채용 앱으로 지원자를 단계별로 관리하기

채용 앱은 사람을 뽑는 일을 채용 직무 단위로 묶어 관리합니다. 지원서 한 장이 카드 하나가 되고, 서류 검토부터 면접, 근로 계약까지 단계를 따라 카드를 옮기며 진행 상황을 봅니다. 이 쪽은 처음 채용 앱을 열었을 때 보이는 화면과 기본 단계, 단계를 회사에 맞게 바꾸는 법을 다룹니다.

시작하기 전에

채용 앱 권한은 세 가지입니다. 사용자 화면의 채용 칸에서 고릅니다. 직원마다 앱 권한 정하기
- 「관리자」: 단계, 거절 사유 같은 설정까지 바꿉니다.
- 「담당자: 모든 지원자 관리」: 모든 채용 직무와 지원서를 다루고 직원을 만듭니다.
- 「면접관」: 자기가 면접관으로 들어간 지원서만 보고 고칩니다. 채용 직무의 면접관이면 그 직무의 지원서를 모두 봅니다. 지원자를 직원으로 만들 수는 없습니다. 채용 직무나 지원서의 면접관 칸에 사용자를 넣으면 이 권한이 저절로 붙습니다.
홈페이지에 채용 공고를 올리려면 채용 설정의 「온라인 게시」가 켜져 있어야 합니다. 채용 설정 중 「채용 공고」 묶음
지원자에게 메일을 보내고 메일로 지원서를 받으려면 회사 메일이 연결되어 있어야 합니다. 메일이 오가는 길을 이해하고 처음 준비하기

첫 화면

채용을 열면 채용 → 지원서 → 채용 직무별 화면이 나옵니다. 채용 직무마다 카드 한 장이 있고, 카드에는 다음이 보입니다.

직무 이름과 채용 담당자, 지원서를 받는 이메일 주소
「신규 지원서」: 첫 단계에 있는 지원서 수. 숫자를 누르면 그 직무의 지원서 화면으로 갑니다.
「진행 중」: 채용이나 반려로 끝나지 않은 지원서 수
「채용」: 이 직무에서 더 뽑을 인원(목표)
채용 페이지: 홈페이지의 채용 공고를 엽니다.
환경설정: 채용 직무 화면을 엽니다.

홈페이지에 게시된 직무 카드에는 오른쪽 위에 「게시 완료」 띠가, 게시 날짜를 예약해 둔 직무에는 「예약됨」 띠가 붙습니다.

다른 메뉴는 다음과 같습니다.

메뉴	하는 일
지원서 → 모든 지원서	모든 직무의 지원서를 목록으로 봅니다
지원서 → 인재 풀 기준	당장 뽑지 않지만 다음에 연락할 사람을 묶어 둡니다
보고 → 채용 분석	지원서를 직무, 단계, 기간별로 모아 봅니다
설정 → 채용 직무 → 단계	지원서가 거치는 단계를 관리합니다
설정 → 지원서 → 거절 사유	지원자를 반려할 때 고르는 사유와 메일 서식을 관리합니다

기본 단계

채용 직무 카드를 누르면 그 직무의 지원서가 단계별 열로 나뉜 칸반 화면이 열립니다. 처음에는 여섯 단계가 들어 있고, 모든 채용 직무가 같은 단계를 씁니다.

단계	처음 설정
신규	지원서가 처음 들어오는 단계입니다. 이 단계에 들어오면 「채용: 지원 확인」 서식으로 지원자에게 접수 확인 메일이 갑니다
자격 요건	서류를 보고 더 볼 만한 지원자를 옮겨 둡니다
1차 면접	첫 면접을 잡는 단계입니다
2차 면접	두 번째 면접 단계입니다
근로 계약 제안	채용 조건을 제안한 지원자를 둡니다
근로 계약 체결	채용이 끝난 지원자를 둡니다. 처음부터 접혀 있고, 「채용 단계」로 정해져 있어 이 단계로 옮기면 「채용 완료」가 됩니다

단계마다 무엇을 하는지는 지원자가 거치는 채용 단계에 있습니다.

