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위피스 설명서
중복된 연락처 합치기
같은 거래처를 실수로 두 번 등록했다면 두 연락처를 하나로 합칩니다. 합치면 견적서, 청구서, 영업 기회처럼 지우는 쪽 연락처에 걸려 있던 문서가 모두 남기는 쪽으로 옮겨지고, 지우는 쪽 연락처는 사라집니다.
시작하기 전에
- 한 번에 최대 3개까지 합칠 수 있습니다. 더 많으면 여러 번 나눠서 합칩니다.
- 이메일 주소가 서로 다른 연락처는 역할이 「관리자」인 사용자만 합칠 수 있습니다. 다른 사용자는 이메일을 같게 맞춘 뒤에 합칩니다.
- 둘 다 로그인 사용자로 쓰이는 연락처는 합칠 수 없습니다.
- 회사와 그 회사에 딸린 사람처럼 위아래로 이어진 연락처는 합칠 수 없습니다.
순서
- 연락처 → 연락처를 목록 화면으로 엽니다. 검색 칸에 이름을 쳐서 중복된 연락처를 함께 띄웁니다.
- 합칠 연락처 2~3개의 왼쪽 칸을 체크합니다.
- 위에 나타나는 작업을 누르고 합치기를 고릅니다.
- 창의 「다음 연락처를 합칩니다.」 아래 목록에서 연락처 번호(ID), 이름, 이메일, 사업자등록번호, 국가를 비교합니다.
- 대상 연락처에서 남길 연락처를 고릅니다. 처음에는 보관되지 않은 연락처 가운데 가장 먼저 만든 것이 골라져 있습니다.
- 합치지 않을 연락처가 목록에 섞여 있으면 그 줄을 지웁니다.
- 연락처 합치기를 누릅니다.
- 「더 이상 합칠 연락처가 없습니다.」가 나오면 닫기를 누릅니다.
합친 뒤에 남는 것
- 대상 연락처에 이미 값이 있는 칸은 그 값이 그대로 남습니다. 대상 연락처에서 비어 있던 칸만 다른 연락처의 값으로 채워집니다.
- 지운 쪽 연락처의 은행 계좌는 대상 연락처로 옮겨집니다. 같은 계좌번호가 이미 있으면 하나로 합쳐집니다.
- 대상 연락처의 기록란에 「다음 연락처와 병합되었습니다」 메시지가 남고, 지운 연락처의 이름, 이메일, 번호가 적힙니다.
알아 둘 점
- 합치기는 되돌릴 수 없습니다. 지운 쪽 연락처는 삭제되고, 다시 나누려면 연락처를 새로 만들고 문서를 하나씩 옮겨야 합니다. 4번 단계에서 목록을 꼭 확인합니다.
- 남길 연락처를 고를 때는 사업자등록번호와 주소가 맞는 쪽, 청구서가 많이 걸린 쪽을 고르면 고칠 칸이 줄어듭니다.
- 연락처가 3개를 넘으면 「보안상의 이유로 연락처는 3개 이상 합칠 수 없습니다.」라는 알림이 뜹니다. 실제로는 3개까지 됩니다. 체크를 3개 이하로 줄입니다.