Gmail에서 메일을 읽다가 연락처·영업 기회·작업 만들기

Gmail에 Odoo 플러그인을 설치하고 회사 데이터와 연결하면, 메일을 읽는 화면 옆에서 보낸 사람의 연락처를 찾고, 그 메일로 영업 기회나 작업을 만들고, 메일 내용을 기록으로 남길 수 있습니다. 고객 문의를 Gmail로 많이 받는 회사라면 메일을 옮겨 적는 일이 줄어듭니다.

시작하기 전에

회사 쪽에서 따로 켤 것은 없습니다. 메일 플러그인 기능은 처음부터 설치되어 있습니다. 영업 기회 앱이 있으면 영업 기회를, 프로젝트 앱이 있으면 작업을 플러그인에서 만들 수 있습니다.
연결은 회사 안에서 일하는 사용자(내부 사용자)만 할 수 있습니다. 포털 사용자로 로그인하면 「내부 사용자만 받은 편지함을 데이터베이스에 연결할 수 있습니다」라는 오류가 나옵니다.
플러그인에서 보이는 항목은 그 사용자의 권한을 따릅니다. 문의를 만들 권한이 없으면 영업 기회 칸이, 작업을 만들 권한이 없으면 작업 칸이 나오지 않습니다.

Gmail에 플러그인 설치하기

Gmail 쪽에서 하는 일입니다. 연결할 Gmail 계정으로 로그인한 상태에서 합니다.

Gmail 받은 편지함 오른쪽 패널의 더하기(+) 아이콘(부가기능 설치)을 누릅니다. 오른쪽 패널이 안 보이면 화면 오른쪽 아래의 화살표를 눌러 펼칩니다.
앱 검색 칸에 Odoo를 쳐서 「Odoo Inbox Addin」을 고릅니다.
설치를 누르고, 이어지는 창에서 계속을 누릅니다. 권한을 묻는 화면에서 모두 선택한 뒤 다시 계속을 누릅니다.
설치한 뒤에도 오른쪽 패널에 Odoo 아이콘이 보이지 않으면 Gmail 화면을 새로 고칩니다.

회사 데이터와 연결하기

Gmail 오른쪽 패널의 Odoo 아이콘을 누릅니다. 받은 편지함과 오른쪽 패널 사이에 플러그인 화면이 열립니다.
로그인 단추를 누르고 회사 주소를 적습니다. 평소 로그인할 때 쓰는 주소에서 https://부터 도메인까지만 적습니다. /odoo 뒤에 붙는 경로는 빼야 합니다.
새 창이 열립니다. 로그인되어 있지 않으면 평소처럼 로그인합니다.
접근을 허락할지 묻는 화면에서 허용을 누릅니다. 창이 닫히고 플러그인 화면이 연결된 상태로 바뀝니다.

허용을 누르고 3분 안에 연결이 끝나지 않으면 연결 코드가 만료됩니다. 그때는 2번부터 다시 합니다.

메일에서 쓰기

메일을 하나 열면 플러그인 화면에 보낸 사람의 연락처가 나옵니다. 같은 이메일 주소를 가진 연락처가 이미 있으면 그 연락처를, 없으면 새로 만들 수 있는 칸을 보여 줍니다.

연락처 만들기: 보낸 사람의 이름과 이메일 주소로 연락처를 만듭니다. 같은 이메일의 연락처가 이미 있으면 새로 만들지 않고 그 연락처를 씁니다.
영업 기회 만들기: 메일 제목이 영업 기회 이름이 되고, 메일 본문은 영업 기회의 메모에 들어갑니다. 고객은 보낸 사람 연락처로 정해지고, 메일의 첨부파일도 함께 붙습니다. 그 연락처로 이미 있는 영업 기회도 목록으로 보입니다.
작업 만들기: 작업을 넣을 프로젝트를 이름으로 찾아 고릅니다. 맞는 프로젝트가 없으면 플러그인에서 새 프로젝트를 만들 수 있습니다. 메일 제목이 작업 제목이 되고, 본문은 작업의 설명에 들어갑니다. 첨부파일도 붙습니다.
이메일 기록: 지금 보는 메일을 연락처, 영업 기회, 작업 가운데 하나의 기록(채터)에 남깁니다. 보낸 날짜와 본문, 첨부파일이 들어가고, 맨 아래에 누가 기록했는지 적힙니다.
검색: 연락처, 영업 기회, 작업을 이름으로 찾아 다른 기록에 연결할 수 있습니다. 검색어는 세 글자 이상이어야 결과가 나옵니다.

알아 둘 점

연결은 30일 동안 유지됩니다. 30일이 지나면 플러그인이 다시 로그인하라고 하니, 「회사 데이터와 연결하기」를 다시 합니다.
연결할 때마다 그 사용자에게 플러그인용 API 키가 하나 생깁니다. 오른쪽 위 내 이름에서 내 추가 설정 → 보안 탭의 API 키 목록에서 볼 수 있고, 지우면 그 Gmail의 연결이 바로 끊깁니다. 노트북을 잃어버렸거나 퇴사한 직원의 연결을 끊을 때 씁니다.
회사가 알림 메일을 받는 주소(별칭 도메인 주소)에서 온 메일은 연락처를 자동으로 찾지 않습니다. 이럴 때는 플러그인에서 연락처를 직접 검색해 연결합니다.
플러그인에서 만든 연락처, 영업 기회, 작업은 연결한 사용자 이름으로 만들어집니다. 다른 사람의 Gmail로 연결해 쓰지 않습니다.