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위피스 설명서
직원에게 내준 장비 기록하기
노트북, 휴대폰, 모니터처럼 회사가 직원에게 내준 물건을 직원별로 기록해 두는 방법입니다. 누가 무엇을 쓰고 있는지, 일련번호와 보증 기간은 어떻게 되는지 한곳에서 봅니다. 새 직원에게 장비를 줄 때, 장비를 다른 사람에게 넘길 때 씁니다.
시작하기 전에
- 유지보수 앱을 설치해야 합니다. 설치하면 임직원 관리와 유지보수를 잇는 모듈이 함께 깔리고, 직원 화면에 장비 버튼이 생깁니다. 앱 설치는 앱 설치하고 지우기를 봅니다.
- 임직원 관리 권한이 「담당자: 모든 직원 관리」 이상인 사용자는 장비도 관리할 수 있습니다. 따로 유지보수 권한을 주지 않아도 됩니다.
직원이 가진 장비 보기
- 임직원 관리 앱에서 직원 카드를 엽니다.
- 화면 위쪽의 장비 버튼을 누릅니다. 버튼의 숫자가 이 직원에게 지정된 장비 수입니다.
- 이 직원의 장비가 카드로 나옵니다. 카드에는 장비 이름과 모델, 일련번호, 사용하는 직원이 보이고, 진행 중인 유지보수 요청이 있으면 카드 아래에 표시됩니다.
직원에게 장비 추가하기
- 직원 화면에서 장비 버튼을 누르고, 장비 목록에서 신규를 누릅니다.
- 빈 장비 양식이 열립니다. 사용자 칸은 「임직원」으로, 임직원 칸은 지금 보던 직원으로 이미 채워져 있습니다.
- 맨 위 이름 칸에 장비 이름(예 「업무용 노트북」)을 적습니다.
- 필요하면 장비 카테고리를 고릅니다.
- 제품 정보 탭에 공급업체, 모델, 일련번호, 비용, 보증 유효기간을 적습니다. 일련번호는 없어도 저장됩니다.
- 저장합니다.
장비 양식의 나머지 칸과 유지보수 요청은 새 장비 등록하기에서 다룹니다.
같은 장비를 여러 대 등록할 때
같은 모델의 노트북을 여러 직원에게 나눠 줬다면 하나를 다 적은 뒤 복사해서 쓰는 편이 빠릅니다.
- 다 적은 장비 화면에서 위쪽의 톱니바퀴 아이콘을 누르고 복사를 고릅니다.
- 같은 내용이 채워진 새 장비가 열립니다. 일련번호만 비어 있습니다.
- 새 일련번호를 적고 임직원 칸을 그 장비를 받을 직원으로 바꾼 뒤 저장합니다.
회사 전체 장비 보기와 담당자 바꾸기
- 유지보수 → 장비를 엽니다. 직원 화면의 장비 버튼으로 들어왔다면 찾기 칸의 직원 조건을 지우면 같은 화면이 됩니다.
- 찾기 칸의 아래 화살표를 눌러 그룹별에서 임직원을 고릅니다. 장비가 직원별 열로 나뉩니다. 부서에 지정한 장비를 보려면 부서로 묶습니다.
- 장비 카드를 다른 직원의 열로 끌어다 놓으면 그 직원에게 넘어갑니다.
알아 둘 점
- 사용자 칸에서 「임직원」을 고르면 장비가 한 사람에게, 「부서」를 고르면 부서에 지정됩니다. 「Other」를 고르면 직원과 부서를 둘 다 적을 수 있습니다.
- 장비를 받은 직원에게 로그인 사용자가 있으면 그 사용자가 장비의 팔로워로 들어가 장비 기록의 알림을 받습니다. 부서에 지정하면 부서 관리자가 팔로워가 됩니다.
- 같은 일련번호를 두 장비에 쓸 수 없습니다. 저장할 때 「이 일련번호가 있는 자산이 이미 있습니다!」가 뜨면 이미 등록된 장비를 찾아봅니다.
- 직원의 고용 종료를 처리하면 그 직원에게 지정된 장비가 모두 지정 해제되고, 직원과 장비 기록에 그 사실이 남습니다. 직원을 그냥 보관하면 장비는 그대로 지정되어 있습니다. 자세한 것은 퇴사하는 직원 정리하기에 있습니다.