청구서를 만드는 여러 방법

청구서는 판매 주문에서 만들 수도 있고, 회계에서 직접 만들 수도 있습니다. 어떤 방법으로 만들든 처음에는 초안으로 생기고, 내용을 확인해 승인해야 장부에 기록됩니다. 우리 회사의 거래 방식에 맞는 방법을 고르면 됩니다.

판매 주문에서 만들기

견적서를 보내고 주문을 확정하는 회사라면 이 방법을 씁니다. 주문의 고객, 품목, 단가, 세금, 결제 조건, 증빙 유형이 청구서에 그대로 넘어가 다시 적을 필요가 없습니다.

판매 → 주문서 → 주문서에서 확정한 주문을 엽니다.
위쪽의 청구서 발행을 누릅니다.
청구서 발행에서 하나를 고릅니다.
- 일반 청구서: 지금 청구할 수 있는 수량을 청구합니다.
- 선결제 (비율 적용), 선결제 (고정 금액): 계약금처럼 주문 금액 일부를 먼저 청구합니다.
초안 생성을 누르면 청구서 초안이 열립니다. 확인하고 승인합니다.

「지금 청구할 수 있는 수량」은 품목의 청구 기준에 따라 다릅니다. 주문 수량 기준이면 주문을 확정하자마자 전부, 배송된 수량 기준이면 실제로 넘긴 만큼입니다.

주문 여러 건을 한꺼번에 청구하려면 판매 → 주문서 → 주문서 목록에서 주문을 체크하고, 톱니바퀴 아이콘(작업)에서 청구서 생성을 고릅니다. 통합 청구가 켜져 있으면 고객, 청구지 주소, 배송 주소가 같은 주문끼리 청구서 하나로 묶입니다. 끄면 주문마다 청구서가 따로 생깁니다.

서비스를 단계별로 나눠 청구하거나 작업한 시간만큼 청구하는 방법은 판매 설명서에 따로 있습니다.

회계에서 직접 만들기

견적이나 주문 없이 바로 청구하는 회사, 판매 앱을 쓰지 않는 회사라면 회계 → 고객 → 청구서에서 신규를 눌러 만듭니다. 판매 주문을 쓰는 회사도 주문과 상관없는 청구(임대료, 수수료 등)는 이렇게 만듭니다. 순서는 고객 청구서를 만들고 보내고 대금 받기에 있습니다.

비슷한 청구서를 자주 만든다면 지난 청구서를 열고 톱니바퀴 아이콘(작업)에서 복제를 누릅니다. 내용이 같은 새 초안이 생기니 날짜와 수량만 고쳐 승인합니다.

매달 같은 청구서를 자동으로 만들기

임대료나 관리비처럼 매달 같은 금액을 청구한다면 청구서 하나에 반복을 걸어 둡니다.

첫 달 청구서 초안을 만듭니다.
기타 정보 탭의 자동 게시에서 매월을 고릅니다. 분기마다 청구하면 매 분기, 해마다 청구하면 매년을 고릅니다.
반복을 끝낼 날짜가 있으면 자동 게시 종료일에 적습니다. 비워 두면 계속 반복됩니다.
승인을 누릅니다.

승인하면 다음 달 날짜로 같은 내용의 초안이 하나 생깁니다. 이 초안은 그 날짜가 되면 저절로 승인되고, 승인될 때마다 다음 달 초안이 또 생깁니다. 자동 승인은 하루에 한 번 돌기 때문에 날짜 당일 새벽이나 그다음 날 처리됩니다.

자동으로 승인만 될 뿐 고객에게 보내지는 않습니다. 매달 승인된 청구서를 열어 보내기를 누릅니다.

결제 전에 청구 문서가 먼저 필요할 때

해외 거래처처럼 돈을 보내기 전에 청구 문서부터 받아야 하는 고객에게는 견적용 청구서를 보냅니다. 장부에는 아무것도 기록되지 않는 문서입니다. 결제 전에 견적용 청구서 보내기

알아 둘 점

판매 주문에서 만든 청구서는 주문과 연결되어, 주문 화면의 청구서 스마트 버튼과 청구서 화면의 판매 주문 스마트 버튼으로 서로 오갈 수 있습니다. 회계에서 직접 만든 청구서는 주문과 연결되지 않아서 주문의 청구한 수량에 반영되지 않습니다.
반복 청구서의 다음 달 초안은 미리 만들어져 목록에 「초안」으로 보입니다. 반복을 멈추려면 그 초안을 열어 자동 게시를 사용하지 않음으로 바꾸거나 초안을 지웁니다.