새 직원 맞이하는 계획 돌리기

새 직원이 들어올 때 챙길 일(노트북 준비, 교육 일정 잡기, 계정 만들기 등)을 계획으로 묶어 두면, 직원마다 계획을 한 번 시작하는 것으로 할 일이 담당자에게 나뉩니다. 입사가 정해지고 직원 기록을 만든 직후에 시작합니다. 퇴사 때 쓰는 계획도 같은 방식이고 퇴사하는 직원 정리하기에 있습니다.

시작하기 전에

• 계획을 고치려면 임직원 관리 권한이 「관리자」여야 합니다. 계획 시작은 「담당자: 모든 직원 관리」면 됩니다.
• 새 직원의 근무 탭에 관리자를 정해 둡니다. 「관리자」 담당 단계가 그 사람에게 갑니다.
• 직원 본인이 할 단계가 있으면 직원에게 로그인 계정이 있어야 본인에게 갑니다. 새 직원 등록하기의 「로그인 계정 만들어 주기」를 먼저 합니다.

입사 계획 살펴보고 고치기

처음에 「Onboarding」이라는 계획이 들어 있습니다. 단계는 세 개이고 모두 「해야 할 일」 활동으로 갑니다.

이름과 요약이 영어로 들어 있으니 회사에서 쓰는 말로 바꿔 둡니다.

1. 임직원 관리 → 설정 → 직원 → 온보딩 / 오프보딩을 열고 「Onboarding」을 누릅니다.
2. 계획명을 「입사 절차」처럼 바꿉니다.
3. 생성할 활동 탭에서 줄을 눌러 고치거나 항목 추가로 단계를 더합니다. 줄마다 다음을 정합니다.
   • 활동 유형: 「해야 할 일」, 「이메일」, 「전화」 같은 활동 종류
   • 요약: 단계 이름(예 「근로계약서 받기」, 「4대보험 취득 신고」, 「업무 메일 계정 만들기」)
   • 배정: 누가 할지. 「관리자」는 새 직원의 관리자, 「직원」은 새 직원 본인, 「특정 사용자」는 담당자 칸에 고른 사람, 「역할」은 역할 칸에 고른 역할입니다. 「출시 시 질문」을 고르면 계획을 시작할 때 담당자를 묻습니다
   • 간격, 단위, 자동 실행: 마감일. 「0 · 일 · 계획일 이전」이면 계획일이 마감이고, 「3 · 일 · 계획일 이후」면 계획일 사흘 뒤가 마감입니다
4. 저장합니다.

부서마다 절차가 다르면 같은 화면에서 신규로 계획을 하나 더 만들고 부서 칸에 그 부서를 고릅니다. 부서를 고른 계획은 그 부서 직원에게만 고를 수 있게 나오고, 부서를 비운 계획은 모든 직원에게 나옵니다. 임직원 관리 → 부서에서 부서 화면의 계획 단추를 눌러도 그 부서에 쓰이는 계획을 보고 새로 만들 수 있습니다.

입사 계획 시작하기

1. 임직원 관리 → 관리에서 새 직원 카드를 엽니다.
2. 위쪽의 계획 시작을 누릅니다. 직원을 막 만들었다면 기록 아래 「온보딩 계획」 링크를 눌러도 같은 창이 열립니다.
3. 창 위쪽에서 입사 계획을 고릅니다.
4. 달력 아이콘 옆의 날짜(계획일)를 확인합니다. 단계마다 마감일이 이 날짜를 기준으로 정해집니다.
5. 오른쪽 계획 요약에서 단계별 담당자와 마감일을 봅니다. 「출시 시 질문」 단계가 있으면 왼쪽 담당자 칸에서 사람을 고릅니다.
6. 예약을 누릅니다.

단계가 직원 기록에 활동으로 생기고, 담당자는 화면 위쪽 활동(시계) 아이콘과 자기 활동 목록에서 할 일을 봅니다. 끝낸 단계는 활동을 열어 완료를 누릅니다.

알아 둘 점

• 계획일의 처음 값은 입사일에 따라 달라집니다. 입사일이 30일 넘게 남았으면 입사일이, 이미 지났거나 30일 안이면 오늘부터 30일 뒤 날짜가 들어갑니다. 입사일은 급여 탭의 계약 시작일입니다. 첫 출근 주에 끝낼 일이라면 날짜를 직접 바꿉니다.
• 직원에게 관리자가 없으면 창 아래에 「○○ 직원에게 관리자가 없습니다.」 경고가 뜨고, 「관리자」 단계는 계획을 시작한 사람에게 갑니다. 관리자에게 로그인 사용자가 없으면 그 위의 관리자에게, 끝까지 없으면 계획을 시작한 사람에게 갑니다.
• 「직원」 단계도 같습니다. 새 직원에게 로그인 사용자가 없으면 관리자(없으면 계획을 시작한 사람)에게 갑니다.
• 계획을 고쳐도 이미 시작한 계획의 활동은 바뀌지 않습니다. 고친 내용은 다음에 시작하는 계획부터 들어갑니다.
• 같은 계획을 한 직원에게 두 번 시작하면 활동이 두 벌 생깁니다.

이어서 볼 쪽

• 새 직원 등록하기
• 퇴사하는 직원 정리하기
• 활동으로 할 일 챙기기