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함께 일할 사람을 사용자로 초대하고 관리하기
Odoo에 로그인해서 일하는 사람 한 명 한 명이 사용자입니다. 설정 첫 화면의 「사용자」 칸에서 이메일 주소로 사람을 초대하고, 지금 쓰고 있는 사용자 수를 확인합니다. 직원이 새로 들어오거나 그만둘 때 이 칸에서 시작하면 됩니다.
이 설정이 영향을 주는 곳
초대한 사람은 사용자 기록으로 저장되고, 같은 이름의 연락처가 함께 만들어집니다. 아래 화면들이 이 기록을 씁니다.
| 화면 | 영향 |
|---|---|
| 설정 → 사용자 | 「활성 사용자」 숫자는 보관하지 않은 내부 사용자 수입니다. 초대만 하고 아직 로그인하지 않은 사람도 들어갑니다. 포털 사용자는 세지 않습니다 |
| 초대 보류 중 | 한 번도 로그인하지 않은 내부 사용자가 최근 순으로 10명까지 보입니다. 이메일을 누르면 그 사용자 화면이 열리고, 더 있으면 「(숫자) 명 더」를 눌러 나머지를 봅니다 |
| 초대 메일 | 사용자를 만들면 비밀번호를 정하는 링크가 담긴 메일이 그 주소로 갑니다. 링크는 144시간(6일) 동안 쓸 수 있습니다 |
| 사용자 목록의 상태 | 「초대」는 아직 로그인 전, 「확인됨」은 한 번 이상 로그인함, 「미사용」은 보관된 사용자입니다 |
| 미등록 알림 | 초대한 지 5일이 지나도 로그인하지 않은 사람이 있으면, 초대한 사람에게 알림 메일이 갑니다. 하루에 한 번 확인합니다 |
| 연락처 | 사용자마다 연락처가 하나씩 붙습니다. 사용자 화면 위쪽의 「연락처」 버튼으로 엽니다 |
| 직원 | 초대만으로는 직원 기록이 생기지 않습니다. 사용자 화면 위쪽의 「직원 생성」 버튼으로 따로 만듭니다 |
위피스에서 처음 들어 있는 값
| 항목 | 처음 값 | 뜻 |
|---|---|---|
| 활성 사용자 | 1명 | 처음 받은 관리자 계정 하나뿐입니다 |
| 새로 초대한 사람의 역할 | Light | 「기본 사용 권한」에 앱 권한을 넣어 두지 않아서, 초대한 사람은 앱 권한 없이 시작합니다 |
| 로그인 페이지의 비밀번호 재설정 | 켜짐 | 사용자가 비밀번호를 잊으면 로그인 화면에서 직접 다시 정할 수 있습니다 |
| 회사 | 1개 | 회사가 하나라서 사용자 화면에 회사 칸이 보이지 않습니다 |
초대한 사람이 바로 판매나 회계 화면을 쓰지는 못합니다. 초대한 뒤에 그 사람의 역할과 앱 권한을 정해 주어야 합니다.
위피스에서는 이렇게 고릅니다
역할 고르기
사용자 화면의 액세스 권한 탭 맨 위에 「역할」이 있습니다. 화면에는 영어 그대로 Light, User와 「관리자」로 보입니다.
- 관리자: 설정 화면을 열고 사용자를 초대·관리할 수 있습니다. 대표나 Odoo를 맡아 관리하는 한두 사람에게만 줍니다.
- User: 판매, 회계, 프로젝트 같은 앱에서 실제 업무를 하는 직원에게 줍니다. 역할 아래 앱별 권한에서 쓸 앱을 골라 줍니다. 이런 앱 권한을 하나라도 주면 역할이 저절로 User로 바뀝니다.
- Light: 앱 권한 없이 쓰는 사람입니다. 이미 User인 사람을 Light로 바꾸면 앱 권한이 가장 낮은 단계로 줄어듭니다.
한 사람에 계정 하나
여러 사람이 계정 하나를 같이 쓰지 않습니다. Odoo는 기록마다 누가 만들고 고쳤는지 남기는데, 계정을 나눠 쓰면 이 기록이 뜻을 잃습니다. 같은 로그인 아이디로 계정 두 개를 만들 수도 없습니다.
고객·거래처는 여기서 초대하지 않습니다
이 칸에서 초대한 사람은 모두 회사 안에서 일하는 내부 사용자가 됩니다. 고객이나 거래처가 견적서·청구서만 볼 거라면 내부 사용자로 초대하지 않습니다. 이런 외부 사용자는 포털 사용자라고 부르고, 활성 사용자 수에 들어가지 않습니다.