카드의 상태 표시

지원서 카드 오른쪽 아래, 채용 담당자 사진 옆의 작은 동그라미로 그 단계 안에서의 상태를 표시합니다. 누르면 고를 수 있습니다.

색	상태
회색	진행 중. 처음 값입니다
초록	레디. 다음 단계로 넘길 준비가 됐습니다
주황	대기 중
빨강	거부됨. 지금은 넘어갈 수 없는 사정이 있습니다

열 제목 아래 색 막대는 그 단계 카드들의 상태를 비율로 보여 줍니다. 카드를 다른 단계로 옮기면 상태는 다시 「진행 중」이 됩니다. 이 상태 이름은 고칠 수 없습니다.

카드 아래쪽에는 이 밖에 별(평가), 다음 활동, 붙은 파일 수가 보입니다. 별은 0~3개이고 하나부터 「좋음」, 「매우 좋음」, 「훌륭함」입니다.

단계를 회사에 맞게 바꾸기

단계는 관리자만 바꿉니다. 열을 더하고, 고치고, 지우는 방법은 모든 앱이 같습니다. 칸반 화면의 단계를 만들고 순서 바꾸기

채용 단계 화면(열 제목의 톱니바퀴 → 편집)에는 다음 칸이 있습니다.

칸	하는 일
단계명	열 제목으로 보이는 이름입니다
이메일 서식	서식을 고르면 지원서가 이 단계로 올 때 그 서식으로 지원자에게 메일이 갑니다. 비워 두면 메일이 나가지 않습니다
채용 단계	켜면 이 단계로 온 지원자가 채용된 것으로 처리됩니다. 고용일이 그 시각으로 채워지고 「채용 완료」 띠가 붙습니다
지체 중	지원서가 이 단계에 며칠 넘게 머물면 카드에 머문 날수를 표시합니다. 0이면 쓰지 않습니다
채용 직무	비워 두면 모든 채용 직무에 이 단계가 보입니다. 직무를 고르면 그 직무에서만 씁니다
기본값으로 접기	켜면 칸반에서 이 열이 처음부터 접혀 있습니다
요구 사항	이 단계로 넘기기 전에 갖춰야 할 조건을 적어 둡니다. 열 제목에 마우스를 올리면 보입니다

메일 서식은 「채용: 지원 확인」, 「채용: 관심 분야」, 「채용: 거부」, 「채용: 더 이상 관심 없음」 네 개가 들어 있습니다. 서식 내용을 고치는 법은 자동으로 나가는 이메일 문구 고치기에 있습니다.

지원자에게 직접 메일 보내기

지원서를 엽니다.
아래 대화 기록 칸의 메시지 보내기를 누릅니다. 받는 사람에 지원자가 들어 있습니다.
짧은 글은 바로 쓰고 보내기를 누릅니다. 서식을 쓰거나 파일을 붙이려면 입력 칸 오른쪽 아래의 확대 아이콘을 눌러 큰 작성 창을 열고, 그 창에서 서식을 고릅니다.

보낸 메일과 지원자의 답장은 모두 그 지원서의 대화 기록에 남습니다.

알아 둘 점

칸반 화면에서 새로 만든 단계는 그 직무만이 아니라 모든 채용 직무에 생깁니다. 한 직무에만 쓰려면 단계 화면의 채용 직무 칸에 그 직무를 넣습니다.
지원서가 남아 있는 단계는 지울 수 없습니다. 반려하거나 보관한 지원서도 셉니다.
지원자가 있는 단계에서 채용 단계를 끄면 「모든 지원서의 채용일과 채용 완료 상태가 지워집니다.」라는 경고가 뜹니다. 저장하면 그 단계 지원자들의 고용일이 비워집니다.
지원서가 채용 단계로 들어가면 그 직무의 목표 인원이 하나 줄고, 채용 단계에서 다시 빼면 하나 늘어납니다.