Outlook 캘린더와 일정 주고받기

캘린더 앱의 일정과 직원 각자의 Outlook 캘린더(Microsoft 365, Outlook.com)를 서로 맞춥니다. 한쪽에서 만들거나 고친 일정이 다른 쪽에도 들어갑니다. 회사 메일과 일정을 Microsoft 365로 쓰고 있을 때 켭니다.

이 설정이 영향을 주는 곳

위피스에서 처음 들어 있는 값

위피스에서는 이렇게 고릅니다

• 직원들이 Microsoft 365 회사 계정으로 메일과 일정을 쓰면 켜 두는 편이 편합니다. Outlook 앱과 휴대폰에서 같은 일정을 봅니다.
• 반복 회의가 많은 회사는 반복 일정을 모두 Outlook에서 만들어야 한다는 점을 먼저 직원들에게 알려 둡니다.
• 구글 캘린더와 Outlook 캘린더를 한 사람이 함께 연결하면 캘린더 앱 위쪽 연결 표시에는 한쪽만 나와 상태를 알기 어렵습니다. 회사에서 주로 쓰는 쪽 하나만 켭니다.

설정 순서

연결은 세 단계입니다. Microsoft에서 연결용 앱을 등록해 고객 ID와 비밀 값을 받고, 캘린더 설정에 넣고, 사용자마다 자기 계정을 연결합니다.

1. Microsoft에서 앱 등록하기

Microsoft Entra 관리 센터나 Azure 포털(portal.azure.com)에 관리자 계정으로 로그인해서 진행합니다. Microsoft 화면은 영어 이름으로 적었습니다.

1. App registrations에서 New registration을 누릅니다.
2. Name에 「회사 캘린더 연동」처럼 알아보기 쉬운 이름을 씁니다.
3. Supported account types에서 회사 계정과 개인 Microsoft 계정을 모두 받는 항목(Accounts in any organizational directory ... and personal Microsoft accounts)을 고릅니다. 연결 요청이 회사·개인 계정을 가리지 않는 공용 주소로 가기 때문에, 다른 항목을 고르면 연결이 되지 않을 수 있습니다.
4. Redirect URI에서 Web을 고르고, 회사 주소 뒤에 /microsoft_account/authentication 을 붙여 넣습니다. 예 https://mycompany.example.com/microsoft_account/authentication
5. Register를 누릅니다. 개요 화면의 Application (client) ID를 복사해 둡니다.
6. 왼쪽 Certificates & secrets에서 New client secret을 만듭니다. 만료 기간은 길게 고르는 편이 다시 연결하는 번거로움이 적습니다.
7. 만든 비밀의 Value를 바로 복사합니다. 이 화면을 떠나면 다시 볼 수 없습니다. 옆의 Secret ID가 아니라 Value를 복사해야 합니다.

회사 주소는 직원들이 로그인할 때 브라우저 주소창에 보이는 주소를 그대로 씁니다. 끝에 / 를 붙이지 않습니다.

2. 캘린더 설정에 넣기

1. 캘린더 → 설정 → 설정을 엽니다.
2. Outlook 캘린더를 체크하고 위쪽의 저장을 누릅니다. 모듈이 설치되고 화면이 다시 열립니다.
3. Outlook 캘린더 아래에 생긴 고객 ID 칸에 Application (client) ID를, Value 칸에 비밀 값을 붙여 넣습니다.
4. 저장을 누릅니다.

3. 사용자마다 자기 Microsoft 계정 연결하기

1. 캘린더 앱을 엽니다.
2. 위쪽 동기화 대상 옆의 아웃룩 단추를 누릅니다.
3. Microsoft 로그인 화면으로 넘어갑니다. 연결할 계정을 고르고 Accept(동의)를 누릅니다.
4. 캘린더 앱으로 돌아오면 단추 자리에 초록색 체크와 아웃룩이 보입니다. 이제 연결된 상태입니다.

이후에는 캘린더 앱을 열 때마다 동기화가 돌고, 앱을 열지 않아도 12시간마다 한 번씩 자동으로 맞춥니다.

동기화 멈추기와 다시 연결하기

• 잠깐 멈추기: 설정의 동기화 일시 중지를 체크하고 저장합니다. 모든 사용자의 동기화가 멈추고, 넣어 둔 값은 그대로 남습니다. 체크를 끄고 저장하면 다시 돕니다.
• 내 연결 끊기: 캘린더 앱 위쪽의 초록색 아웃룩 표시에 마우스를 올리면 동기화 중지가 보입니다. 누르면 내 계정 연결만 끊깁니다.
• 동기화가 꼬였을 때: 관리자가 설정 → 사용자 및 회사 → 사용자에서 해당 사용자를 열고 캘린더 탭의 계정 초기화를 누릅니다. 창에서 「Delete synced events from Odoo」를 켜면 그 사용자가 주최한 일정 가운데 Outlook과 동기화된 일정을 캘린더 앱에서만 지웁니다. Outlook의 일정은 그대로 남습니다. 끄면 일정은 그대로 두고 연결만 끊습니다. Continue를 누른 뒤, 그 사용자가 다시 아웃룩 단추로 연결합니다.

알아 둘 점

• 처음 연결하기 전에 캘린더 앱에 만든 일정은 Outlook으로 넘어가지 않습니다. 이 데이터베이스에서 누군가 처음 Outlook을 연결한 때를 기록해 두고, 그 뒤에 만든 일정만 Outlook으로 올립니다. 예전 일정으로 참석자에게 알림이 한꺼번에 가는 일을 막기 위해서입니다. 예전 일정이 Outlook에도 필요하면 Outlook에서 다시 만듭니다.
• Outlook에서 가져오는 일정은 앞뒤 1년치입니다. 오늘 기준 1년 전부터 1년 뒤까지가 대상입니다.
• 반복 일정은 Outlook에서 만듭니다. 연결된 상태에서 캘린더 앱에서 반복을 켜고 저장하면 「Outlook 캘린더 제한으로 인해 반복되는 일정은 Outlook 캘린더에서 직접 생성해야 합니다.」라는 메시지가 뜹니다. Outlook에서 만든 반복 일정은 캘린더 앱으로 들어오지만, 캘린더 앱에서는 고칠 수 없습니다.
• 주최자를 다른 사람으로 바꿀 때: 그 사람도 Outlook을 연결해 두었어야 하고, 참석자 목록에도 들어 있어야 저장됩니다.
• 처음에는 시험용 일정으로 나 혼자 참석자인 일정을 만들어 Outlook에 잘 들어가는지 확인해 보세요.
• Microsoft의 비밀 값에는 만료일이 있습니다. 만료되면 연결이 끊기므로, 새 비밀을 만들어 설정의 Value 칸을 바꿔 넣습니다.
• 회사 주소를 바꾸면 Microsoft 앱 등록의 Redirect URI도 새 주소로 고쳐야 연결이 됩니다.