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위피스 설명서

경비를 기록하고 영수증 붙이기

직원이 회사 일로 쓴 돈을 경비 앱에 한 건씩 기록합니다. 무엇에 얼마를 썼는지, 누가 냈는지 적고 영수증을 붙여 두면 결재와 회계 처리가 이 기록으로 이어집니다. 화면에서 직접 적거나, 영수증 파일부터 올리거나, 이메일로 보내서 만들 수 있습니다.

시작하기 전에

  • 로그인한 사용자에게 연결된 직원이 있어야 합니다. 연결된 직원이 없으면 경비를 만들 수 없습니다. 임직원 관리에서 직원을 열고 설정 탭의 사용자에 그 사람의 사용자를 고릅니다.
  • 고를 경비 품목과 계정은 경비 품목 만들고 비용 계정과 세금 정해 두기에서 미리 정리해 둡니다.

화면에서 직접 적기

  1. 경비 → 내 경비 → 내 경비에서 신규를 누릅니다.
  2. 맨 위 설명에 무엇에 쓴 돈인지 적습니다. 예를 들어 「거래처 점심」, 「부산 출장 KTX」입니다. 비워 두면 고른 품목 이름이 들어갑니다.
  3. 품목에서 경비 품목을 고릅니다. 품목에 가이드라인이 있으면 바로 아래에 보입니다.
  4. 금액을 적습니다.
    • 원가가 0인 품목은 총계에 영수증 금액을 부가세까지 포함해 적습니다.
    • 원가가 정해진 품목은 단가가 고정되어 있고, 수량만 적으면 총계가 계산됩니다. 예를 들어 1km당 금액이 정해진 운행 지원은 달린 거리를 수량에 적습니다.
  5. 세금 포함에 품목의 매입 세금이 들어오고, 옆에 금액 안에 든 세액이 계산되어 보입니다.
  6. 임직원에는 본인이 들어 있습니다.
  7. Reimbursement에서 누가 돈을 냈는지 고릅니다. 이 칸과 선택지는 아직 영어로 보입니다.
    • Employee (Through a Purchase Receipt): 직원이 자기 돈이나 개인 카드로 냈습니다. 나중에 회사가 직원에게 돌려줍니다.
    • None (Paid by Company): 법인카드나 회사 계좌로 냈습니다. 돌려줄 돈이 없고, 오른쪽 결제 방법을 꼭 골라야 합니다.
  8. 오른쪽 칸을 확인합니다.
    • Date: 돈을 쓴 날입니다. 처음에는 오늘 날짜가 들어 있습니다. 칸 이름이 아직 영어로 보입니다.
    • 관리자: 이 경비를 결재할 사람입니다. 비어 있으면 제출할 때 정해집니다. 정해지는 순서는 경비를 제출해 결재 받기에 있습니다.
    • 공급업체: 돈을 받은 가게나 회사입니다. 적지 않아도 됩니다.
  9. 필요하면 아래 노트... 칸에 설명을 더 적고 저장합니다.

영수증 붙이기

  1. 경비 화면 위쪽의 영수증 첨부를 누릅니다.
  2. 영수증 사진이나 PDF를 고릅니다. 여러 장을 붙일 수 있습니다.

붙인 영수증은 화면이 넓으면 오른쪽에 미리보기로 열리고, 아래 기록에도 남습니다. 같은 파일이 다른 경비에 이미 붙어 있으면 「동일한 영수증이 이미 존재합니다.」라는 노란 경고가 뜹니다.

영수증 파일부터 올리기

  1. 경비 → 내 경비 → 내 경비 목록 위의 업로드를 누릅니다. 목록 화면에 파일을 끌어다 놓아도 됩니다.
  2. 영수증 파일을 고릅니다. 여러 개를 한 번에 골라도 됩니다.
  3. 파일 하나마다 빈 경비가 하나씩 만들어지고, 그 경비들만 모은 「비용 생성」 목록이 열립니다.
  4. 경비를 하나씩 열어 품목, 총계, Reimbursement를 채웁니다. 영수증 내용을 읽어 칸을 채워 주지는 않습니다.

이메일로 보내기

영수증을 첨부한 이메일을 경비 전용 주소로 보내면 경비가 만들어집니다.

  1. 관리자가 경비 → 설정 → 설정에서 수신 이메일이 켜져 있는지 봅니다. 처음부터 켜져 있고, 별칭은 「expense」입니다. 그 아래에 「expense@회사 도메인」 주소가 보입니다. 주소 대신 별칭 도메인을 정하라는 링크가 보이면 먼저 들어온 메일이 알맞은 문서로 가게 하기를 따라 메일을 받을 수 있게 합니다.
  2. 직원은 자기 업무 이메일 주소로 그 주소에 메일을 씁니다. 보내는 주소가 직원 화면의 업무 이메일이나 사용자 이메일과 같아야 경비가 만들어집니다.
  3. 제목에 경비 품목의 참조 코드, 금액, 설명을 차례로 적습니다. 예를 들어 FOOD 12000 거래처 점심이라고 쓰면 식대 품목, 12,000원, 설명 「거래처 점심」인 경비가 됩니다.
  4. 영수증을 첨부해 보냅니다.

제목의 첫 단어가 어느 경비 품목의 참조와도 맞지 않으면 품목이 빈 채로 만들어지니, 경비를 열어 품목을 고릅니다. 금액에는 쉼표를 넣지 않습니다. 「12,000」이라고 쓰면 쉼표를 소수점으로 읽어 12원이 됩니다.

한 영수증을 여러 경비로 나누기

영수증 한 장에 식대와 숙박비가 함께 들어 있거나, 두 사람 몫을 한 번에 낸 경우에 나눕니다. 원가가 0인 품목의 경비만 나눌 수 있습니다.

  1. 미결 상태의 경비를 열고 분할을 누릅니다.
  2. 「비용 분할」 창에 금액을 반으로 나눈 두 줄이 들어 있습니다. 줄마다 품목, 임직원, 세금, 총계를 고칩니다. 줄을 더할 수도 있습니다.
  3. 줄의 총계 합이 원래 금액과 같아지면 분할을 누를 수 있습니다.

나뉜 경비마다 같은 영수증이 붙고, 경비 화면 위쪽 단추로 함께 나뉜 경비를 볼 수 있습니다.

알아 둘 점

  • 직원, 품목, 날짜, 금액이 모두 같은 경비가 이미 있으면 노란 경고가 뜹니다. 같은 경비를 두 번 올리지 않았는지 확인합니다.
  • 미결 상태에서는 총계가 0이어도 저장되지만, 제출하려면 설명, 품목, 0이 아닌 금액이 있어야 합니다.
  • 결재가 끝난 뒤에는 영수증을 더 붙이거나 지울 수 없습니다. 영수증은 제출 전에 빠짐없이 붙입니다.
  • 결재가 끝난 경비는 지울 수 없습니다.
  • 회사에 이미 들어와 있는 매입 청구서를 직원이 대신 냈다면, 회계 권한이 있는 사용자는 경비 화면의 Existing Bill에서 Yes (Match to Bill)를 고르고 그 청구서를 연결할 수 있습니다. 결재하면 그 청구서는 지급된 것으로 처리되고 돌려줄 돈은 직원 앞으로 옮겨집니다.

이어서 볼 쪽