 줄거나, 퇴사일 뒤에 시작하는 것은 지워집니다.
  • 유지보수 앱을 쓰면 이 직원에게 지정된 장비가 모두 지정 해제됩니다.

급여 탭에서 계약 종료일을 직접 적고 저장해도 확인 창이 뜨고, 거기서 고용 종료로 이어 갈 수 있습니다.

퇴사 사유 고치기

임직원 관리 → 설정 → 직원 → 퇴직 사유에서 사유를 더하거나 이름을 바꿉니다. 신규를 누르면 목록 아래에 빈 줄이 생깁니다. 줄 왼쪽 손잡이를 끌어 맨 위로 올린 사유가 고용 종료 창에서 처음 골라져 있는 사유가 됩니다. 「해고」, 「퇴사」, 「은퇴」는 지울 수 없습니다.

알아 둘 점

  • 계약 시작일이 없는 직원은 고용 종료를 할 수 없고 「계약이 없는 직원은 고용 종료 처리를 할 수 없습니다. 대신 보관해 주세요.」가 뜹니다. 잘못 만든 직원처럼 기록만 닫으면 되는 경우에는 톱니바퀴 아이콘의 보관을 씁니다. 보관은 직원만 숨깁니다. 로그인 사용자, 휴가, 장비는 그대로이니 퇴사자라면 고용 종료로 처리합니다.
  • 이미 고용 종료가 걸린 직원에게 다시 고용 종료를 고르면 「퇴사가 이미 설정되어 있습니다」가 뜹니다. 날짜를 바꾸려면 먼저 취소합니다.
  • 예약만 해 두고 아직 처리되지 않았다면 고용 종료 탭의 고용 종료 취소로 되돌립니다. 계약 종료일도 원래대로 돌아갑니다.
  • 이미 처리된 뒤라면 보관한 직원을 열어 고용 종료 탭의 퇴사 취소를 누릅니다. 직원 기록은 다시 살아나지만 로그인 사용자, 지워진 휴가, 해제된 장비는 돌아오지 않으니 직접 되살립니다.
  • 퇴사 계획의 활동은 고용 종료와 따로 움직입니다. 직원을 보관해도 남은 활동은 지워지지 않으니 담당자가 끝까지 처리합니다. 퇴사자 본인에게 배정된 활동은 로그인 사용자가 보관될 때 대개 그 활동을 만든 사람(계획을 시작한 사람)에게 넘어갑니다.
  • 보관한 직원은 직원 목록의 필터에서 보관됨을 골라야 보입니다.

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