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위피스 설명서

비슷한 프로젝트를 템플릿으로 빨리 만들기

같은 순서로 되풀이하는 일이라면 한 번 잘 짜 둔 프로젝트를 템플릿으로 남겨 둡니다. 다음에 같은 일이 들어오면 템플릿을 골라 단계, 작업, 하위 작업이 갖춰진 새 프로젝트를 바로 만듭니다. 매달 하는 결산 준비, 매장 오픈 준비, 고객사 온보딩처럼 절차가 정해진 일에 맞습니다.

시작하기 전에

  • 템플릿을 만들고 고치려면 「프로젝트 / 관리자」 권한이 있어야 합니다.
  • 템플릿으로 바꿀 프로젝트의 단계와 작업을 먼저 정리해 둡니다. 템플릿에는 그 프로젝트의 단계, 작업, 하위 작업과 각 작업의 설정이 들어갑니다.

기존 프로젝트를 템플릿으로 바꾸기

  1. 프로젝트 → 프로젝트에서 템플릿으로 남길 프로젝트 카드를 눌러 작업 화면을 엽니다.
  2. 화면 위쪽 프로젝트 이름 옆의 톱니바퀴 아이콘을 누르고 프로젝트를 템플릿으로 전환을 고릅니다. 프로젝트 설정 화면에서는 톱니바퀴 아이콘(작업)의 템플릿으로 전환을 고릅니다.
  3. 원래 프로젝트를 복사한 템플릿이 만들어지고 그 템플릿 화면으로 넘어갑니다. 화면에 「프로젝트가 템플릿으로 변환되었습니다.」 알림이 뜹니다.

이때 원래 프로젝트는 보관 처리되어 목록에서 사라집니다. 원래 프로젝트를 계속 쓰려면 알림의 취소를 바로 누릅니다. 새 템플릿이 지워지고 원래 프로젝트가 다시 나타납니다.

템플릿에 들어가는 것과 빠지는 것은 아래와 같습니다.

구분 내용
들어감 이름, 단계, 작업과 하위 작업, 담당자, 태그, 작업 설명, 작업의 마감 시한, 프로젝트 설정(공개 범위, 작업 관리 등), 프로젝트의 계획일, 마일스톤(켠 경우)
빠짐 고객, 작업의 상태(모두 「진행 중」으로 돌아감), 마일스톤의 마감 시한과 달성 여부

처음부터 템플릿 만들기

  1. 프로젝트 → 설정 → 프로젝트 템플릿에서 신규를 누릅니다.
  2. 프로젝트 화면이 열립니다. 이름을 적고 저장합니다. 이렇게 만든 템플릿에는 「신규」, 「진행 중」, 「완료」, 「취소됨」 네 단계가 들어 있습니다.
  3. 위쪽의 작업 단추를 눌러 작업 화면으로 가서, 보통 프로젝트처럼 단계와 작업을 정리합니다.

템플릿으로 프로젝트 만들기

  1. 프로젝트 → 프로젝트에서 신규 단추의 펼침 표시를 누릅니다.
  2. 프로젝트 템플릿 아래 목록에서 템플릿 이름을 누릅니다.
  3. 「프로젝트 만들기 (템플릿: 템플릿 이름)」 창에서 칸을 채웁니다.
    • 이름: 새 프로젝트 이름입니다. 꼭 적어야 합니다.
    • 계획일: 비워 두어도 됩니다. 템플릿에 시작일과 끝나는 날이 모두 있으면, 시작일은 오늘로, 끝나는 날은 템플릿과 같은 기간만큼 뒤로 저절로 들어갑니다.
    • 프로젝트 이메일: 이 프로젝트로 작업을 받을 메일 주소입니다.
    • 지정 탭: 템플릿 작업에 역할을 정해 두었을 때만 보입니다. 역할마다 담당자를 고릅니다. 아래 「역할로 담당자 한꺼번에 정하기」를 봅니다.
  4. 프로젝트 생성을 누르면 새 프로젝트의 작업 화면이 열립니다.