설정 순서
- 왼쪽 위 앱 메뉴에서 설정을 엽니다. 일반 설정 화면 맨 위가 「사용자」 칸입니다.
- 새로운 사용자 초대 아래 칸에 이메일 주소를 쓰고 초대를 누릅니다. 주소를 쓰고 Enter나 쉼표를 눌러도 바로 초대됩니다. 여러 주소를 띄어쓰기로 나눠 붙여 넣으면 한 번에 초대됩니다.
- 초대한 주소가 초대 보류 중 아래에 나타납니다. 그 주소를 눌러 사용자 화면을 엽니다.
- 이름 칸에 실제 이름을 씁니다. 처음에는 이메일 주소가 이름으로 들어가 있습니다. 로그인 아이디는 이메일 주소입니다.
- 액세스 권한 탭에서 역할과 앱별 권한을 고르고 위쪽의 저장을 누릅니다.
- 받는 사람은 메일의 링크를 눌러 비밀번호를 정하고 로그인합니다. 처음 로그인하면 상태가 「초대」에서 「확인됨」으로 바뀝니다.
이미 있는 사용자를 보거나 고치려면 「사용자」 칸의 사용자 관리를 누르거나, 설정 → 사용자 및 회사 → 사용자 메뉴로 들어갑니다. 목록은 처음에 내부 사용자만 보이도록 걸러져 있습니다.
초대 메일이 오지 않았을 때
위피스의 새 회사에는 메일 서버가 연결되어 있지 않아 초대 메일이 나가지 않습니다. 먼저 회사 메일 계정 연결을 마치거나, 아래 3번처럼 링크를 복사해 전달합니다.
- 사용자 목록에서 그 사람을 엽니다.
- 상태가 「초대」이면 위쪽의 초청 이메일 보내기로 메일을 다시 보냅니다.
- 메일로 보내기 어렵다면 보안 탭의 비밀번호 재설정 링크 복사를 누릅니다. 링크가 복사되니 메신저 등으로 전달합니다. 이 링크는 4시간 동안만 쓸 수 있고, 그 사람이 로그인하면 더는 쓸 수 없습니다.
비밀번호를 잊었을 때
- 본인이 로그인 화면의 비밀번호 재설정을 눌러 메일로 다시 정합니다. 위피스에서는 처음부터 켜져 있습니다. 설정 → 일반 설정 → 권한 → 비밀번호 재설정에서 끄고 켭니다.
- 관리자가 대신 바꿔 줄 수도 있습니다. 그 사람의 사용자 화면에서 보안 탭 → 비밀번호 변경을 누릅니다. 한 번이라도 로그인한 사람이면 같은 탭의 비밀번호 초기화 전송으로 재설정 메일을 보낼 수도 있습니다.
그만둔 사람 정리하기
- 설정 → 사용자 및 회사 → 사용자에서 그 사람 왼쪽 칸을 체크합니다.
- 위쪽의 작업 메뉴에서 보관을 누르고 확인합니다.
보관한 사람은 로그인할 수 없고, 활성 사용자 수에서도 빠집니다. 다시 써야 하면 검색 필터 「비활성 사용자」로 찾아 보관 취소를 누르거나, 설정 화면에서 같은 이메일로 다시 초대합니다. 다시 초대하면 새 계정을 만들지 않고 보관했던 계정을 되살립니다.
알아 둘 점
- 삭제하지 말고 보관합니다. 사용자를 지워도 그 사람이 남긴 견적서, 청구서, 메시지 기록은 회사 자료로 계속 필요합니다. 처음 받은 관리자 계정은 아예 지울 수 없게 막혀 있습니다.
- 지금 로그인한 자기 자신은 보관할 수 없습니다. 관리자 계정을 정리하려면 다른 관리자가 처리합니다. 관리자 역할을 가진 사람은 늘 한 명 이상 남아 있어야 합니다.
- 보관해도 연락처는 그대로 남습니다. 사용자 화면 위에 「이 사용자에 연결된 연락처가 여전히 활성화되어 있습니다」라는 안내가 나오면, 거기서 연락처도 보관할 수 있습니다.
- 역할을 낮추면 앱 권한이 함께 줄어듭니다. User를 Light로 바꾼 뒤 다시 User로 돌려도 이전 앱 권한이 되살아나지 않습니다. 앱별 권한을 다시 골라 줍니다.