경비 품목 만들고 비용 계정과 세금 정해 두기

직원이 경비를 올릴 때 「식대」, 「출장비 & 숙박비」처럼 무엇에 쓴 돈인지 고르는 항목이 경비 품목입니다. 경비 품목에 비용 계정과 매입 세금을 정해 두면 경비를 올릴 때마다 그 값이 따라 들어가고, 회계 장부에도 그 계정으로 기록됩니다. 경비 앱을 처음 켠 뒤, 그리고 새 종류의 경비가 생길 때 손봅니다.

시작하기 전에

• 앱에서 「경비」를 찾아 설치합니다. 판매 앱이 설치되어 있으면 경비를 고객에게 다시 청구하는 기능도 함께 켜집니다.
• 경비 품목 메뉴는 경비 권한이 「관리자」인 사용자에게만 보입니다. 권한은 직원마다 앱 권한 정하기에서 정합니다.

처음 들어 있는 경비 품목

경비 → 설정 → Expense Products를 엽니다. 이 메뉴 이름은 아직 번역되지 않아 영어로 보입니다. 경비 앱을 설치하면 아래 6개가 들어 있습니다.

목록에는 참조, 노트(가이드라인), 판매 가격, 원가, 매입 세금 칸이 보입니다. 쓰지 않을 품목은 열어서 보관합니다.

경비 품목 만들기

1. 경비 → 설정 → Expense Products에서 신규를 누릅니다. 고칠 때는 목록에서 품목을 엽니다.
2. 품목명에 직원이 고를 이름을 적습니다. 예를 들어 「택시비」, 「주차비」, 「사무용품」입니다.
3. 원가를 정합니다.
   • 0으로 두면 직원이 경비를 올릴 때 영수증 금액을 그대로 적습니다. 식대나 택시비처럼 매번 금액이 다른 경비에 맞습니다.
   • 금액을 적으면 그 금액이 단가로 고정되고 직원은 수량만 적습니다. 원가 옆에 단위를 고르는 칸이 나타납니다. 자가용 운행 1km당 지원금이나 하루 출장 일비처럼 회사가 정한 금액을 줄 때 씁니다.
4. 참조에 짧은 코드를 적습니다. 직원이 이메일로 경비를 올릴 때 제목 첫 단어로 이 코드를 씁니다.
5. 카테고리는 품목을 묶어 보는 품목 카테고리입니다. 비용 계정을 비워 두면 카테고리의 비용 계정이 쓰입니다.
6. 가이드라인에 직원이 알아야 할 규칙을 적습니다. 예를 들어 「평일 점심, 1인 1만 원까지」입니다. 경비 화면에서 품목을 고르면 그 아래에 기울인 글씨로 보입니다.
7. 비용 계정과 매입 세금을 고릅니다. 고르는 법은 아래 두 절에 있습니다. 비용 계정 칸은 회계 권한에 따라 보이지 않을 수 있습니다.
8. 저장합니다.

비용 계정 고르기

경비가 회계에 기록될 때 쓰이는 계정은 이 순서로 정해집니다.

1. 경비 품목의 비용 계정
2. 비어 있으면 품목 카테고리의 비용 계정
3. 그것도 비어 있으면 회사의 기본 비용 계정

한국 계정과목표를 쓰는 회사는 회사의 기본 비용 계정과 「비용 관리」 카테고리의 비용 계정이 모두 451000 상품매출원가입니다. 처음 들어 있는 경비 품목 6개는 「비용 관리」 카테고리에 있고 비용 계정이 비어 있어서, 그대로 쓰면 식대나 교통비가 상품매출원가로 기록됩니다. 경비 품목마다 판매비와관리비 계정을 정해 둡니다.

위피스에서는 이렇게 고릅니다.

이미 올라온 경비는 회계 전표가 초안일 때 회계 담당자가 전표 내역에서 계정을 바꿀 수 있습니다. 계정과목 전체는 한국 계정과목표 살펴보기에 있습니다.

