자격증 기록하고 만료 챙기기

직원이 가진 자격증(운전면허, 지게차 운전기능사, 위험물 안전관리자 등)을 직원별로 적어 두고 유효 기간이 끝나기 전에 챙기는 방법입니다. 자격증이 있어야 맡을 수 있는 일이 있거나, 갱신 교육을 놓치면 안 되는 자격이 있을 때 씁니다.

시작하기 전에

임직원 관리 권한이 「담당자: 모든 직원 관리」 이상이어야 학습 메뉴가 보입니다. 자격증 유형을 만드는 설정 메뉴는 「관리자」만 씁니다.
처음에는 자격증 유형이 없습니다(「언어」, 「소프트 스킬」은 일반 역량입니다). 자격증 유형을 하나 만들어야 기록할 수 있고, 그 전에는 직원 화면에 자격증 탭도 나오지 않습니다.

임직원 관리 → 설정 → 직원 → 역량 유형에서 신규를 누릅니다.
역량 유형 이름을 적습니다(예 「국가기술자격」, 「안전 자격」).
자격증을 켭니다.
역량 아래 항목 추가로 자격증 이름을 한 줄씩 적습니다(예 「지게차운전기능사」, 「전기기사」).
등급 아래 항목 추가로 수준을 하나 이상 적습니다. 급수가 없는 자격증이면 「취득」 하나에 진행 100을 적고 기본 수준을 켭니다. 급수가 있으면 「1급」, 「2급」처럼 여러 줄을 적습니다.
저장합니다. 역량과 등급이 하나씩은 있어야 저장됩니다.

직원 화면에서 적거나 자격증 목록에서 적습니다.

직원 화면의 자격증 탭에서 항목 추가를 누릅니다. 또는 임직원 관리 → 학습 → 자격증에서 신규를 누르고 직원을 고릅니다.
자격증 유형이 여럿이면 카테고리에서 유형을 고릅니다. 하나뿐이면 이 칸은 나오지 않습니다.
역량에서 자격증을 고릅니다.
등급이 여럿이면 역량 수준에서 급수를 고릅니다.
유효 기간의 시작일에 취득일을 적습니다. 비워 둘 수 없습니다. 만료일이 있으면 종료에 적고, 평생 유효하면 비워 둡니다(「무기한」).
자격증 칸에 자격증 사본 파일을 올리고 저장합니다.

임직원 관리 → 학습 → 자격증 목록에서 자격증이 유형별로 묶여 나옵니다. 줄 색으로 상태를 봅니다.

검색 칸의 필터 유효한 인증서를 고르면 만료되지 않은 자격증만 남습니다. 묶기를 자격증이나 직원으로 바꿔 자격증별, 직원별로 볼 수도 있습니다. 직원 화면 자격증 탭도 같은 색으로 표시됩니다.

특정 직무에 꼭 필요한 자격증이 있으면 직무에 적어 둡니다. 그러면 매일 한 번 도는 예약 작업이 그 직무 직원 가운데 자격증이 없거나 3개월 안에 만료되는 사람을 찾아 「문서」 활동을 만들어 줍니다.

활동은 직원 본인의 로그인 사용자에게, 없으면 관리자에게, 그것도 없으면 직무의 채용 담당자에게 갑니다. 활동 이름은 「자격증 이름: 등급」이고 마감일은 만료일(없는 자격증이면 오늘)입니다. 같은 활동이 열려 있으면 다시 만들지 않습니다.

자격증을 갱신하면 기존 줄을 고치지 말고 새 유효 기간으로 줄을 하나 더 만듭니다. 같은 자격증이라도 기간이 겹치지 않으면 여러 줄을 둘 수 있어 갱신 이력이 남습니다. 기간이 겹치거나 내용이 똑같은 줄은 저장되지 않습니다.
종료가 유효 기간 시작일보다 앞서면 저장되지 않습니다.
자격증은 역량 목록 보고서에 나오지 않습니다. 자격증은 이 화면에서 봅니다.
설문조사 앱의 인증 설문에 합격하면 그 결과는 이 목록이 아니라 직원 이력서의 「사내 인증」 묶음에 들어갑니다. 설문의 유효함 칸에 개월 수를 적어 두면 합격일부터 그 기간이 지나는 날이 만료일로 들어가고, 다시 합격하면 같은 줄의 날짜가 바뀝니다.