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들어온 메일이 알맞은 문서로 가게 하기

수신 메일 서버를 연결하면 Odoo가 메일함에서 새 메일을 가져옵니다. 가져온 메일은 정해진 순서대로 갈 곳을 찾아, 이미 있는 문서의 채터에 붙거나 새 문서가 됩니다. 이 쪽은 그 순서와, 원하는 곳으로 메일이 가게 하는 방법을 다룹니다.

시작하기 전에

메일을 가져오는 방식

  • 수신 메일 서버는 5분마다 메일함을 열어 읽지 않은 메일을 가져옵니다. 한 번에 50건까지 가져오고, 남은 것은 다음 차례에 가져옵니다.
  • 가져온 메일은 메일함에서 읽음으로 바뀝니다. 메일함의 메일은 지우지 않습니다.
  • 기다리지 않고 바로 가져오려면 설정 → 기술 → 이메일 → 수신 메일 서버(개발자 모드)에서 서버를 열고 지금 가져오기를 누릅니다. 개발자 모드는 설정 화면에 들어가는 세 가지 길에 있습니다.

들어온 메일이 가는 곳

가져온 메일마다 아래 순서로 갈 곳을 찾습니다. 앞에서 정해지면 뒤는 보지 않습니다.

  1. Odoo가 보낸 메일에 대한 답장: 원래 메일을 보낸 문서의 채터에 붙고 팔로워에게 알림이 갑니다. 메일 머리글의 고유 번호로 찾기 때문에 제목이 바뀌어도 붙습니다.
  2. 캐치올 주소로만 온 새 메일: 답장이 아닌 새 메일이 캐치올 주소 하나로만 왔으면 받아들이지 않고, 보낸 사람에게 반송 안내 메일을 보냅니다.
  3. 별칭 주소로 온 메일: 받는 주소가 별칭과 같으면 그 별칭이 정한 종류의 새 문서가 됩니다. 예를 들어 영업팀 별칭이면 새 문의가 만들어집니다.
  4. 수신 메일 서버의 「새 레코드 만들기」: 위 어디에도 해당하지 않으면 수신 메일 서버에 고른 종류의 새 문서가 됩니다.
  5. 갈 곳이 없는 메일: 「새 레코드 만들기」도 비어 있으면 어느 문서에도 붙지 않습니다. 메일함에는 읽음으로 남아 있으니 메일 프로그램에서 확인합니다.

별칭으로 새 문서 받기

별칭은 「이 주소로 온 메일은 이런 문서로 만든다」는 약속입니다. 예를 들어 sales@회사도메인 으로 오는 문의를 모두 영업 문의로 받을 수 있습니다.

  1. 별칭을 쓸 앱의 화면을 엽니다. 영업팀이라면 영업팀 화면의 이메일 별칭 칸입니다.
  2. 별칭 이름(예: sales)을 적고, 옆의 도메인이 회사 도메인인지 확인합니다.
  3. 다음에서 이메일 수신 허용에서 누구의 메일을 받을지 고릅니다.
    • 전체: 누구나
    • 인증된 연락처: 연락처에 등록된 사람만
    • 팔로워 전용: 관련 문서의 팔로워만
    • 인증된 직원: 회사 직원만
  4. 저장합니다.
  5. 메일 서비스에서 이 별칭 주소로 온 메일이 수신 메일 서버에 연결한 메일함으로 들어오게 합니다. 메일 서비스의 별칭이나 전달 기능을 씁니다.

Odoo는 연결한 메일함 하나만 읽습니다. 별칭 주소의 메일이 그 메일함에 들어오지 않으면 Odoo는 그 메일을 볼 수 없습니다.

회사에 만들어진 별칭 전체는 설정 → 기술 → 이메일 → 별칭(개발자 모드)에서 봅니다. 회계 분개장처럼 앱이 스스로 만들어 두는 별칭도 여기 나옵니다.

같은 사람이 메일을 너무 많이 보낼 때

자동 회신끼리 메일을 주고받으며 문서가 끝없이 생기는 일을 막으려고, 같은 보낸 사람의 메일로 120분 안에 새 문서가 20건 만들어졌거나 한 문서에 메일이 20건 붙었으면, 그 뒤에 오는 메일은 처리하지 않고 보낸 사람에게 안내 메일을 보냅니다.

주문 알림처럼 한 주소에서 메일이 많이 오는 게 정상이라면 그 주소를 예외로 둡니다.

  1. 개발자 모드에서 설정 → 기술 → 이메일 → 메일 게이트웨이 허용을 엽니다.
  2. 신규를 누르고 이메일 주소에 보낸 사람 주소를 넣습니다.
  3. 저장합니다.

알아 둘 점

  • 수신 메일함을 캐치올 주소로 쓰면 새 문의는 반송됩니다. 별칭 도메인의 캐치올 별칭을 수신 메일함 계정(예: erp)으로 맞춰 두었다면, 고객이 그 주소로 처음 보내는 메일은 2번에 걸려 반송됩니다. 「새 레코드 만들기」로 새 문의를 받으려면 sales@처럼 따로 만든 별칭 주소를 알리고, 그 주소의 메일이 같은 메일함으로 들어오게 합니다.
  • 처리하지 못한 메일은 다시 시도하지 않습니다. 가져오는 중 오류가 난 메일도 읽음으로 바뀌므로 다음 차례에 다시 가져오지 않습니다. 메일함에서 직접 확인합니다.
  • 허용하지 않은 사람의 메일은 되돌아갑니다. 다음에서 이메일 수신 허용에 맞지 않는 사람이 별칭 주소로 보내면 문서를 만들지 않고 보낸 사람에게 안내 메일을 보냅니다.
  • 반송 안내 메일도 발신 메일 서버로 나갑니다. 발신 메일 서버가 없으면 보낸 사람은 아무 안내도 받지 못합니다.

이어서 볼 쪽