새 직원 등록하기

직원을 뽑으면 먼저 직원 기록을 하나 만듭니다. 이 기록에 연락처, 부서, 근무 시간, 계약 날짜, 개인 정보를 적어 두면 휴가, 장비, 교육 같은 다른 기능이 이 값을 가져다 씁니다. 꼭 채워야 하는 칸은 이름뿐이고 나머지는 알게 되는 대로 채워도 됩니다.

시작하기 전에

임직원 관리 권한이 「담당자: 모든 직원 관리」 이상이어야 직원을 만들 수 있습니다. 직원 유형 칸은 「관리자」에게만 보입니다.
부서와 근무 시간표를 먼저 만들어 두면 고르기만 하면 됩니다. 부서 만들고 조직도 짜기, 근무 시간표 만들고 직원에게 정하기

기본 정보 적기

임직원 관리 → 관리에서 신규를 누릅니다.
맨 위 칸에 직원명을 적습니다. 비워 둘 수 없는 유일한 칸입니다.
그 아래에 업무 이메일, 업무 전화, 업무 휴대폰을 적습니다. 업무 이메일은 나중에 로그인 계정을 만들 때 아이디가 됩니다.
태그에 「정규직」, 「본사」처럼 직원을 묶어 볼 이름을 붙입니다. 없는 태그는 쳐서 바로 만듭니다.
왼쪽 사진 칸에 사진을 올립니다. 올리지 않으면 이름 첫 글자로 만든 그림이 들어갑니다.

근무 탭

부서, 직무, 직함: 직무는 회사 안의 자리(예 「영업 담당」)이고, 직함은 명함에 찍는 말(예 「대리」)입니다.
관리자: 이 직원의 상사입니다. 입사·퇴사 계획에서 「관리자」 담당 단계가 이 사람에게 갑니다. 오른쪽 조직도에 위아래 관계가 그려집니다.
평소 근무 장소: 비워 둘 수 없습니다. 처음에는 근무 장소 목록에서 이름순으로 첫 번째인 「Home」이 들어 있으니, 사무실에서 일하는 직원이면 「Office」로 바꿉니다. 요일마다 다른 곳에서 일하면 아래 요일 칸에 따로 고릅니다.
메모: 그 밖에 남길 내용을 적습니다.

급여 탭

계약 시작일: 입사일을 적습니다. 비어 있으면 「고용되지 않음」으로 보입니다. 이 날짜가 없으면 나중에 퇴사 처리(고용 종료)를 할 수 없습니다. 기간이 정해진 계약이면 옆의 종료일도 적습니다. 비워 두면 「무기한」입니다.
임금: 월 급여액을 기록해 둡니다.
근무 시간: 처음에는 회사 기본 근무 시간이 들어 있습니다. 시간제 직원처럼 다르면 다른 근무 시간표를 고릅니다. 휴가 일수는 이 근무 시간표로 계산됩니다.
직원 유형: 「직원」, 「인턴」, 「임시」 같은 고용 형태입니다.

개인 탭

개인 연락처(이메일, 전화번호), 은행 계좌, 생일, 성별, 국적(국가), 주민등록번호, 비상 연락처, 집 주소, 가족, 학력, 신분증 사본과 운전 면허증 파일을 적습니다. 외국인 직원이면 비자 및 취업 허가증 묶음에 번호와 만료일을 적습니다.

이 탭의 내용은 임직원 관리 담당자 권한 이상에게만 보입니다. 결혼 여부는 처음에 「미혼」으로 들어 있습니다.

설정 탭

사용자: 이 직원이 쓰는 로그인 사용자입니다. 이미 계정이 있는 사람이면 여기서 고릅니다.
시간대: 처음에는 등록하는 사람의 시간대가 들어 있습니다.
결재권자 묶음
- 인사 담당: 이 직원의 계약을 챙길 사람입니다. 처음에는 등록하는 사람이 들어 있고, 비워 둘 수 없습니다
- 경비: 이 직원의 경비를 승인할 사용자입니다. 비워 두면 「자동 승인」으로 보입니다
- 휴가: 이 직원의 휴가를 승인할 사용자입니다. 여기 고른 사용자에게는 휴가 승인 권한이 저절로 붙습니다. 비어 있으면 휴가 관리자가 승인합니다
- 출근: 근태 관리 앱에서 이 직원의 출퇴근 기록을 보고 고칠 사용자입니다
시간당 비용: 직원 한 시간의 인건비입니다. 작업 기록이나 제조에서 원가를 계산할 때 씁니다.
핀 코드, RFID/배지 번호: 근태 키오스크나 매장 POS에서 직원을 알아볼 때 씁니다. 배지 번호는 생성을 눌러 만들고 배지 출력으로 출입 배지를 인쇄합니다. 쓰지 않으면 비워 둡니다.

로그인 계정 만들어 주기

직원이 직접 로그인해서 휴가를 신청하거나 강좌를 들으려면 계정이 있어야 합니다.

업무 이메일이 적혀 있는지 확인합니다.
직원 화면 위쪽의 초대를 누릅니다.
업무 이메일을 아이디로 한 사용자가 만들어지고, 그 주소로 가입 링크가 갑니다. 화면에 「가입 링크를 이메일로 보냈습니다」가 뜹니다.

이렇게 만든 사용자는 내부 사용자 기본 권한만 가집니다. 판매나 회계처럼 다른 앱을 써야 하면 설정 → 사용자에서 권한을 더 줍니다. 초대는 사용자가 연결되지 않은 직원에게만 보입니다.

알아 둘 점

직원을 저장하면 기록 아래에 「축하합니다! 다음을 설정해 보시길 권합니다: 온보딩 계획?」이 남습니다. 링크를 누르면 입사 계획 시작 창이 열립니다. 새 직원 맞이하는 계획 돌리기
같은 이메일을 쓰는 사용자가 이미 있으면 초대가 「사용자를 먼저 연결하라」는 오류로 멈춥니다. 이때는 설정 탭의 사용자에서 그 사용자를 고릅니다. 포털 사용자(고객용 계정)가 같은 이메일을 쓰고 있으면 직원 업무 이메일을 다른 주소로 바꿔야 합니다.
업무 이메일 없이 초대를 누르면 계정을 만들 수 없다는 오류가 납니다.
승진, 부서 이동, 임금 변경처럼 날짜가 있는 변화는 위쪽 날짜 띠 오른쪽의 +(신규 직원 기록)를 누르고 바뀌는 날짜를 골라 새 기록을 만든 다음 고칩니다. 이전 값은 날짜 띠와 이전 기록 단추에 남습니다. 그냥 칸을 고치면 지금 보고 있는 기록의 값이 바뀝니다.
자격증 탭은 자격증 유형을 하나 이상 만들어야 나타나고, 배지 탭은 로그인 사용자가 연결된 직원에게만 나타납니다. 자격증 기록하고 만료 챙기기, 직원에게 배지 주기
직원을 만들면 같은 이름의 연락처가 함께 생깁니다. 이 연락처가 행사 참석자나 강좌 수강생으로 쓰입니다.