매입 세금 고르기

직원이 경비에 적는 금액은 부가세가 들어간 영수증 금액입니다. 경비에서는 세금 설정과 상관없이 금액 안에 세금이 들어 있다고 보고 계산합니다. 매입 세금을 「부가세 10%」로 정한 품목에 11,000원을 적으면 공급가액 10,000원과 세액 1,000원으로 나뉩니다.

• 매입세액을 공제받는 경비(세금계산서, 사업용 신용카드, 현금영수증을 받은 경비)는 「부가세 10%」를 고릅니다.
• 접대비처럼 공제받지 못하는 경비는 「부가세 10% (불공제)」를 고릅니다. 세액이 따로 쌓이지 않고 비용에 더해집니다.
• 부가세가 없는 경비는 비워 둡니다.

이 메뉴에서 새로 만드는 경비 품목은 매입 세금이 비어 있는 채로 시작합니다. 처음 들어 있는 6개는 목록의 매입 세금 칸에서 지금 값을 확인합니다. 세금마다 신고서의 어느 칸에 모이는지는 한국 세금 살펴보기에 있습니다.

직무별 한도 정하기

품목 화면 아래 Limits 묶음에서 직무마다 한 건에 돌려줄 수 있는 최대 금액을 정합니다. 이 묶음과 칸 이름은 아직 영어로 보입니다.

1. Limits 아래 줄을 추가합니다.
2. Job Positions에 직무를 고르고 Limit에 금액을 적습니다. 직무를 비워 둔 줄은 모든 직무에 쓰이는 기본 한도이고, 품목 하나에 하나만 둘 수 있습니다.
3. 저장합니다.

직원 화면의 직무가 한도와 맞춰집니다. 직원이 낸 경비가 한도를 넘으면 직원에게는 다 돌려받지 못할 수 있다는 경고가, 결재자에게는 한도를 넘었다는 경고와 Cap Reimbursement to Policy 단추가 보입니다. 결재자가 이 단추를 누르면 경비가 한도 금액과 넘는 금액 두 건으로 나뉘어, 한도 금액은 결재되고 넘는 금액은 반려됩니다. 회사가 직접 낸 경비에는 한도가 적용되지 않습니다.

고객에게 다시 청구할지 정하기

판매 앱이 설치되어 있으면 품목 화면에 청구서 발행 묶음이 있습니다. 청구서 재발행 비용에서 고릅니다.

• 없음: 이 품목의 경비는 고객에게 청구하지 않습니다.
• 실경비 기준: 회계에 기록된 금액 그대로 판매 주문에 더합니다.
• 판매가 기준: 품목의 판매 가격으로 판매 주문에 더합니다. 고르면 원가 위에 판매 가격 칸이 나타납니다.

없음이 아니면 고객에게 붙일 매출 세금 칸도 보입니다. 이 메뉴에서 새로 만드는 품목은 「실경비 기준」이 처음 값입니다. 다시 청구하는 순서는 고객 일로 쓴 경비를 고객에게 다시 청구하기에 있습니다.

알아 둘 점

• 다른 품목도 경비 품목으로 쓸 수 있습니다. 품목 화면 이름 아래의 경비를 체크하면 됩니다. 유형이 상품이나 서비스인 품목만 체크할 수 있고, 체크하면 매입도 함께 켜집니다.
• 원가를 바꾸면 아직 미결 상태인 경비의 금액도 새 원가로 다시 계산됩니다. 제출한 경비는 바뀌지 않습니다.
• 경비에 한 번이라도 쓴 품목은 지울 수 없습니다. 더 쓰지 않으면 보관합니다.
• 「마일리지」는 1km에 1원으로 들어 있습니다. 쓰려면 회사가 정한 km당 금액으로 원가를 바꿉니다.

이어서 볼 쪽

• 경비를 기록하고 영수증 붙이기
• 결재된 경비를 회계 장부에 게시하기
• 한국 세금 살펴보기