고객 일로 쓴 경비를 고객에게 다시 청구하기

고객 현장 출장비나 고객을 위해 대신 산 물품처럼 고객이 부담하기로 한 경비는 판매 주문에 붙여 고객에게 다시 청구할 수 있습니다. 경비를 올릴 때 판매 주문을 고르면, 회계 전표가 게시될 때 그 경비가 판매 주문 내역으로 들어가고 다음 청구서에 함께 나갑니다.

시작하기 전에

• 판매 앱과 경비 앱이 함께 설치되어 있어야 합니다. 둘 다 있으면 다시 청구하는 기능이 저절로 켜집니다.
• 경비 품목의 청구서 재발행 비용이 「실경비 기준」이나 「판매가 기준」이어야 합니다. 「없음」인 품목은 판매 주문을 고르는 칸이 나오지 않습니다. 정하는 법은 경비 품목 만들고 비용 계정과 세금 정해 두기에 있습니다.
• 청구할 판매 주문은 확정된 판매 주문이어야 합니다. 견적서 상태의 주문은 고를 수 없습니다.

경비에 판매 주문 연결하기

1. 경비를 기록할 때 품목을 고르면 오른쪽에 Reinvoice to 칸이 나타납니다. 칸 이름이 아직 영어로 보입니다.
2. 청구할 판매 주문을 고릅니다. 목록에는 주문 번호와 고객 이름이 함께 보입니다.
3. 분석 회계를 쓰고 있으면 Analytic 칸(영어로 보임)에 프로젝트 같은 분석 계정을 고를 수 있습니다. 비워 두면 결재할 때 판매 주문 이름으로 분석 계정이 새로 만들어져 100%로 들어갑니다.
4. 저장하면 경비 화면 위쪽에 판매 주문 단추가 생겨 연결한 주문으로 바로 갈 수 있습니다.

그다음은 다른 경비와 같습니다. 제출하고, 결재를 받고, 회계 담당자가 전표를 게시합니다.

판매 주문에 들어가는 때와 금액

경비가 판매 주문에 들어가는 때는 결재가 아니라 회계 전표가 게시될 때입니다. 전표를 승인하면 판매 주문 끝에 경비 내역이 한 줄씩 더해집니다. 내역 설명은 「직원 이름: 경비 설명」입니다.

판매 주문 내역의 세금은 경비 품목의 매출 세금이 들어가고, 판매 주문에 세금 매핑 규칙이 있으면 그 규칙대로 바뀝니다.

고객에게 청구하기

1. 판매 주문을 엽니다. 위쪽 경비 단추에 연결된 경비 건수가 보입니다.
2. 주문 내역 탭 끝에 경비 내역이 들어 있는지 확인합니다.
3. 청구서 발행을 누르고 「일반 청구서」를 고른 뒤 초안 생성을 누릅니다.
4. 청구서 초안에서 경비 내역과 금액을 확인하고 승인합니다.

경비 영수증을 고객에게 함께 보내려면 판매 주문 위쪽의 Import Expense Attachments를 누릅니다. 연결된 경비의 영수증 가운데 판매 주문에 아직 붙지 않은 것을 골라 주문에 붙일 수 있습니다. 단추 이름이 아직 영어로 보입니다.

알아 둘 점

• 판매 주문이 견적서 상태이거나 취소되었거나 잠겨 있으면 경비 전표를 승인할 때 오류가 납니다. 판매 설정에서 확정한 주문을 잠그도록 해 두었다면 주문의 잠금 해제를 누른 뒤 전표를 승인합니다.
• 경비 전표를 초안으로 되돌리거나 지우거나 역분개하면, 판매 주문에 들어간 경비 내역의 수량이 0으로 바뀝니다.
• 경비 한 건은 판매 주문 내역 한 줄이 됩니다. 같은 품목의 경비라도 한 줄로 합쳐지지 않습니다.
• 판매 주문 금액에 들어가는 실경비는 전표에 기록된 금액입니다. 경비 품목의 비용 계정이나 세금을 바꾸면 다시 청구되는 금액도 달라질 수 있으니 전표를 승인하기 전에 확인합니다.

이어서 볼 쪽

• 경비 품목 만들고 비용 계정과 세금 정해 두기
• 견적서를 만들어 고객에게 보내기
• 분석 계정으로 프로젝트·부서별 손익 나눠 보기