일반 설정 중 「권한」 묶음 살펴보기

「권한」 묶음은 로그인과 계정 보안, 새로 만드는 사용자의 처음 권한을 정합니다. 이 쪽에서는 아래 다섯 칸을 설명합니다. 같은 묶음의 가져오기 및 내보내기는 데이터 가져오기·내보내기 쪽에서 다룹니다. 체크하는 칸은 바꾼 뒤 위쪽 저장을 눌러야 적용됩니다.

비밀번호 재설정

로그인 화면에 비밀번호 재설정 링크를 보여 줄지 정합니다. 처음에는 켜져 있습니다.

켜 두면 비밀번호를 잊은 사람이 링크를 누르고 자기 이메일(로그인 아이디)을 넣어 재설정 메일을 받습니다. 메일 속 링크는 4시간 동안 쓸 수 있습니다. 직원과 고객 포털 사용자 모두 같은 링크를 씁니다.

끄면 로그인 화면에서 링크가 사라지고, 재설정 화면 주소를 직접 열어도 열리지 않습니다. 이때도 관리자는 설정 → 사용자 및 회사 → 사용자에서 그 사람을 열고 보안 탭에서 도와줄 수 있습니다.

• 비밀번호 초기화 전송: 재설정 메일을 그 사람에게 보냅니다. 한 번이라도 로그인한 사용자에게만 보입니다.
• 비밀번호 재설정 링크 복사: 재설정 링크를 복사합니다. 메신저 등으로 직접 전해 줄 때 씁니다.

위피스에서는 켠 채로 둡니다. 재설정 메일은 메일이 나가야 받을 수 있습니다. 위피스의 새 회사에는 메일 서버가 연결되어 있지 않으니, 회사 메일 계정 연결을 마치기 전에는 관리자가 비밀번호 재설정 링크 복사로 링크를 전해 줍니다.

기본 사용 권한

새로 만드는 내부 사용자가 처음부터 받을 권한을 정합니다. 기본 사용 권한 링크를 누르면 「신규 사용자 기본 그룹 편집」 창이 열리고, 앱마다 줄 권한을 고를 수 있습니다.

여기서 정한 권한은 사용자를 새로 만들 때만 붙습니다. 이미 있는 사용자의 권한은 바뀌지 않으니, 그 사람의 사용자 화면에서 따로 고칩니다.

위피스의 새 회사에서는 처음에 비어 있습니다. 그래서 새 사용자는 앱 권한 없이 시작하고, 관리자가 사람마다 권한을 줍니다. 휴가, 근태 관리, 점심, POS 앱을 설치하면 그 앱이 직원용 기본 권한(예: 자기 휴가 신청, 자기 출퇴근 기록)을 이 목록에 스스로 넣습니다.

위피스에서는 모든 직원이 똑같이 쓰는 권한만 여기에 넣습니다. 예를 들어 직원 모두가 할 일이나 프로젝트를 쓴다면 그 앱의 사용자 권한을 넣어 둡니다. 판매나 회계 관리자처럼 사람마다 다른 권한은 넣지 않고 직원마다 앱 권한 정하기에서 줍니다.

API 키

다른 프로그램이 이 회사 데이터에 접속할 때 쓰는 열쇠를 관리합니다. API 키 관리를 누르면 회사 안의 API 키 목록이 열립니다. 목록에는 사용자, 설명, 범위, 만든 날이 보이고, 줄 끝의 휴지통 단추로 키를 지울 수 있습니다. 지운 키로는 바로 접속할 수 없게 됩니다.

API 키는 각 사용자가 자기 계정에서 만듭니다.

1. 오른쪽 위 내 사진을 누르고 내 추가 설정을 고릅니다.
2. 보안 탭의 「API 키」 줄에서 Create API Key를 누릅니다.
3. 비밀번호를 한 번 더 넣습니다.
4. 키 이름과 만료 기간을 고르고 Create Key를 누릅니다.
5. 나온 키를 복사해 둡니다. 이 창을 닫으면 다시 볼 수 없습니다.

관리자는 만료 없는 키(Never)를 만들 수 있고, 다른 사용자는 만료 기간을 꼭 정해야 합니다. 포털 사용자는 키를 만들 수 없습니다.

위피스에서는 다른 프로그램과 이어 쓸 일이 없으면 키를 만들지 않습니다. 직원이 그만두거나 연결을 끊은 프로그램이 있으면 API 키 관리에서 그 키를 지웁니다.

2단계 인증 적용

인증 앱을 등록하지 않은 사용자에게도 로그인할 때 이메일로 6자리 코드를 받게 합니다. 처음에는 꺼져 있습니다. 켜면 적용할 범위를 고릅니다.

• 직원 전용: 회사 안에서 일하는 사용자에게만 적용합니다. 켤 때 이 값이 먼저 골라집니다.
• 모든 사용자: 고객 포털 사용자까지 적용합니다.

코드는 한 시간 안에 써야 합니다. 인증 앱을 이미 등록한 사람은 메일 대신 앱의 코드로 로그인합니다. 적용을 받는 사람은 다른 프로그램에서 접속할 때 비밀번호 대신 API 키를 써야 합니다.

위피스에서는 메일이 나가는 회사라면 직원 전용으로 켜기를 권합니다. 메일 서버가 연결되지 않은 채로 켜면 인증 앱이 없는 사람은 코드를 받지 못해 로그인할 수 없습니다. 켜기 전 준비와 인증 앱 등록 순서는 2단계 인증 쪽에 있습니다.

효과 표시

축하할 일이 있을 때 화면 가운데에 웃는 얼굴과 무지개 그림을 띄웁니다. CRM에서 영업 기회를 성사로 처리할 때 같은 순간입니다. 처음에는 켜져 있습니다. 개발자 모드를 켜야 이 칸이 보입니다.

끄면 그림 대신 같은 문구가 화면 구석의 짧은 알림으로 나옵니다. 기능에는 차이가 없으니 취향대로 고릅니다.

알아 둘 점

• 기본 사용 권한은 바꿔도 이미 있는 사용자에게 소급되지 않습니다. 새 사용자를 여러 명 초대하기 전에 먼저 정해 두면 손이 덜 갑니다.
• 2단계 인증 적용을 켜기 전에 관리자 본인이 인증 앱을 등록하거나 메일이 나가는지 확인합니다. 그렇지 않으면 관리자도 로그인하지 못할 수 있습니다.