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위피스 설명서

청구서 번호가 매겨지는 방식 알고 바꾸기

청구서는 승인을 누르는 순간 번호를 받습니다. 처음에는 INV/2026/00001처럼 「분개장 접두사/연도/일련번호」 모양이고, 해가 바뀌면 일련번호가 다시 1부터 시작합니다. 이 쪽은 번호가 붙는 규칙과, 번호 모양을 바꾸거나 여러 청구서의 번호를 한꺼번에 다시 매기는 순서를 다룹니다.

시작하기 전에

  • 번호 모양을 바꾸는 일은 초안 상태의 청구서에서만 할 수 있습니다.
  • 여러 청구서의 번호를 다시 매기는 재정렬은 개발자 모드를 켜야 보이고, 사용자 화면의 회계 권한이 관리자인 사람만 쓸 수 있습니다. 개발자 모드를 켜고 끄기, 직원마다 앱 권한 정하기

번호가 붙는 규칙

  • 새로 만든 청구서는 번호 자리에 「초안」만 보입니다. 번호는 승인할 때 그 분개장의 다음 번호로 매겨집니다.
  • 맨 앞부분은 판매 분개장의 순서 접두사입니다. 위피스에서는 판매 분개장 접두사가 INV라서 INV/2026/00001이 됩니다.
  • 연도는 청구서의 회계 날짜에서 가져옵니다. 회계 날짜는 따로 고치지 않으면 청구일과 같습니다. 12월 31일 날짜의 청구서는 그해 번호를, 1월 1일 날짜의 청구서는 새해 번호를 받습니다.
  • 환불은 따로 번호를 씁니다. 판매 분개장의 환불 자체 연번이 켜져 있어서 RINV/2026/00001처럼 앞에 R이 붙고, 청구서 번호와 섞이지 않습니다.
  • 한 번 승인한 청구서는 초안으로 되돌려도 번호를 그대로 가지고 있습니다. 다시 승인하면 같은 번호로 돌아갑니다.

번호 모양 바꾸기

번호 모양은 「지금까지 쓴 마지막 번호」를 보고 정해집니다. 마지막 번호를 원하는 모양으로 고쳐 두면 다음 청구서부터 그 모양을 따라갑니다.

그해 첫 청구서에서 바꾸기

분개장에 그해 승인한 청구서가 아직 없으면, 새 청구서의 번호 칸에 다음 번호가 흐리게 미리 보이고 직접 고칠 수 있습니다.

  1. 회계 → 고객 → 청구서에서 신규를 누릅니다.
  2. 제목 자리의 번호 칸에 원하는 모양으로 번호를 적습니다. 예를 들어 달마다 1부터 다시 세고 싶으면 INV/2026/10/0001처럼 월을 넣습니다.
  3. 청구서 내용을 채우고 승인합니다.

이미 쓰고 있는 번호에서 바꾸기

  1. 회계 → 고객 → 청구서에서 가장 마지막에 승인한 청구서를 엽니다.
  2. 초안으로 되돌리기를 누릅니다.
  3. 번호 칸을 원하는 모양으로 고칩니다. 모양이 달라지면 「순서 형식이 변경되었습니다.」 안내가 뜨고, 앞으로 번호를 달마다 다시 셀지, 해마다 다시 셀지, 계속 이어 셀지를 알려 줍니다.
  4. 안내를 확인하고 승인합니다. 다음 청구서부터 새 모양으로 번호가 이어집니다.

번호 모양에 따라 다시 1부터 세는 시점이 이렇게 정해집니다.

번호 예 1부터 다시 세는 때
INV/2026/00001 해마다
INV/2026/10/0001 달마다
INV/00001 다시 세지 않고 계속 이어짐

여러 청구서 번호를 한꺼번에 다시 매기기

쓰던 프로그램에서 청구서를 옮겨 와 번호를 이어 붙여야 할 때처럼, 이미 승인한 청구서 여러 장의 번호를 새로 매겨야 할 때 씁니다.

  1. 개발자 모드를 켭니다.
  2. 회계 → 고객 → 청구서 목록에서 번호를 다시 매길 청구서의 왼쪽 칸을 체크합니다. 같은 분개장의 청구서만 고르고, 청구서와 환불을 함께 고르지 않습니다.
  3. 위쪽 톱니바퀴 아이콘(작업)에서 재정렬을 고릅니다.
  4. 창에서 순서를 정합니다.
    • 현재 주문 유지: 지금 번호 순서를 그대로 두고 번호만 새로 매깁니다.
    • 회계 기입일 순으로 재정렬: 회계 날짜가 빠른 청구서부터 번호를 매깁니다.
  5. 첫 번째 신규 연번에 새 번호의 시작을 적습니다. 처음에는 고른 청구서 가운데 가장 작은 번호가 들어 있습니다.
  6. 수정사항 미리보기에서 바뀔 번호를 확인하고 승인을 누릅니다.

알아 둘 점

  • 번호의 연도나 월이 청구서의 회계 날짜와 맞지 않으면 저장되지 않습니다. 2027년 날짜의 청구서에 INV/2026/... 번호를 붙일 수 없습니다.
  • 지금 가장 큰 번호보다 작은 번호를 적으면 번호 칸 위에 「현재 최고 수치 ... 더 큰 숫자를 입력해야 합니다」 경고가 나옵니다. 같은 분개장 안에서 같은 번호는 두 번 쓸 수 없습니다.
  • 승인한 청구서는 지울 수 없고, 초안으로 되돌린 뒤에야 지우거나 취소할 수 있습니다. 번호를 받았던 청구서는 그 번호가 분개장의 마지막 번호일 때만 지울 수 있으니, 중간 번호라면 지우지 말고 취소합니다. 회계 권한이 관리자인 사용자는 지울 수 있지만 번호에 빈자리가 생깁니다.
  • 번호를 받은 청구서를 지우거나 취소하거나 초안으로 둔 채 두면 회계 → 현황판의 판매 분개장 카드에 「불규칙한 시퀀스」가 나옵니다. 눌러서 어느 청구서 때문인지 확인합니다.
  • 번호를 바꾼 기록은 청구서 아래 기록란에 남습니다.
  • 청구서 번호는 회사 안에서 쓰는 번호입니다. 국세청 전자세금계산서 승인번호와는 다릅니다.
  • 초안마다 번호를 손으로 적어야 한다면 설정 → 청구서 발행 → 회계법인 모드 → 문서 번호 수정 가능을 켭니다. 켜면 생기는 차이는 청구서 발행 설정 중 「회계법인 모드」 묶음 살펴보기에 있습니다.

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