목차 · 찾기
위피스 설명서
받은 메일을 바로 연락처·영업 기회·작업으로 옮기기
메일 플러그인은 Outlook이나 Gmail 받은편지함 옆에 회사 데이터 창을 붙여 줍니다. 메일을 읽다가 그 자리에서 보낸 사람의 연락처를 찾고, 영업 기회나 작업을 만들고, 메일 내용을 기록으로 남깁니다. 고객 문의를 개인 메일함으로 많이 받는 회사라면 메일 내용을 옮겨 적는 일이 줄어듭니다.
시작하기 전에
- 회사 쪽에서 켤 설정은 없습니다. 위피스의 새 회사에는 메일 플러그인 기능이 처음부터 설치되어 있습니다.
- 메일 프로그램에 플러그인을 설치하고 연결하는 일은 직원마다 한 번씩 합니다. Outlook, Gmail 쪽에 순서가 있습니다.
- 연결은 회사 안에서 일하는 사용자(내부 사용자)만 할 수 있습니다.
플러그인에서 할 수 있는 일
메일을 하나 열고 플러그인 창을 띄우면 보낸 사람의 이메일 주소로 연락처를 찾아 연락처 상세 내용을 보여 줍니다. 그 아래에 영업 기회와 작업 칸이 이어집니다.
- 연락처 만들기: 찾는 연락처가 없으면 보낸 사람의 이름과 이메일로 바로 만듭니다. 같은 이메일의 연락처가 이미 있으면 새로 만들지 않고 그 연락처를 씁니다.
- 영업 기회 만들기: 영업 기회 칸의 신규를 누르면 메일 제목이 영업 기회 이름이 되고, 메일 본문은 영업 기회 화면의 메모 탭에 들어갑니다. 고객은 보낸 사람 연락처로 정해지고 메일의 첨부 파일도 붙습니다. 그 연락처로 이미 있는 영업 기회도 같은 칸에 목록으로 보입니다.
- 작업 만들기: 작업 칸의 신규를 누르고 넣을 프로젝트를 고릅니다. 맞는 프로젝트가 없으면 이름을 적어 새로 만들 수 있습니다(프로젝트를 만들 권한이 있을 때). 메일 제목이 작업 이름, 본문이 작업 화면의 설명 탭에 들어가고, 담당자는 플러그인을 쓰는 사람으로 정해집니다. 그 연락처의 끝나지 않은 작업도 같은 칸에 목록으로 보입니다.
- 이메일 기록: 지금 보는 메일을 연락처, 영업 기회, 작업 가운데 하나의 기록에 남깁니다. 보낸 날짜, 본문, 첨부 파일이 들어가고 맨 아래에 누가 어느 메일 프로그램에서 기록했는지 적힙니다.
- 찾기: 연락처, 영업 기회, 작업을 이름으로 찾아 엽니다. 검색어는 세 글자 이상이어야 결과가 나옵니다.
- Odoo에서 보기: 지금 보는 연락처나 영업 기회, 작업을 회사 화면에서 엽니다.
쓰는 순서
- 받은편지함에서 고객 메일을 엽니다.
- 메일 프로그램의 플러그인 창을 엽니다. 여는 자리는 Outlook과 Gmail이 다릅니다.
- 연락처 상세 내용에 보낸 사람이 맞는지 확인합니다. 없으면 연락처를 만듭니다.
- 새 문의라면 영업 기회 칸에서, 할 일이라면 작업 칸에서 신규를 누릅니다.
- 이미 있는 기록에 메일만 남기려면 그 기록에서 「이메일 기록」, 「영업 기회에 이메일 기록」, 「작업에 이메일 기록」처럼 적힌 단추를 누릅니다.
알아 둘 점
- 플러그인 창에 보이는 칸은 그 사용자의 권한을 따릅니다. 영업 기회를 만들 권한이 없으면 영업 기회 칸이, 작업을 만들 권한이 없으면 작업 칸이 나오지 않습니다.
- 플러그인에서 만든 연락처, 영업 기회, 작업은 연결한 사용자 이름으로 만들어집니다.
- 회사가 알림 메일을 보내는 주소에서 온 메일은 연락처를 자동으로 찾지 않습니다. 플러그인에서 연락처를 직접 찾아 연결합니다.
- 연결은 30일 동안 유지되고, 지나면 다시 연결합니다. 연결할 때마다 그 사용자에게 플러그인용 API 키가 하나 생깁니다. 오른쪽 위 내 이름에서 내 추가 설정 → 보안 탭의 API 키 목록에서 지우면 그 메일 프로그램의 연결이 바로 끊깁니다.
- 플러그인 창의 문구는 연결한 사용자의 언어로 나옵니다.