캘린더에 일정을 잡고 참석자 초대하기

캘린더 앱에는 회의, 방문, 통화처럼 시간이 정해진 일정을 적어 둡니다. 참석자를 넣으면 초대 메일이 나가고, 참석자가 메일에서 참석 여부를 답하면 그 답이 일정에 표시됩니다. 영업 기회나 프로젝트 작업 화면에서 바로 회의를 잡을 수도 있습니다.

시작하기 전에

초대 메일을 보내려면 나가는 메일 서버가 설정되어 있어야 합니다. 메일 서버 설정
참석자로 넣을 사람은 연락처에 이메일 주소가 있어야 초대 메일을 받습니다. 이메일이 없는 사람을 넣으면 일정 위쪽에 「다음 참석자는 이메일 주소가 없어 일정에 초대되지 않습니다.」라는 경고가 뜹니다.
일정 시간은 내 사용자 설정의 시간대 기준으로 보입니다. 시간이 어긋나 보이면 오른쪽 위 내 사진 → 내 추가 설정에서 시간대가 「Asia/Seoul」인지 확인합니다.

캘린더 화면 보기

캘린더 앱을 열면 내 일정이 달력으로 보입니다.

위쪽의 보기 단위에서 일, 주, 월, 년을 고릅니다. 같은 메뉴에서 주말 표시를 켜고 끌 수 있습니다.
화살표로 앞뒤 기간으로 옮기고, 오늘을 누르면 오늘로 돌아옵니다.
왼쪽 옆 칸의 회의 상대에 동료를 추가하고 이름 옆 체크를 켜면 그 사람의 일정이 함께 보입니다. 여러 사람이 비어 있는 시간을 찾을 때 씁니다. 체크를 끄면 다시 숨겨집니다.

일정 빠르게 만들기

달력에서 일정을 넣을 날짜를 누릅니다. 주나 일 보기에서는 시간 칸을 끌어서 시작과 끝 시간을 한 번에 고를 수 있습니다. 위쪽의 신규를 눌러도 됩니다.
작은 창이 열립니다. 제목 추가 칸에 일정 이름을 씁니다.
날짜와 시간을 확인합니다. 시간 없이 하루를 통째로 잡으려면 종일을 체크합니다.
참가자 칸에 참석자를 쳐서 고릅니다. 일정을 만든 나는 처음부터 참석자로 들어가 있습니다.
필요하면 회의실 또는 장소를 적습니다. 화상 회의가 필요하면 화상 회의를 눌러 링크를 만듭니다.
저장을 누릅니다.

저장하는 즉시 참석자에게 초대 메일이 나갑니다. 메일에는 일정 파일(invitation.ics)이 붙어 있어 참석자가 자기 캘린더에 넣을 수 있습니다.

자세한 내용까지 넣어 만들기

빠른 창에서 옵션 더 보기를 누르면 일정 화면 전체가 열립니다. 이렇게 연 일정은 「Draft」 표시가 붙은 임시 상태로 시작합니다. 임시 상태에서는 저장해도 초대 메일이 나가지 않으므로, 시간이나 참석자가 아직 정해지지 않은 일정을 미리 적어 둘 때 좋습니다.

위쪽 칸을 채웁니다.
- 회의 주제: 일정 이름
- 시작: 시작과 끝 날짜·시간. 소요시간을 바꾸면 끝 시간이 맞춰 바뀝니다. 하루 종일이면 하루 종일을 켭니다.
- 위치, 동영상 링크: 만나는 곳이나 화상 회의 주소
- 다음과 연결됨: 이 일정과 관련된 기록(영업 기회 등). 다른 화면에서 일정을 만들면 저절로 채워집니다.
- 상태: 이 시간을 「바쁨」으로 보일지 「사용 가능」으로 보일지, 일정 내용을 누구에게 보일지(공개 범위)를 정합니다.
오른쪽 참석자 칸에 참석자를 추가합니다.
메모 탭에는 내부용 메모를 적습니다.
옵션 탭을 확인합니다.
- 주최자: 처음에는 일정을 만든 사람
- 태그: 「고객 미팅」처럼 일정을 나누는 이름. 목록에서 고르거나 이름을 쳐서 새로 만듭니다.
- 캘린더 설명: 참석자에게 보이는 설명
- 미리 알림: 일정 전에 알림을 띄우거나 메일을 보낼 시점. 「알림 - 15분 전」, 「이메일 - 3 시간전」처럼 미리 만들어진 것 중에서 고릅니다.
위쪽의 Confirm을 누르고 확인 창에서 승인합니다. 이때 참석자 전원에게 초대 메일이 나가고, 「Draft」 표시가 사라지며 시간이 「바쁨」으로 바뀝니다.

반복 일정 만들기

매주 회의처럼 되풀이되는 일정은 옵션 탭의 반복을 켭니다. 임시 상태(「Draft」)인 일정에는 반복 칸이 보이지 않으므로 먼저 Confirm을 누릅니다.

반복에서 일별, 매주, 월별, 매년, 사용자 정의 중 하나를 고릅니다.
- 매주: 반복할 요일을 고릅니다.
- 월별: 매달 같은 날짜(예 10일)로 할지, 「두 번째 화요일」처럼 몇째 주 무슨 요일로 할지 고릅니다.
- 사용자 정의: 2주마다처럼 간격을 직접 정합니다.
반복 종료일에서 끝나는 방식을 고릅니다. 반복횟수(몇 번 반복할지), 종료일(언제까지), 무기한 중 하나입니다.
저장합니다.

반복 일정 하나를 고칠 때는 위쪽에 반복 일정 편집 선택이 나옵니다. 현재 일정만 바꿀지, 현재와 다음 일정을 바꿀지, 모든 일정을 바꿀지 고른 뒤 저장합니다.

다른 화면에서 회의 잡기

영업 기회, 프로젝트 작업, 연락처처럼 아래쪽에 기록 영역이 있는 화면에서는 그 자리에서 회의를 잡을 수 있습니다.

기록 영역 위쪽의 활동을 누릅니다.
활동 종류에서 회의를 고릅니다.
회의 일정 잡기를 누르면 캘린더가 열립니다. 참석자에는 활동 담당자와 그 기록의 고객이 미리 들어가 있습니다.
날짜를 눌러 일정을 만들고 저장하면 원래 화면으로 돌아갑니다. 그 기록의 예정 활동에 회의가 들어갑니다.

활동 쓰는 법은 할 일을 활동으로 잡고 챙기기에 있습니다.

알아 둘 점

초대 메일은 일정을 저장하거나 Confirm을 누르는 순간 바로 나갑니다. 메일을 보내기 전에 날짜와 참석자를 한 번 더 확인합니다.
초대 메일은 앞으로 있을 일정에만 나갑니다. 지난 날짜로 일정을 적어 두면 참석자에게 메일이 가지 않습니다. 나 자신에게도 보내지 않습니다.
이미 초대한 일정의 시작 시간을 바꾸면 기존 참석자에게 일정 변경 메일이 나갑니다. 새로 추가한 참석자에게는 초대 메일이 나갑니다.
참석자에게 다시 연락하려면 일정 화면의 이메일을 눌러 참석자 전원에게 메일을 씁니다.
구글 캘린더나 Outlook 캘린더와 이어 쓰고 있으면 초대 메일은 그쪽 캘린더를 통해 나갑니다. 구글 캘린더 동기화, Outlook 캘린더 동기화