프로젝트를 만들고 기본 설정하기

프로젝트는 한 가지 일을 끝내기 위한 작업을 모아 두는 곳입니다. 작업은 「신규」, 「진행 중」, 「완료」 같은 단계별 열에 카드로 놓이고, 일이 나아가면 카드를 옆 열로 옮깁니다. 이 쪽은 프로젝트를 처음 만들고 이름, 담당자, 공개 범위 같은 기본값을 정하는 순서입니다.

시작하기 전에

• 프로젝트를 만들고 설정을 고치려면 「프로젝트 / 관리자」 권한이 필요합니다. 「프로젝트 / 사용자」 권한만 있으면 작업은 다루지만 프로젝트 자체는 고치지 못하고, 보고와 설정 메뉴도 보이지 않습니다.
• 고객에게 청구할 프로젝트라면 판매 앱도 함께 쓰는 편이 좋습니다. 판매 주문에서 프로젝트를 만들면 고객과 판매 주문이 저절로 이어집니다.

프로젝트 만들기

1. 프로젝트 → 프로젝트에서 신규를 누릅니다. 프로젝트 템플릿이 하나라도 있으면 신규가 펼침 단추로 바뀌므로 새 프로젝트를 고릅니다.
2. 작은 창에서 이름을 적습니다. 「OO카페 인테리어 공사」처럼 무슨 일인지 알 수 있게 짓습니다.
3. 필요하면 나머지 칸을 채웁니다.
   • 고객: 이 일을 맡긴 고객입니다. 고르면 프로젝트가 청구 가능한 프로젝트가 됩니다.
   • 계획일: 시작일과 끝나는 날을 고릅니다. 둘 중 하나를 넣으면 나머지도 넣어야 합니다.
   • 프로젝트 이메일: 이 주소로 메일이 오면 작업이 저절로 만들어집니다. 자세한 내용은 작업 만들기에 있습니다.
4. 프로젝트 생성을 누릅니다.
5. 새 프로젝트의 작업 화면이 열립니다. 이 창으로 만든 프로젝트에는 단계가 하나도 없으므로 열 이름을 넣어 단계부터 만듭니다. 순서는 작업 단계와 상태로 진행 관리하기에 있습니다.

프로젝트 카드 메뉴

프로젝트 → 프로젝트 화면에서 카드에 마우스를 올리면 오른쪽 위에 세로 점 세 개 아이콘이 보입니다. 누르면 아래 메뉴가 열립니다.

카드 이름 앞의 별을 누르면 즐겨찾기가 됩니다. 즐겨찾기 프로젝트는 목록 앞쪽에 놓이고, 검색 창의 내 즐겨찾기 필터로 모아 볼 수 있습니다. 카드 아래쪽 시계 아이콘에서는 이 프로젝트에 전화, 회의 같은 활동을 예약합니다. 활동은 할 일을 활동으로 잡고 챙기기에 설명이 있습니다.

프로젝트 설정 화면

카드 메뉴의 설정을 누르면 프로젝트 화면이 열립니다. 위쪽에서 기본 정보를 고칩니다.

• 고객: 청구 가능 프로젝트에만 보입니다.
• 태그: 프로젝트를 묶어 찾을 때 씁니다.
• 프로젝트 관리자: 처음에는 프로젝트를 만든 사람이 들어 있습니다.
• 계획일: 시작일과 끝나는 날입니다.

설정 탭에서는 아래 칸을 정합니다.

공개 범위 고르기

처음 값은 모든 내부 사용자 및 초대받은 포털 사용자입니다.

앞의 두 선택은 화면에 영어로 나옵니다. 둘 중 하나를 고르면 팀원 칸이 나타나니 함께 일할 직원을 넣습니다.

바깥 사람 초대하기

고객이나 협력업체가 작업을 직접 보게 하려면 공개 범위를 포털 사용자를 허용하는 값으로 두고 초대합니다.

1. 카드 메뉴에서 프로젝트 공유를 누릅니다.
2. 항목 추가를 누르고 공동작업자에서 연락처를 고릅니다. 회사 직원이 아닌 연락처만 고를 수 있습니다.
3. Access 칸에서 권한을 고릅니다.
   • 화면: 작업을 보고 메시지를 남깁니다.
   • 편집: 작업을 만들고 고칩니다.
   • Advanced Edit: 편집에 더해 우선순위를 바꾸고 작업을 다른 단계로 옮깁니다.
4. 메일로 알리려면 초대장 전송을 체크합니다.
5. 프로젝트 공유를 누릅니다.

관련 문서 단추로 연결된 기록 보기

프로젝트의 작업 화면 오른쪽 위, 화면 바꾸기 단추 옆에 조절 아이콘(관련 문서 보기)이 있습니다. 누르면 검색 창 위에 단추 줄이 펼쳐지고, 이 프로젝트에 이어진 기록을 앱을 오가지 않고 엽니다.

1. 단추 줄 끝의 조절 아이콘을 눌러 보일 단추를 고릅니다. 업데이트, 마일스톤, 작업 기록, 판매 주문, 청구서, 구매 주문, 경비, 이익, 번다운 차트 같은 단추가 있고, 프로젝트 설정과 설치한 앱에 따라 목록이 달라집니다.
2. 단추를 누르면 해당 목록이 열립니다. 작업 단추를 누르면 작업 화면으로 돌아옵니다.
3. 자주 쓰는 검색 조건이 있으면 그 화면에서 필터를 건 뒤 조절 아이콘의 보기 저장으로 단추를 하나 더 만듭니다. 공유됨을 체크하면 다른 사용자에게도 그 단추가 보입니다.

이 단추 줄은 휴대폰처럼 좁은 화면에서는 보이지 않습니다.

알아 둘 점

• 프로젝트 하나에서 반복되는 작업, 작업 종속성, 마일스톤을 켜면, 그 기능의 메뉴와 칸이 모든 직원 화면에 나타납니다. 이 기능을 쓰는 프로젝트가 하나도 없게 되면 다시 숨겨집니다.
• 공개 범위를 Team members only나 전체 내부 사용자로 바꾸면 프로젝트 공유 메뉴가 사라지고, 이미 초대한 공동작업자 목록도 지워집니다. 다시 포털 사용자를 허용하는 값으로 돌려도 공동작업자는 새로 초대해야 합니다.
• 고객이 정해진 프로젝트를 포털 사용자를 허용하는 공개 범위로 바꾸면, 그 고객이 화면 권한의 공동작업자로 저절로 들어갑니다.
• 작업 기록 앱을 쓰면 작업 기록이 켜진 새 프로젝트마다 분석 계정이 저절로 만들어집니다. 프로젝트의 비용과 매출은 이 계정에 모입니다.
• 프로젝트를 지우기보다 보관하는 편이 안전합니다. 보관한 프로젝트는 목록에서 숨겨지고 작업 기록은 남습니다.

이어서 볼 쪽

• 작업 단계와 상태로 진행 관리하기
• 작업 만들기
• 프로젝트 진행 상황을 업데이트로 남기기
• 비슷한 프로젝트를 템플릿으로 빨리 만들기