메일 그룹을 만들어 회원끼리 메일로 이야기 나누기

메일 그룹은 주소 하나(예: club@회사도메인)로 메일을 보내면 그룹 회원 모두에게 전달되는 메일링 리스트입니다. 고객 모임, 동호회, 협력사 공지방처럼 여러 사람이 같은 주제로 메일을 주고받을 때 씁니다. 방문자는 홈페이지에서 그룹에 가입하고 탈퇴합니다.

시작하기 전에

메일 그룹 모듈이 필요합니다. 처음에는 설치되어 있지 않습니다. 둘 중 한 방법으로 설치합니다.
- 앱을 열고 검색 칸의 「앱」 필터를 지운 뒤 「메일 그룹」을 검색해 활성화를 누릅니다. 홈페이지용 화면도 함께 설치됩니다.
- 홈페이지 편집 화면의 블록 목록에서 메일 및 채팅 그룹 블록을 쪽에 끌어다 놓고, 묻는 창에서 저장 및 설치를 누릅니다.
그룹을 만들고 관리하는 홈페이지 → 설정 메뉴는 역할이 「관리자」인 사람에게만 보입니다.
메일 서버를 먼저 연결해 둡니다. 보내는 서버가 없으면 회원에게 메일이 나가지 않고, 받는 서버와 별칭 도메인이 없으면 그룹 주소로 보낸 메일이 들어오지 않습니다. 순서는 회사 메일 계정을 연결해 메일 주고받기에 있습니다.
그룹 주소로 온 메일이 받는 서버로 연결한 메일함에 들어오도록 메일 서비스에서 맞춰 둡니다. 메일함이 erp@회사도메인 하나뿐이라면 메일 서비스의 별칭이나 전달 기능으로 club@회사도메인 메일을 그 메일함으로 보내게 합니다.

그룹 만들기

홈페이지 → 설정 → 메일보내기 목록 → 메일보내기 목록에서 신규를 누릅니다.
그룹명에 그룹 이름을 적습니다.
이메일 별칭의 @ 앞에 그룹 주소로 쓸 이름을 적고, @ 뒤에 회사 도메인을 고릅니다. 도메인이 목록에 없으면 아래의 사용자 지정 도메인 선택 또는 환경설정을 눌러 설정에서 별칭 도메인을 먼저 만듭니다.
설명에 그룹 소개를 적습니다. 홈페이지 그룹 목록에 함께 나옵니다.
메일을 검토한 뒤에 회원에게 보내려면 보통 칸을 체크합니다. 화면 이름이 「보통」으로 나오지만 「검토 후 보내기」라는 뜻입니다.
- 체크하면 그 아래 칸 이름이 중재자로 바뀌고, 지금 로그인한 사람이 중재자로 들어갑니다. 중재자는 그룹에 온 메일을 수락하거나 거부합니다.
- 체크하지 않으면 칸 이름이 담당자입니다. 그룹 주소로 온 메일은 바로 회원에게 갑니다.
- 중재자와 담당자는 사용자 연락처에 이메일 주소가 있어야 저장됩니다.
비공개 탭에서 누가 그룹을 보고 가입하는지 고릅니다.
- 전체: 홈페이지 방문자 누구나 그룹을 보고 가입합니다. 누구나 그룹 주소로 메일을 보낼 수 있습니다.
- 회원 전용: 이미 회원인 사람만 그룹을 보고, 회원 주소에서 온 메일만 받습니다. 회원은 담당자나 중재자가 넣어 줍니다.
- 선택한 사용자 그룹: 인증 그룹에 고른 권한을 가진 사용자만 그룹을 보고 메일을 보낼 수 있습니다. 사내 직원 전용 그룹에 씁니다.
보통을 체크했다면 회원 알림 탭이 보입니다. 자동 알림을 켜고 알림 메시지를 적으면, 메일을 보낸 사람에게 「검토 중」 안내 메일이 바로 나갑니다.
새 회원에게 그룹 이용 규칙을 보내려면 지침 탭에서 신규 회원에게 가이드라인 보내기를 켜고 지침에 내용을 적습니다. 가입할 때마다 그 회원에게 자동으로 나갑니다.
위쪽의 저장 아이콘을 누릅니다.

홈페이지에 그룹 걸기

그룹 목록은 홈페이지 주소 뒤 /groups 쪽에 저절로 생깁니다. 메뉴에는 들어가 있지 않으니 방문자가 찾을 수 있게 둘 중 하나를 합니다.

