청구서 발행 설정 중 「회계법인 모드」 묶음 살펴보기

「회계법인 모드」 묶음에는 청구서를 많이 입력하는 회사를 위한 칸 세 개가 있습니다. 합계만 넣어 청구서를 빨리 만드는 빠른 인코딩, 청구서 번호를 손으로 적는 문서 번호 수정 가능, 다른 직원이 입력한 청구서를 다시 확인하는 데이터 검토입니다. 이름은 회계법인용이지만 어느 회사나 켤 수 있고, 칸을 바꾼 뒤 위쪽 저장을 눌러야 적용됩니다.

세 칸 모두 회사마다 따로 저장됩니다. 회사를 여러 개 쓰고 있다면 오른쪽 위에서 고른 회사에만 적용됩니다. 위피스에서는 세 칸 모두 꺼진 채로 시작합니다.

빠른 인코딩

청구서에 합계 (세금 포함) 칸을 더합니다. 영수증이나 세금계산서에 적힌 합계만 넣으면 줄 하나가 저절로 생기고, 계정과 세금과 단가가 채워집니다. 처음에는 꺼져 있습니다.

켜면 아래에 어느 청구서에 쓸지 고르는 칸이 생깁니다. 매출 청구서, 매입 청구서, 매출 청구서 및 매입 청구서 가운데 하나를 고르고, 처음 값은 매출 청구서 및 매입 청구서입니다.

합계를 넣으면 이렇게 채워집니다.

• 줄이 하나도 없는 청구서에만 줄이 생깁니다. 이미 줄이 있으면 아무것도 바뀌지 않습니다.
• 계정과 세금은 그 거래처의 지난 2년 거래에서 가장 많이 쓴 조합을 가져옵니다. 거래처를 고르지 않았거나 거래 기록이 없으면 분개장의 기본 계정과 그 계정에 붙은 세금을 쓰고, 계정에 세금이 없으면 회사의 세금 기본값(부가세 10%)을 씁니다. 세금 기본값은 새 품목에 붙는 기본 세금 정하기에서 정합니다.
• 단가는 세금을 뺀 금액으로 들어갑니다. 합계 11,000원에 부가세 10%라면 단가 10,000원, 세금 1,000원이 됩니다.
• 청구일이 비어 있으면 같은 분개장에서 최근에 승인한 청구서를 기준으로 날짜를 미리 넣어 줍니다. 승인한 청구서가 없으면 오늘 날짜가 들어갑니다. 실제 청구일과 다르면 고쳐 적습니다.

줄을 고치다가 청구서 합계가 합계 (세금 포함)와 달라지면 승인을 누를 때 멈추고 「현재 합계는 ...이지만 예상 합계는 ...입니다」라고 알려 줍니다. 줄을 고치거나 합계 (세금 포함) 값을 바꾸면 승인할 수 있습니다.

켜 둔 청구서에서는 몇 가지가 함께 달라집니다.

• 매출 청구서에도 회계 날짜 칸이 보입니다.
• 매출 청구서 아래 세금 합계의 세액을 직접 고칠 수 있습니다. 매입 청구서는 원래부터 고칠 수 있습니다.
• 매출 청구서에서 품목 없이 줄을 직접 쓸 때 회사 기본 매출 세금이 저절로 붙지 않습니다. 세금을 줄마다 고르거나 합계 칸으로 줄을 만듭니다.

위피스에서는 카드 영수증, 종이 세금계산서처럼 합계만 보고 매입 청구서를 많이 입력하는 회사라면 켜고 매입 청구서를 고릅니다. 매출 청구서는 보통 견적서나 품목으로 만들기 때문에 매출 쪽은 빼 두는 편이 편합니다.

문서 번호 수정 가능

청구서와 전표의 번호를 사람이 직접 적게 합니다. 처음에는 꺼져 있습니다.

꺼져 있을 때는 승인하는 순간 번호가 차례대로 매겨집니다. 새로 만든 문서는 번호 자리에 「초안」만 보이고 번호를 적을 수 없습니다. 분개장에 아직 승인한 문서가 하나도 없을 때만 첫 번호를 고칠 수 있습니다.

켜면 아래처럼 달라집니다.

