제출된 경비를 결재하거나 반려하기

직원이 제출한 경비를 결재자가 확인하고 결재하거나 반려합니다. 결재하는 순간 회계 전표 초안이 만들어지므로, 금액과 영수증, 누가 냈는지를 결재 전에 살펴봅니다. 반려할 때는 사유를 남겨 직원이 무엇을 고쳐야 하는지 알게 합니다.

시작하기 전에

결재하려면 경비 권한이 필요합니다. 권한은 직원마다 앱 권한 정하기에서 줍니다.

팀 승인자와 전체 승인하기 권한으로는 본인 경비를 결재할 수 없습니다.

결재할 경비 보기

1. 경비 → 내 경비 → 처리할 경비를 엽니다.
2. 왼쪽 상태 목록에 「제출 완료」만 골라진 채로 열립니다. 다른 상태의 경비를 보려면 왼쪽에서 상태를 더 고릅니다.
3. 내 팀원 경비만 보려면 검색 칸의 필터에서 나의 팀을 고릅니다.

결재할 경비가 생기면 결재자의 활동 목록에 「경비 승인」 활동도 생깁니다.

한 건씩 결재하기

1. 경비를 엽니다. 영수증이 붙어 있으면 오른쪽에 미리보기가 열립니다.
2. 품목, 총계, Reimbursement(누가 냈는지), 날짜를 영수증과 맞춰 봅니다.
3. 위쪽의 결재하기를 누릅니다.

여러 건 한꺼번에 결재하기

1. 처리할 경비 목록에서 결재할 경비 왼쪽 칸을 체크합니다.
2. 목록 위의 결재하기를 누릅니다. 고른 경비가 모두 제출 완료일 때만 보입니다.

직원, 품목, 날짜, 금액이 같은 경비가 이미 제출되었거나 결재되어 있으면 「중복 비용 승인」 창이 먼저 뜹니다. 창에는 겹치는 경비가 모두 나옵니다. 비교해 보고 결재하기나 반려를 누르면 그 가운데 제출 완료 상태인 경비가 한꺼번에 결재되거나 반려됩니다. 반려하면 사유가 「경비 복사」로 남습니다.

결재하면 일어나는 일

• 상태가 「결재 완료」로 바뀌고 경비의 관리자 칸에 결재한 사람이 들어갑니다.
• 직원이 낸 경비는 직원에게 줄 돈을 기록한 구매 영수증 전표 초안이 만들어집니다. 회계 담당자가 이 전표를 승인해야 장부에 반영됩니다.
• 회사가 낸 경비는 결제와 전표 초안이 함께 만들어지고, 경비 상태는 바로 「지불됨」이 됩니다. 이 전표도 회계 담당자가 승인해야 장부에 반영됩니다.

전표를 승인하는 순서는 결재된 경비를 회계 장부에 게시하기에 있습니다.

한도를 넘은 경비 결재하기

경비 품목에 직무별 한도를 정해 두었고 직원이 낸 경비가 그 한도를 넘으면, 경비 화면 위에 한도를 넘었다는 노란 경고가 뜹니다.

• 전액을 인정하면 그대로 결재하기를 누릅니다.
• 한도까지만 인정하려면 경고 안의 Cap Reimbursement to Policy를 누릅니다. 경비가 한도 금액과 넘는 금액 두 건으로 나뉘어, 한도 금액은 결재되고 넘는 금액은 「Exceeds company limit」 사유로 반려됩니다.

한도 정하는 법은 경비 품목 만들고 비용 계정과 세금 정해 두기에 있습니다.

반려하기

1. 경비를 열고 위쪽의 반려를 누릅니다. 목록에서 제출 완료 경비를 여러 건 체크하고 목록 위의 반려를 눌러도 됩니다.
2. 「지출결의서 반려」 창의 사유에 반려하는 까닭을 적습니다. 비워 두면 반려되지 않습니다.
3. 창의 반려를 누릅니다.

상태가 「반려됨」으로 바뀌고 사유가 경비 아래 기록에 남아 직원에게 알림이 갑니다. 반려하기 전에 물어볼 것이 있으면 경비 아래 기록의 메시지 보내기로 직원에게 먼저 묻습니다.

결재나 반려 되돌리기

• 반려한 경비를 직원이 고쳐서 다시 낼 수 있게 하려면 결재자가 경비를 열고 초기화를 누릅니다. 상태가 미결로 돌아갑니다.
• 결재한 경비를 되돌리려면 초기화나 반려를 누릅니다. 전표가 아직 초안이면 그 초안이 지워지고 경비가 미결 또는 반려됨으로 바뀝니다.
• 전표가 이미 승인(게시)되었으면 되돌릴 수 없다는 오류가 납니다. 회계 담당자가 먼저 전표를 초안으로 되돌려야 합니다.

알아 둘 점

• 결재 단추는 영수증 첨부 여부와 상관없이 나타납니다. 영수증 없이 결재하지 않도록 미리보기가 비어 있는지 확인합니다.
• 회계에서 경비의 전표 초안을 지우면 경비는 「제출 완료」로 돌아가 다시 결재를 기다립니다.

이어서 볼 쪽

• 결재된 경비를 회계 장부에 게시하기
• 경비를 제출해 결재 받기