마감한 기간의 전표를 잠가 고칠 수 없게 하기

결산이나 부가세 신고를 마친 기간의 청구서와 전표를 실수로 고치지 않도록 잠그는 방법입니다. 잠근 전표에는 내용으로 계산한 고유한 값(해시)이 붙고, 앞 전표의 값이 다음 전표에 이어져 사슬을 이룹니다. 잠근 전표는 날짜, 번호, 계정, 거래처, 차변·대변 금액을 바꿀 수 없고 초안으로 되돌릴 수도 없습니다. 이 회계 앱에는 마감일(잠금일)을 정하는 화면이 없으니 지난 기간을 닫아 두려면 이 기능을 씁니다.

시작하기 전에

회계 → 회계 메뉴는 「회계 기능 표시 - 읽기 전용」이나 「전체 회계 관리 기능 표시」 권한이 있어야 보입니다. 이 권한은 개발자 모드에서 사용자 화면의 「추가 접근 권한」으로 줍니다. 직원마다 앱 권한 정하기를 봅니다.
잠그기 전에 그 기간의 초안 전표를 모두 승인하거나 취소합니다. 잠근 뒤에는 그 기간에 들어간 전표를 고칠 수 없습니다.
잠금은 풀 수 없습니다. 처음에는 한 달 정도만 잠가 보고 흐름을 익힌 뒤 넓혀 갑니다.

날짜를 정해 한꺼번에 잠그기

정한 날짜까지 승인된 전표를 분개장과 상관없이 모두 잠급니다. 한 달이나 한 분기를 마감할 때 씁니다.

개발자 모드를 켭니다.
회계 → 회계 → 마감하기 → 보안 항목을 엽니다. 「전표 보안」 창이 열립니다.
「다음 항목까지 보안 설정」 옆 날짜 칸에 잠글 마지막 날을 넣습니다. 예를 들어 9월까지 잠그려면 9월 30일을 넣습니다. 그날도 잠깁니다.
- 창이 처음 열릴 때 날짜 칸에는 이미 잠긴 마지막 날이 들어 있습니다. 처음 쓰는 회사라면 가장 오래된 전표 전날이 들어 있어 그대로 누르면 잠기는 것이 없습니다.
창 위쪽에 안내가 나오면 읽고 항목 검토를 눌러 해당 전표를 확인합니다.
- 「선택한 날짜 이전의 초안 항목이 아직 있습니다.」: 초안은 잠기지 않습니다. 승인하거나 취소한 뒤 다시 엽니다.
- 「해당 항목에 보안을 적용할 경우 선택한 날짜 이후 항목에도 보안이 적용됩니다.」: 잠금은 전표 번호 순서로 이어집니다. 번호는 앞인데 날짜가 뒤인 전표가 있으면 그 전표까지 함께 잠깁니다.
- 「해당 항목에 보안을 적용하면 순서에 적어도 하나의 공백이 생깁니다.」: 전표 번호 중간에 빠진 번호가 있다는 뜻입니다. 빠진 번호가 맞는지 확인합니다.
보안 항목 단추를 누릅니다. 잠긴 전표마다 대화 기록에 「이 전표는 보안이 적용되어 있습니다.」가 남습니다.

이 창으로 한 번 잠그면 회계 권한이 있는 사용자에게 「변경 불가능 기능 표시」 권한이 저절로 붙습니다. 그 뒤로는 개발자 모드를 켜지 않아도 보안 항목 메뉴와 아래 「잠겼는지 확인하기」의 표시가 보입니다.

분개장마다 승인할 때 바로 잠그기

분개장에 이 칸을 켜 두면 그 분개장의 전표는 승인하는 순간 잠깁니다.

회계 → 환경 설정 → 회계 → 분개장을 엽니다.
잠글 분개장(예 판매, 매입)을 엽니다.
고급 설정 탭 자동화 묶음에서 해시로 게시 항목 보안을 켜고 저장합니다.

은행 분개장에는 이 칸이 없습니다. 칸을 켠 분개장에 잠긴 전표가 하나라도 생기면 다시 끌 수 없습니다.

잠겼는지 확인하기

전표나 청구서의 기타 정보 탭에 보안 칸이 있습니다. 체크되어 있으면 잠긴 전표입니다.
회계 → 검토 → 컨트롤 → 분개 항목의 필터 안전하지 않음을 고르면 승인했지만 아직 잠기지 않은 줄만 봅니다.
잠긴 전표에는 초안으로 되돌리기 단추가 나오지 않습니다.

두 표시는 「변경 불가능 기능 표시」 권한이 있거나 개발자 모드를 켰을 때 보입니다.

데이터 불변성 확인 보고서 받기

잠근 전표가 잠근 뒤로 그대로인지 다시 계산해 PDF 로 보여 주는 보고서입니다. 메뉴에는 없고 서버 작업으로 엽니다. 「전체 회계 관리 기능 표시」 권한과 설정 앱을 쓰는 관리자 권한이 필요합니다.

개발자 모드를 켭니다.
설정 → 기술 → 작업 → 서버 작업을 엽니다.
검색 칸에 「불변」을 넣고 데이터 불변성 검사를 엽니다.
위쪽의 실행 단추를 누르면 PDF 가 내려받아집니다.

보고서 첫 부분 「환경 설정 검토」에는 분개장(번호 앞자리)마다 줄이 있습니다. 제한 칸의 V 는 분개장에 「해시로 게시 항목 보안」이 켜져 있다는 뜻이고 X 는 꺼져 있다는 뜻입니다. 확인 칸에 「항목이 올바르게 해시됨」이 나오면 그 사슬의 전표가 잠근 뒤로 바뀌지 않은 것입니다. 바뀐 전표가 있으면 그 전표 번호와 함께 데이터가 손상되었다는 문구가 나옵니다. 둘째 부분 「데이터 일관성 검사」에는 사슬마다 처음과 마지막으로 잠긴 전표와 그 해시 값이 나옵니다.

알아 둘 점

잠금은 되돌릴 수 없습니다. 잠근 전표가 틀렸으면 환불이나 역분개 전표를 새로 만들어 바로잡습니다. 환불로 청구서 금액 되돌리기를 봅니다.
판매·매입 분개장에 「해시로 게시 항목 보안」을 켜면 청구서를 승인하는 순간 잠깁니다. 승인한 청구서를 초안으로 되돌려 고치는 일이 막히니, 청구서를 자주 고쳐 다시 승인하는 회사라면 켜지 말고 마감 때 날짜로 한꺼번에 잠급니다.
해시 값은 전표의 날짜, 번호, 분개장, 회사와 각 줄의 설명, 계정, 거래처, 차변, 대변으로 계산합니다. 잠근 뒤에는 이 칸들을 고칠 수 없습니다.
「전체 회계 관리 기능 표시」 권한 없이 보고서를 실행하면 「해시 무결성 결과를 출력하려면 회계 담당자에게 문의하시기 바랍니다.」라는 안내만 나오고 PDF 는 만들어지지 않습니다.