공급업체에게 받은 청구서 입력하고 승인하기

물건이나 서비스를 사고 공급업체에게서 세금계산서나 청구서를 받으면 매입 청구서로 입력합니다. 매입 청구서를 승인하면 비용과 부가세대급금, 공급업체에 줄 돈(외상매입금)이 장부에 기록되고, 그 뒤 대금을 보낼 때 이 청구서에서 결제를 등록합니다.

시작하기 전에

공급업체를 연락처로 등록해 두면 고르기만 하면 됩니다. 사업자등록번호와 증빙 유형을 적어 두면 청구서마다 다시 고를 일이 줄어듭니다. 거래처와 회사에 사업자 정보 적기
자주 사는 물건은 품목으로 등록해 두면 계정과 매입 세금이 품목에서 들어옵니다.

직접 입력하기

회계 → 공급업체 → 매입 청구서에서 신규를 누릅니다. 회계 → 현황판의 매입 카드에서 신규를 눌러도 됩니다.
공급업체를 고릅니다.
매입 청구서 참조에 공급업체가 보낸 세금계산서나 청구서의 번호를 적습니다. 나중에 같은 청구서를 두 번 넣는 것을 막는 데 쓰입니다.
청구일에 공급업체 문서에 적힌 날짜를 넣습니다. 매입 청구서에서는 꼭 채워야 하는 칸입니다. 회계 날짜는 청구일을 따라 채워지고, 장부에 다른 날짜로 올려야 할 때만 고칩니다.
결제 기한에 날짜를 넣거나, 옆의 결제 조건을 고릅니다. 공급업체 연락처에 결제 조건을 정해 두었으면 저절로 들어옵니다.
증빙 유형을 확인합니다. 세금계산서, 계산서(면세), 신용카드, 현금영수증, 기타, 매입자발행 세금계산서 가운데 받은 증빙을 고릅니다. 이 값에 따라 부가가치세 신고서의 칸이 달라집니다.
청구서 항목 탭에서 항목 추가를 눌러 줄을 넣습니다.
- 품목이 있으면 설명 칸에 이름을 쳐서 고릅니다. 없으면 설명만 적어도 됩니다.
- 계정에 알맞은 비용 계정이 들어 있는지 확인합니다. 품목 없이 쓴 줄에는 매입 분개장의 기본 계정(451000 상품매출원가)이나 위 줄과 같은 계정이 들어가니, 소모품비나 지급수수료처럼 맞는 계정으로 바꿉니다.
- 수량, 가격, 세금을 확인합니다. 세금은 받은 증빙에 맞춰 고릅니다. 한국 세금 살펴보기(부가세 10%, 영세율, 면세, 간이과세)
아래 합계가 공급업체 문서의 합계와 같은지 보고 저장합니다.

구매 주문에서 가져오기

구매 앱으로 주문한 물건이라면 줄을 다시 쓰지 않아도 됩니다.

새 매입 청구서에서 공급업체를 고릅니다.
자동 완성 칸에서 그 공급업체의 구매 주문을 고릅니다.
구매 주문의 줄이 청구할 수량만큼 들어옵니다. 청구할 수량은 구매 설정에 따라 주문 수량이나 입고 수량에서 이미 청구한 수량을 뺀 만큼입니다. 실제로 받은 청구서와 수량, 금액이 맞는지 확인합니다.

PDF나 사진 올리기

받은 청구서 파일을 올리면 그 파일이 붙은 초안이 만들어집니다.

회계 → 공급업체 → 매입 청구서 목록에서 업로드를 누르고 파일을 고릅니다. 회계 → 현황판의 매입 카드에 파일을 끌어다 놓아도 됩니다.
파일마다 초안 매입 청구서가 하나씩 생깁니다.
넓은 화면에서는 오른쪽에 파일이 보이니, 보면서 위의 「직접 입력하기」 순서대로 칸을 채웁니다.

일반 PDF나 사진은 내용을 읽어 칸을 채워 주지 않습니다. 공급업체, 날짜, 금액은 직접 넣습니다.

이메일로 받기

매입 분개장에는 이메일 별칭이 있습니다. 공급업체가 이 주소로 청구서를 보내거나 받은 메일을 이 주소로 전달하면, 첨부 파일로 초안 매입 청구서가 만들어집니다.

회계 → 환경 설정 → 회계 → 분개장에서 매입을 엽니다.
고급 설정 탭의 이메일 별칭에서 주소를 확인합니다. 바꾸려면 @ 앞부분을 고치고 저장합니다.
이 주소로 온 메일이 들어오려면 회사 메일 수신이 준비되어 있어야 합니다. 들어온 메일이 알맞은 문서로 가게 하기

보낸 사람의 이메일 주소가 연락처에 있으면 그 연락처가 공급업체로 들어갑니다. 직원이 전달한 메일이면 본문에 적힌 이메일 주소로 공급업체를 찾습니다.

승인하기

내용을 확인했으면 승인을 누릅니다.

상태가 「게시완료」로 바뀌고 청구/2026/10/0001 같은 번호가 붙습니다. 번호 규칙은 매입 청구서 번호가 매겨지는 방식 알고 바꾸기에 있습니다.
줄의 비용 계정과 부가세대급금이 차변에, 210210 외상매입금이 대변에 기록됩니다. 분개 항목 탭에서 볼 수 있습니다.
승인한 청구서는 고칠 수 없습니다. 고쳐야 하면 초안으로 되돌리기를 누르고 고친 뒤 다시 승인합니다.
잘못 넣은 청구서는 초안으로 되돌린 뒤 취소를 누릅니다.

대금 보내기

공급업체에 돈을 보냈으면 승인한 매입 청구서에서 지불을 눌러 결제를 등록합니다. 순서는 청구서와 매입 청구서에 결제 등록하기에 있습니다.

아직 돈을 보내지 않은 청구서는 회계 → 현황판의 매입 카드에서 「결제 대기 중」 건수로 볼 수 있습니다. 누르면 그 목록이 열립니다.

알아 둘 점

같은 공급업체에 같은 해, 같은 매입 청구서 참조를 가진 청구서가 이미 있거나, 참조가 달라도 청구일과 합계가 같은 청구서가 있으면 「이 문서는 다음 문서와 중복일 수 있습니다」 경고가 나옵니다. 정말 같은 청구서라면 중복으로 만든 초안을 지웁니다.
증빙 유형을 비워 두면 부가가치세 신고서의 매입 칸에 들어가지 않습니다. 부가가치세 신고서 보기
초안으로 되돌리면 그 청구서에 붙어 있던 분석 배분 기록이 지워지고, 다시 승인할 때 새로 만들어집니다.
공급업체에게 받은 환불(마이너스 청구서)은 회계 → 공급업체 → 환불에 따로 모입니다.