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판매 설정 중 「청구서 발행」 묶음 살펴보기
판매 설정의 「청구서 발행」 묶음은 주문에서 청구서를 만드는 방식을 정합니다. 이 쪽에서는 자동 청구와 서비스 및 자재 두 칸을 설명합니다. 같은 묶음의 청구서 발행 기준은 청구서 발행 기준 쪽에서 따로 다룹니다. 칸을 바꾼 뒤에는 위쪽 저장을 눌러야 적용됩니다.
자동 청구
고객이 견적서를 보고 온라인으로 결제하면, 결제가 확인되는 대로 청구서를 만들어 확정하고 고객에게 이메일로 보냅니다. 청구서는 고객 포털에서도 볼 수 있습니다.
이 칸은 두 조건이 모두 맞을 때만 화면에 보입니다.
- 청구서 발행 기준이 「주문 수량」입니다. 「배송된 수량」으로 바꾸면 이 칸은 꺼지고 숨겨집니다.
- 같은 화면 「견적서 및 주문서」 묶음의 온라인 결제가 켜져 있습니다(온라인 결제 쪽).
처음에는 꺼져 있고, 위피스 처음 상태에서는 온라인 결제가 꺼져 있어서 이 칸도 보이지 않습니다. 값은 회사마다 따로 저장됩니다.
켜 두면 결제가 끝났을 때 아래처럼 처리됩니다.
- 결제 금액이 확정에 필요한 금액에 닿으면 견적서가 주문으로 확정됩니다.
- 주문 금액을 모두 받았으면 최종 청구서를, 일부만 받았으면 받은 금액만큼 선금 청구서를 만듭니다.
- 청구서를 확정하고 결제 내역을 연결합니다.
- 청구서를 고객 이메일로 보냅니다. 개발자 모드에서는 이 칸 아래 이메일 템플릿에서 보낼 메일 서식을 고를 수 있습니다.
위피스에서는 온라인 결제를 받고, 결제 즉시 청구서까지 끝내도 되는 회사(교육, 구독, 선결제 상품 등)만 켭니다. 온라인 결제를 받지 않는 회사는 이 칸을 신경 쓰지 않아도 됩니다. 여기서 말하는 청구서는 회계 앱의 매출 청구서입니다. 국세청 전자세금계산서는 따로 발행해야 합니다.
서비스 및 자재
이미 받은 주문에 나중에 더 들어간 작업 시간, 자재, 경비를 적어 두었다가 그 주문의 청구서에 함께 넣게 해 줍니다. 수리, 설치, 시공처럼 일을 끝내 봐야 쓴 자재와 시간을 아는 업종에 맞습니다. 처음에는 꺼져 있습니다.
켜면 생기는 것은 아래와 같습니다.
- 메뉴: 판매 → 주문서 → 서비스 및 자재. 줄마다 품목, 고객 주문, 수량, 설명, 날짜를 적습니다. 고를 수 있는 주문은 잠기지 않은 주문뿐입니다.
- 품목: 판매 탭에 경비, 서비스 및 자재 칸과 청구서 재발행 비용 선택이 생깁니다. 서비스 및 자재에서 고를 수 있는 품목은 이 값이 「없음」이 아닌 품목입니다.
- 실경비 기준: 품목의 원가를 단가로 하는 줄을 주문에 새로 더합니다.
- 판매가 기준: 주문에 같은 품목·같은 단위의 줄이 있으면(배송 수량을 손으로 적는 줄은 빼고) 그 줄의 배송 수량을 늘리고, 없으면 판매가로 새 줄을 더합니다.
- 청구서: 서비스 및 자재로 들어간 기록이 있으면 청구서 위쪽에 서비스 버튼이 생겨 그 기록을 바로 볼 수 있습니다.
적은 기록은 분석 항목으로 저장되고, 주문마다 분석 계정이 자동으로 연결됩니다. 청구서에 들어간 기록은 그 청구서를 취소하기 전까지 수량, 품목, 주문, 날짜를 고칠 수 없고, 확정된 청구서에 들어간 기록은 지울 수도 없습니다.
위피스에서는 현장 작업 뒤 추가분을 청구하는 일이 잦은 회사라면 켭니다. 견적 금액 그대로 청구하는 회사는 꺼 둡니다. 추가 자재를 주문 줄에 직접 더해도 된다면 이 기능 없이도 충분합니다.
알아 둘 점
- 자동 청구로 만들어진 청구서는 확정된 상태로 고객에게 바로 나갑니다. 금액이나 내용을 고치려면 그 청구서를 취소하거나 매출 환불로 처리해야 하니, 켜기 전에 견적서 금액과 세금이 맞게 잡히는지 한 번 시험해 봅니다.
- 서비스 및 자재를 꺼도 이미 적은 기록과 주문에 더해진 줄은 남습니다. 메뉴와 품목 칸이 화면에서 보이지 않게 될 뿐입니다.