고객에게 포털 접근 권한 주기

포털은 고객과 거래처가 로그인해서 자기 견적서, 주문, 청구서 같은 문서를 직접 보는 곳입니다. 연락처에 포털 접근 권한을 주면 그 사람에게 초대 메일이 가고, 비밀번호를 정한 뒤 로그인할 수 있습니다. 포털 사용자는 회사 안에서 일하는 사용자와 달리 업무 화면에는 들어오지 못하고 자기 문서만 봅니다.

시작하기 전에

• 포털 접근 권한을 주는 직원은 앱 권한의 「연락처」 칸이 「생성」이어야 합니다. 관리자는 직원마다 앱 권한 정하기에서 이 칸을 바꿀 수 있습니다.
• 받을 사람의 연락처에 이메일 주소가 있어야 합니다. 이메일 주소가 로그인 아이디가 됩니다.
• 초대 메일이 나가려면 회사 메일이 연결되어 있어야 합니다. 아래 「초대 메일이 가지 않을 때」를 함께 봅니다.

한 사람에게 권한 주기

1. 연락처 앱에서 권한을 줄 사람을 엽니다. 아직 없으면 신규로 만들고 이메일을 넣어 저장합니다.
2. 화면 위쪽의 톱니바퀴 아이콘(작업)을 누르고 포털 접근 권한 부여를 고릅니다.
3. 「포털 접근 권한 관리」 창이 열립니다. 줄마다 연락처, 이메일, 최근 인증(마지막으로 로그인한 때)이 보입니다.
4. 필요하면 창 위쪽 초대 메시지 칸에 인사말을 적습니다. 초대 메일 끝에 이 문구가 들어갑니다.
5. 그 사람 줄의 액세스 권한 부여를 누릅니다.
6. 닫기를 눌러 창을 닫습니다.

초대 메일을 받은 사람은 메일의 링크로 비밀번호를 정하고 로그인합니다. 로그인하면 업무 화면 대신 「내 계정」 화면이 열리고, 그 사람과 연결된 견적서·주문·청구서가 보입니다.

한 회사의 여러 사람에게 한꺼번에 주기

1. 연락처 앱에서 회사 연락처를 엽니다.
2. 톱니바퀴 아이콘(작업)에서 포털 접근 권한 부여를 고릅니다.
3. 창에 회사와 그 회사에 딸린 담당자들이 줄줄이 나옵니다. 권한을 줄 사람 줄마다 액세스 권한 부여를 누릅니다.

연락처 목록에서 여러 연락처의 왼쪽 칸을 체크한 뒤 톱니바퀴 아이콘(작업)에서 같은 메뉴를 골라도 됩니다.

창의 이메일 표시 읽기

이메일 칸 오른쪽의 아이콘이 그 줄에 권한을 줄 수 있는지 알려 줍니다.

창에서 이메일을 고친 뒤 권한을 주면 연락처의 이메일도 그 주소로 바뀝니다.

회사 안에서 일하는 사용자와 연결된 연락처에는 내부 사용자라고 회색으로 나옵니다. 이미 업무 화면을 쓰는 사람이라 포털 권한을 따로 줄 필요가 없습니다.

권한 거두기와 다시 초대하기

• 거래가 끝났거나 담당자가 바뀌었다면 같은 창에서 그 사람 줄의 액세스 권한 취소를 누릅니다. 그 사람은 더는 로그인할 수 없습니다. 연락처와 문서는 그대로 남습니다.
• 초대 메일을 잃어버렸다는 연락을 받으면 재초대를 눌러 메일을 다시 보냅니다.
• 권한을 거둔 사람에게 다시 액세스 권한 부여를 누르면 예전 포털 계정이 되살아납니다.

초대 메일이 가지 않을 때

위피스의 새 회사에는 메일 서버가 연결되어 있지 않아 초대 메일이 나가지 않습니다. 먼저 회사 메일 계정 연결을 마치거나, 링크를 직접 전달합니다.

1. 설정 → 사용자 및 회사 → 사용자를 엽니다.
2. 찾기 칸에 걸려 있는 「내부 사용자」 필터를 지우고 포털 사용자 필터를 고릅니다.
3. 그 사람을 열고 보안 탭의 비밀번호 재설정 링크 복사를 누릅니다.
4. 복사한 링크를 메신저 등으로 보냅니다. 받은 사람은 그 링크에서 비밀번호를 정합니다.

알아 둘 점

• 포털 사용자는 「활성 사용자」 수에 들어가지 않습니다.
• 포털에서는 그 사람이 속한 회사의 문서가 보입니다. 같은 회사 담당자끼리는 서로 회사 문서를 함께 봅니다. 다른 회사의 문서는 보이지 않습니다.
• 권한을 거둬도 보낸 견적서 메일의 링크처럼 문서마다 붙은 공유 링크는 계속 열립니다. 포털 로그인만 막힙니다.

이어서 볼 쪽

• 고객이 내 정보와 비밀번호를 직접 바꾸는 곳
• 함께 일할 사람을 사용자로 초대하고 관리하기
• 견적서를 만들어 고객에게 보내기