경비를 제출해 결재 받기

기록한 경비는 제출해야 결재자에게 넘어갑니다. 결재가 끝나야 회계 처리와 지급이 이어지므로, 영수증을 붙였으면 미루지 말고 제출합니다. 결재자를 미리 정해 두면 누구에게 갈지 헷갈리지 않습니다.

시작하기 전에

• 경비마다 설명, 품목, 0이 아닌 금액이 있어야 제출됩니다. 기록하는 법은 경비를 기록하고 영수증 붙이기에 있습니다.
• 결재자는 아래 「결재자 정해 두기」에서 정합니다. 결재자가 될 사람은 경비 권한이 「팀 승인자」 이상이어야 합니다. 권한은 직원마다 앱 권한 정하기에서 줍니다.

내 경비 화면 보기

경비 → 내 경비 → 내 경비를 열면 본인 경비 가운데 아직 끝나지 않은 것이 나옵니다. 넓은 화면에서는 목록 위에 금액 세 개가 보입니다.

칸을 누르면 그 경비만 목록에 남습니다. 직원 화면에서 나를 관리자로 둔 직원이 있으면 그 직원들의 경비도 금액에 더해집니다. 목록의 상태는 미결이 파란 글씨로, 제출 완료가 노란 표시로 구분됩니다.

한 건 제출하기

1. 미결 경비를 엽니다.
2. 영수증이 붙어 있는지 확인하고 위쪽의 제출을 누릅니다.

여러 건 한꺼번에 제출하기

1. 경비 → 내 경비 → 내 경비 목록에서 제출할 경비 왼쪽 칸을 체크합니다.
2. 목록 위에 나타나는 제출을 누릅니다. 고른 경비가 모두 미결일 때만 단추가 보입니다.

제출하면 일어나는 일

• 상태가 「제출 완료」로 바뀌고, 결재자에게 「경비 승인」 활동이 생깁니다.
• 결재자에게 「새 경비 승인 대기 중」 메일이 갑니다. 같은 결재자에게는 12시간에 한 번만 보내고, 그동안 쌓인 경비를 직원별 합계로 묶어 알립니다.
• 경비의 관리자 칸이 비어 있었다면 제출할 때 결재자가 정해집니다.
  1. 직원 화면에 지정한 경비 결재권자(본인이 아닐 때)
  2. 없으면 직원이 속한 부서의 관리자. 그 사람의 경비 권한이 팀 승인자 이상일 때만
  3. 없으면 직원 화면의 관리자
• 이렇게 찾아도 결재자가 없거나 결재자가 본인이면 제출과 동시에 자동으로 결재됩니다. 상태가 바로 「결재 완료」가 되고 회계 처리 단계로 넘어갑니다. 혼자 운영하는 회사에서 대표가 자기 경비를 올리면 이렇게 됩니다.

결재자 정해 두기

1. 임직원 관리에서 직원을 엽니다.
2. 설정 탭의 결재권자 묶음에서 경비 칸에 결재할 사용자를 고릅니다. 비워 두면 칸에 「자동 승인」이라고 보이고, 위 순서대로 부서 관리자나 직원의 관리자가 결재자가 됩니다.
3. 저장합니다.

직원의 관리자를 바꾸면, 경비 칸에 이전 관리자가 들어 있던 경우 새 관리자로 함께 바뀝니다.

제출 취소하기

결재 전이라면 본인이 되돌릴 수 있습니다.

1. 제출 완료 상태의 경비를 엽니다.
2. 초기화를 누릅니다. 상태가 미결로 돌아가고 결재자의 활동도 지워집니다.
3. 고친 뒤 다시 제출합니다.

알아 둘 점

• 다른 사람의 경비는 그 직원의 결재자이거나 경비 권한이 「전체 승인하기」 이상인 사용자만 대신 제출할 수 있습니다.
• 반려된 경비는 본인이 초기화할 수 없습니다. 결재자가 초기화를 눌러 미결로 돌려줘야 고쳐서 다시 제출할 수 있습니다.
• 결재가 끝난 경비를 제출한 직원이 바로 되돌릴 수는 없습니다. 결재자나 회계 담당자에게 반려나 초기화를 부탁합니다.

이어서 볼 쪽

• 제출된 경비를 결재하거나 반려하기
• 경비를 기록하고 영수증 붙이기