청구서와 결제가 장부에 남는 모습

청구서를 승인하거나 결제를 기록하면 회계 앱이 분개(차변과 대변으로 나눈 장부 기록)를 대신 만듭니다. 장부를 직접 쓰지 않아도 되지만, 어느 계정에 무엇이 쌓이는지 알아 두면 잔액을 읽거나 세무사와 이야기할 때 편합니다. 아래 예는 공급가액 1,000,000원, 부가세 10%인 거래입니다.

시작하기 전에

• 청구서 화면의 분개 항목 탭과 검토 → 컨트롤 → 분개 항목 메뉴는 「전체 회계 관리 기능 표시」나 「회계 기능 표시 - 읽기 전용」 권한이 있어야 보입니다. 직원마다 앱 권한 정하기
• 계정 코드의 짜임은 한국 계정과목표 살펴보기에 있습니다.

차변과 대변

분개 한 건은 차변 합계와 대변 합계가 늘 같습니다. 합계가 다르면 저장되지 않습니다.

매출 청구서를 승인할 때

고객 → 청구서에서 청구서를 승인하면 이렇게 기록됩니다.

• 매출 계정은 품목의 수익 계정을 따릅니다. 품목에 정하지 않았으면 401000 상품매출입니다.
• 고객에게 받을 돈은 고객 연락처의 미수금 계정(처음 값 103100 외상매출금)에 쌓입니다.
• 견적서나 판매 주문을 확정하는 것만으로는 장부에 아무것도 기록되지 않습니다. 청구서를 승인할 때 처음 기록됩니다.

고객에게 돈을 받았을 때

청구서에서 지불을 누르고 결제 등록을 누르면 결제가 기록됩니다.

외상매출금이 0이 되면서 청구서의 결제 상태가 「결제 완료」로 바뀝니다. 분개장에서 「은행」을 고르든 「현금」을 고르든 받은 돈은 101150 미결제수취금에 기록되고, 101140 보통예금이나 101110 현금 잔액은 움직이지 않습니다.

매입 청구서를 승인할 때

공급업체 → 매입 청구서에서 청구서를 승인하면 이렇게 기록됩니다.

비용 계정은 품목의 비용 계정을 따릅니다. 사무용품을 818000 소모품비로 잡고 싶다면 그 품목의 비용 계정을 바꿔 둡니다. 부가세 10% (불공제)처럼 공제받지 못하는 세금이면 세액이 부가세대급금이 아니라 비용 계정에 더해집니다.

공급업체에 돈을 보냈을 때

매입 청구서에서 지불을 누르고 결제 등록을 누릅니다.

환불을 만들 때

청구서에서 환불을 눌러 만든 환불은 원래 청구서와 차변·대변을 바꿔 기록합니다. 매출 환불이면 상품매출과 부가세예수금이 차변, 외상매출금이 대변입니다.

청구서가 아닌 기록

급여, 대출 이자, 기초 잔액처럼 청구서로 만들지 않는 거래는 회계 → 회계 → 전표에서 직접 입력합니다. 계정마다 차변·대변을 적고 합계를 맞춘 뒤 게시합니다. 전표에는 세금이 저절로 붙지 않습니다.

기록된 분개 확인하기

1. 청구서를 열고 분개 항목 탭을 누르면 그 청구서의 분개 줄이 보입니다.
2. 기간 전체는 검토 → 컨트롤 → 분개 항목에서 그룹별 → 계정으로 묶어 계정마다 차변·대변 합계를 봅니다.

알아 둘 점

• 결제는 101150 미결제수취금, 101160 미결제지급금에 쌓입니다. 이 회계 앱에는 은행 거래 내역을 넣어 이 금액을 보통예금으로 옮기는 화면이 없어서, 장부의 보통예금 잔액은 통장 잔액과 맞지 않습니다.
• 승인한 청구서는 고칠 수 없습니다. 고치려면 초안으로 되돌리기를 누른 뒤 고치고 다시 승인합니다.

이어서 볼 쪽

• 회계 앱으로 하는 일 한눈에 보기
• 한국 세금 살펴보기
• 회계 보고서로 매출과 매입 숫자 보기