새 프로젝트에는 템플릿의 단계, 작업, 하위 작업이 복사됩니다. 작업의 마감 시한은 복사되지 않으니 새 일정에 맞춰 다시 넣습니다. 고객도 비어 있으므로 청구할 프로젝트라면 프로젝트 설정에서 고객을 고릅니다.

역할로 담당자 한꺼번에 정하기

템플릿의 작업에 「현장 소장」, 「디자이너」 같은 역할을 붙여 두면, 프로젝트를 만들 때 역할마다 사람을 한 번만 고르면 됩니다.

  1. 프로젝트 → 설정 → 프로젝트 역할에서 역할을 만듭니다. 역할의 팀원에 직원을 넣어 두면 그 역할에는 그 직원들만 고를 수 있습니다. 비워 두면 프로젝트 앱을 쓰는 직원 누구나 고를 수 있습니다.
  2. 템플릿의 작업을 열고 프로젝트 역할 칸에 역할을 고릅니다. 이 칸은 템플릿에 속한 작업에만 보입니다.
  3. 템플릿으로 프로젝트를 만들 때 지정 탭에 역할 목록이 나옵니다. 역할마다 담당자를 고르면 그 역할이 붙은 작업에 담당자로 더해집니다. 작업에 이미 있던 담당자는 그대로 남습니다.

템플릿 고치기와 지우기

  • 프로젝트 → 프로젝트의 신규 펼침 목록에서 템플릿 이름 오른쪽의 연필 아이콘을 누르면 템플릿 설정을 고칩니다. 휴지통 아이콘을 누르면 확인 뒤 템플릿을 지웁니다.
  • 프로젝트 → 설정 → 프로젝트 템플릿에서도 모든 템플릿을 보고 엽니다.
  • 템플릿을 고치거나 지워도 그 템플릿으로 이미 만든 프로젝트는 바뀌지 않습니다.

템플릿을 다시 일반 프로젝트로 돌리기

  1. 템플릿의 작업 화면에서 톱니바퀴 아이콘을 누르고 프로젝트를 템플릿으로 전환을 고릅니다. 메뉴 이름은 같지만, 템플릿에서는 되돌리기로 동작합니다.
  2. 확인 창에서 프로젝트 되돌리기를 누릅니다.

되돌리면 작업에 붙어 있던 프로젝트 역할이 모두 지워집니다. 판매 품목에 이어진 템플릿이라면 확인 창에 품목과의 연결이 끊긴다는 안내가 함께 나옵니다.

판매 품목과 템플릿 잇기

서비스를 팔 때마다 같은 절차의 프로젝트를 만들려면 품목에 템플릿을 정해 둡니다.

  1. 판매 → 품목 → 품목에서 서비스 품목을 엽니다. 품목 유형은 서비스입니다.
  2. 주문 시 생성에서 프로젝트 또는 프로젝트 및 작업을 고릅니다.
  3. 아래에 나오는 프로젝트 서식 칸에서 템플릿을 고르고 저장합니다. 비워 두면 빈 프로젝트가 만들어집니다.

이 품목이 든 판매 주문을 확정하면 템플릿을 바탕으로 프로젝트가 만들어집니다. 이때는 지정 창이 없으므로, 역할의 팀원이 정해져 있으면 그 가운데 한 사람이 역할마다 저절로 담당자로 들어갑니다.

알아 둘 점

  • 프로젝트를 템플릿으로 전환은 원래 프로젝트를 복사해 템플릿을 만들고 원래 프로젝트를 보관합니다. 알림의 취소를 놓쳤다면 프로젝트 → 프로젝트 검색 창의 보관됨 필터로 원래 프로젝트를 찾아 보관을 풀면 됩니다.
  • 템플릿에는 업데이트를 쓸 수 없고, 템플릿의 작업은 프로젝트 → 작업 → 전체 작업에 나오지 않습니다.
  • 템플릿으로 만든 프로젝트의 공개 범위, 작업 관리 설정은 템플릿의 값을 따릅니다. 새 프로젝트마다 다르게 하려면 만든 뒤 프로젝트 설정에서 바꿉니다.

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