메일이 오가는 길을 이해하고 처음 준비하기

견적서를 메일로 보내고, 고객이 답장하면 그 답장이 견적서 채터에 붙는 일은 메일 서버와 주소 설정이 맞물려야 됩니다. 이 쪽은 메일이 나가고 들어오는 길을 한눈에 보여 주고, 처음에 무엇을 어떤 순서로 준비할지 정리합니다. 메일 기능을 쓰기 전에 한 번 읽어 두면 됩니다.

이 설정이 영향을 주는 곳

메일은 아래 네 가지가 함께 정합니다. 처음 셋은 설정 → 일반 설정 → 이메일 묶음에 있고, 마지막은 사용자마다 정합니다.

메일이 나가는 길

1. 직원이 채터에서 메시지 보내기를 누르거나 견적서의 보내기를 누릅니다.
2. 받는 사람과, 팔로워 가운데 알림을 메일로 받는 사람마다 보낼 메일이 만들어집니다.
3. 발신 메일 서버가 메일을 내보냅니다. 답장 주소에는 별칭 도메인의 캐치올 주소가 들어갑니다. 별칭 도메인이 없으면 보낸 직원의 메일 주소가 들어갑니다.

답장이 들어오는 길

1. 고객이 받은 메일에 답장합니다. 답장은 답장 주소의 메일함으로 갑니다.
2. 수신 메일 서버가 그 메일함에서 답장을 가져옵니다.
3. 답장 메일의 머리글에는 원래 메일의 고유 번호가 들어 있습니다. 이 번호로 원래 문서를 찾아 채터에 붙이고, 팔로워에게 알립니다. 고객이 제목을 바꿔 답장해도 같은 문서에 붙습니다.

답장 주소가 직원 개인 메일이면 답장은 그 직원의 메일함에만 도착하고 채터에는 붙지 않습니다.

위피스에서 처음 들어 있는 값

위피스에서는 이렇게 고릅니다

회사 도메인 없이 시작하는 경우

• 직원 알림은 모두 「Odoo에서」로 바꿔 메신저에서 받습니다. 메일 서버 없이도 사내 알림은 놓치지 않습니다.
• 고객에게 견적서를 메일로 보내려면 회사가 쓰는 메일 계정 하나를 발신 메일 서버로 연결합니다. 별칭 도메인을 두지 않으면 고객 답장은 보낸 직원의 메일함으로 갑니다.

회사 도메인과 메일 서비스가 있는 경우

• 발신 메일 서버와 수신 메일 서버를 같은 계정으로 연결하고, 별칭 도메인에 회사 도메인을 넣습니다. 그러면 고객 답장이 문서 채터에 모입니다.
• 도메인 DNS에 메일 서비스가 안내하는 SPF·DKIM·DMARC 값을 넣어 스팸으로 분류되지 않게 합니다.

설정 순서

1. 발신 메일 서버를 연결하고 테스트 연결로 확인합니다. 회사 메일 계정을 연결해 Odoo에서 메일 주고받기
2. 회사 도메인이 있으면 별칭 도메인을 정합니다. 답장 받을 주소를 정하는 별칭 도메인
3. 답장을 Odoo로 받으려면 수신 메일 서버를 연결합니다. 들어온 메일이 어느 문서로 가는지는 들어온 메일이 알맞은 문서로 가게 하기에 있습니다.
4. 직원마다 알림 방식을 정합니다. 오른쪽 위 내 사진 → 내 추가 설정 → 환경설정 탭의 알림입니다.
5. 견적서 한 장을 내 메일 주소로 보내 보고, 받은 메일에 답장해 채터에 붙는지 확인합니다.

알아 둘 점

• 서버를 연결하기 전에 실패한 메일은 저절로 다시 나가지 않습니다. 「전송 실패」로 남은 메일은 서버를 연결한 뒤 다시 보냅니다. 방법은 보낸 메일이 나가는 순서와 실패했을 때 다시 보내기에 있습니다.
• 고객이 받는 사람은 팔로워입니다. 메시지 보내기로 쓴 글은 그 문서의 팔로워 모두에게 갑니다. 고객을 팔로워에서 빼면, 받는 사람 칸에 따로 넣지 않는 한 이후 메시지가 고객에게 가지 않습니다.
• 사용자 초대 메일도 같은 서버로 나갑니다. 발신 메일 서버가 없으면 초대한 사람에게 가입 메일이 가지 않습니다.