• 초안 상태의 모든 청구서와 전표에 번호 칸이 열립니다. 번호를 적은 채로 승인하면 그 번호가 그대로 쓰이고, 비워 두면 평소처럼 다음 번호가 매겨집니다.
• 지금 가장 큰 번호보다 작은 번호를 적어도 「현재 최고 수치 ... 더 큰 숫자를 입력해야 합니다」 경고가 나오지 않습니다.
• 초안에서 분개장을 바꿔도 적어 둔 번호가 지워지지 않습니다.
• 승인할 때 날짜와 번호가 맞는지 보지 않습니다. 꺼져 있으면 10월 날짜의 문서에 9월 번호를 붙여 승인할 수 없습니다.
• 번호가 매겨진 문서를 지울 때 번호 순서 중간에 있는 문서도 지울 수 있습니다. 꺼져 있으면 마지막 번호의 문서만 지울 수 있고, 사용자 화면의 회계 권한이 관리자인 사용자만 예외입니다.

번호를 바꿀 수 있는 것은 초안일 때뿐입니다. 승인한 뒤에는 이 칸을 켜도 번호를 고칠 수 없습니다. 같은 분개장 안에서 승인한 문서끼리는 같은 번호를 쓸 수 없어서, 겹치면 승인되지 않습니다.

위피스에서는 꺼 둡니다. 번호가 빠짐없이 이어져야 장부를 맞춰 보기 쉽습니다. 쓰던 프로그램의 청구서를 원래 번호 그대로 옮겨 넣어야 할 때만 잠깐 켜고, 다 옮기면 다시 끕니다. 청구서 번호는 회사 안에서 쓰는 번호이고 세금계산서 승인번호와는 다릅니다.

데이터 검토

검토 권한이 없는 직원이 청구서를 승인하거나 고치면 검토 대기 중 표시를 붙여, 회계 담당자가 다시 확인하게 합니다. 처음에는 꺼져 있습니다.

검토 권한은 사용자 화면의 회계 권한이 관리자이거나, 전체 회계 관리 기능 표시 권한을 받은 사용자에게 있습니다. 회계 권한이 청구서 발행뿐인 직원은 검토 권한이 없습니다. 전체 회계 관리 기능 표시는 회계 권한 칸에 없고, 개발자 모드에서 사용자 화면의 「추가 접근 권한」으로 줍니다. 권한 주는 화면은 직원마다 앱 권한 정하기에 있습니다.

켜면 문서마다 검토 값이 아래처럼 움직입니다.

• 검토 권한이 없는 직원이 청구서를 승인하면 검토 대기 중이 됩니다.
• 그 직원이 줄, 회계 날짜, 청구일, 거래처, 세금 매핑 규칙, 지불 조건, 통화, 현금 반올림 가운데 하나를 고쳐도 검토 대기 중이 됩니다.
• 검토 권한이 있는 사용자가 다시 승인하면 검토 완료로 바뀝니다. 검토 안 함인 문서는 그대로 둡니다.
• 검토 권한이 없는 직원은 검토 안 함이나 검토 완료인 문서를 초안으로 되돌리기 할 수 없습니다. 관리 감독인 문서는 회계 권한이 관리자인 사용자만 되돌릴 수 있습니다.

검토 표시는 승인한 문서의 위쪽 배지와 목록의 검토 열(처음에는 숨김)에 나옵니다. 배지를 눌러 검토 완료, 관리 감독, 이상 항목으로 바꿉니다. 목록 검색의 검토 대기 중 필터를 고르면 검토 대기 중과 이상 항목인 문서만 모아 봅니다.

배지와 검토 열은 전체 회계 관리 기능 표시 권한이 있는 사용자에게만 보입니다. 회계 권한이 관리자여도 이 권한이 없으면 표시를 볼 수 없으니, 검토할 사람에게 이 권한을 함께 줍니다.

위피스에서는 직원 여러 명이 청구서를 입력하고 대표나 경리 담당자가 한 번 더 보는 회사라면 켭니다. 혼자 입력하고 혼자 확인하는 회사는 꺼 둡니다.

알아 둘 점

• 데이터 검토를 켜기 전에 승인한 문서는 모두 검토 안 함으로 남습니다. 켠 뒤에는 회계 권한이 청구서 발행뿐인 직원이 이 문서들을 초안으로 되돌릴 수 없으니, 되돌릴 일이 있으면 검토 권한이 있는 사람이 합니다.
• 빠른 인코딩은 줄이 없는 청구서에만 줄을 만듭니다. 이미 만든 청구서의 줄은 바꾸지 않습니다.
• 문서 번호 수정 가능을 켠 채로 번호를 직접 적으면 번호가 건너뛰거나 날짜와 순서가 어긋날 수 있습니다. 승인한 뒤에는 번호를 고칠 수 없으니 승인 전에 확인합니다.