메뉴 편집기에서 /groups 주소로 메뉴를 하나 만듭니다.
원하는 쪽에 메일 및 채팅 그룹 블록을 넣고, 오른쪽 블록 설정의 목록에서 그룹을 고릅니다. 이메일 칸과 구독 단추가 나옵니다.

그룹 화면 오른쪽 위의 웹사이트로 이동 단추를 누르면 그 그룹의 홈페이지 쪽이 열립니다.

가입하고 탈퇴하기

방문자: /groups 쪽이나 블록에서 이메일을 넣고 구독을 누릅니다. 로그인하지 않은 방문자에게는 확인 메일이 가고, 메일 안의 링크를 눌러야 가입이 끝납니다. 로그인한 사람은 바로 가입됩니다. 탈퇴는 같은 자리의 구독 취소로 합니다.
직원: 홈페이지 → 설정 → 메일보내기 목록 → 메일보내기 목록에서 그룹 카드의 참여, 나가기를 누릅니다.
회원이 받는 그룹 메일 아래쪽에는 그룹 쪽 링크와 탈퇴 링크가 붙어 있습니다.
담당자와 중재자는 그룹 화면 위쪽의 회원 단추에서 회원 목록을 보고, 신규로 줄을 더하거나 줄을 지워 뺍니다.

그룹에 메일 보내기

회원은 평소 쓰는 메일 프로그램에서 그룹 주소로 메일을 보냅니다. 그룹 메일에 답장하면 같은 이야기 줄에 이어집니다. 보낸 사람 자신에게는 그 메일이 다시 오지 않습니다.
담당자와 중재자는 그룹 화면 위쪽의 이메일 단추를 누르고 신규로 메일을 쓸 수도 있습니다. 제목과 본문을 채우고 저장한 뒤 위쪽의 보내기를 누릅니다. 검토하는 그룹이면 수락을 눌러야 회원에게 나갑니다.

검토하는 그룹의 메일 처리하기

보통을 체크한 그룹은 메일이 와도 바로 나가지 않고 「중재를 위해 대기 중」 상태로 쌓입니다. 기다리는 메일이 있으면 중재자에게 하루 한 번 「메시지가 검토 대기 중입니다.」 알림이 갑니다.

그룹 화면 위쪽의 검토하기 단추를 누릅니다. 기다리는 메일이 있을 때만 보입니다.
줄마다 끝에 있는 단추로 처리합니다. 메일을 열어 본문을 보고 위쪽 단추로 처리해도 됩니다.
- 수락: 회원 모두에게 보냅니다.
- 거부: 보내지 않습니다. 창이 열리면 본문을 비워 둔 채 알림 거부를 누르면 보낸 사람에게 알리지 않고, 거부 까닭을 적으면 단추가 전송 및 거부로 바뀌어 그 내용을 보낸 사람에게 보냅니다.
- 화이트리스트: 이 주소를 「항상 허용」으로 등록합니다. 이 사람이 보내 둔 다른 대기 메일도 함께 수락되고, 앞으로 보내는 메일은 검토 없이 나갑니다.
- 금지: 이 주소를 「영구 금지」로 등록합니다. 이 사람의 대기 메일은 모두 거부되고, 앞으로 보내는 메일도 저절로 거부됩니다. 창에서 본문을 적으면 전송 및 차단으로 까닭을 알릴 수 있습니다.

주소별 규칙 미리 정하기

메일이 오기 전에 주소를 허용하거나 막아 두려면 홈페이지 → 설정 → 메일보내기 목록 → 중재 규칙에서 신규를 누릅니다. 그룹, 이메일을 적고 상태를 「항상 허용」이나 「영구 금지」로 고릅니다. 처음 값은 「영구 금지」입니다. 그룹마다 등록된 규칙은 그룹 화면의 중재 단추에서도 봅니다.

알아 둘 점

그룹에서 오간 메일은 홈페이지 그룹 쪽에 달별로 쌓여 보입니다. 전체로 연 그룹은 로그인하지 않은 방문자도 메일 내용을 읽을 수 있습니다. 거부한 메일은 나오지 않습니다. 밖에 보이면 안 되는 이야기는 회원 전용이나 선택한 사용자 그룹으로 엽니다.
회원 수만큼 메일이 나갑니다. 연결한 메일 서비스에 하루 보내기 한도가 있다면 회원 수와 메일 양을 그 한도 안에서 맞춥니다.
메일 그룹은 이메일 마케팅 앱의 수신자 목록과 다릅니다. 회사가 일방으로 보내는 소식지라면 이메일 마케팅을 씁니다.